会展项目执行阶段是使会展项目在既定的项目时间和项目预算中执行的动态过程。它是为确保按时完成项目的一系列工作程序，包括项目活动分解的深入和细化、过程控制以及项目要素的调整等内容。

在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理。当然，随着项目活动分解的深入和细化，工作分析结构(WBS)可能会需要修改，这也会影响项目的其他部分。例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分析结构上的内容。

对于大型展会项目，按照行业惯例，需要提前2年就开始策划，跟踪行业趋势并对原来的参展商和观众进行调查。1年以后，就应当按照计划描述的每月具体任务一步一步地执行完成。

值得指出的是，在项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等方面，项目管理软件被广泛地使用。这些软件可自动进行数学计算和资源调整，可迅速地对许多方案加以考虑、选择和调整。

项目管理软件清晰的表达方式，使其在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外，还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析.

(四)项目结束阶段

会展项目结束阶段的主要工作包括以下几个方面。

1.质最验收

质最验收是会展项目结束时工作的重要内容。质量验收是依据质最计划和相关的质最检验标准，对会展项目进行评价和认可，并撰写质最验收评定报告。

2.费用决算

是指对从会展项目筹划开始到会展项目结束为止这一全过程所支付的全部费用进行的结算与核定，并最终编制项目决算书的过程。

3.合同终结

指整理并存档各种合同文件(包括合同书本身、各种表格清单、经过批准的合同变更、进度报告、单据和付款记录以及各种检查结果)，完成和终结一个会展项目或会展项目各个阶段的合同，完成和终结各种商品采购和劳务合同，结清各种账款，解决所有尚未了结的事项，同时向承包商发出合同己经履行完毕的书面通知。

4.展后总结

展后总结的一般形式有:组织所有参加展会举办、筹备和管理的人员召开总结会，对于各种发言，大会派专人做好记录，会后整理成文。同时要求每个工作人员就自己的发言写一篇书而总结材料，办展机构将会议记录与该书面材料一起汇总，整理出一份完整的总结报告。

展后总结会议的主要内容有:

(1)对展会策划进行总结。对展会策划方案进行分析评估，评估的内容包括:展会举办的时间、地点、展品范围、展会规模、办展机构组成、展会定位、展会价格、展台布置、人员分工、设计、展会品牌形象等等;

(2)对展会筹备工作进行总结;

(3)对展会招展工作进行总结;

(4)对展会招商和宣传推广工作进行总结;

(5)对展会服务进行总结;

(6)对展会现场管理工作进行总结;

(7)对展会指定服务商进行总结;

(8)对展会时间管理办法进行总结;

(9)对展会客户关系管理措施进行总结;

(10)对展会的各种相关活动进行总结。

5.会展项目后续工作

展会闭幕以后的后续工作主要有:

(1)向客户邮寄展会总结并致谢;

(2)更新展会客户数据库;

(3)发展和巩固客户关系;

(4)处理展会可能存在的一些遗留问题;

(5)准备下一届展会。

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文/徳马吉国际展览有限公司 返回搜狐，查看更多