色々な資料を「PDFにして送ってほしい」と言われたことはありますか？

PDFとは、「Portable Document Format」の略称です。ワードやエクセルと言った環境のないパソコンでも、ウェブブラウザ（EdgeやChrome等）があれば、MacやWindowsといったOSに限らず、スマホでも見られるデータです。

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PDFは、最終的に印刷された場合にどういうデザイン（配置）になるかというのも忠実に再現します。つまり、他のパソコンで見ると崩れてしまうようなデザインや色のデータでも、PDFにすることによって、デザインを崩さずに相手に見てもらえることができます。また、基本的に編集ができないので、パンフレットや広告としてお客様にメールでお渡ししたり、インターネット上にアップロードし、QRコードを作ってみてもらえるようにするなど、活用の幅はとても広いですね。しかし、編集できないということは、途中のデータとして保存するにはふさわしくはありません。注意が必要です。

「ファイル」から「名前を付けて保存」もしくは「エクスポート」を選んで保存します。ファイルの種類の欄をPDFにして保存しましょう。

PDFで保存する時、WordやPowerPointであれば、何となく仕上がりイメージがつきやすいですが、Excelは「ページレイアウト」ビューにすればなんとかイメージはつかめると思いますが、なかなかデータをいじっているときに仕上がりイメージを付けることは難しいです。PDFで保存する前に、一旦「ファイル」から「印刷」を押してみて、印刷プレビューを確認してみて下さい。PDFは印刷イメージを元に作成されますので、この印刷プレビューでおかしなところがあれば、修正しておきましょう。

PDFで保存後は、保存されたデータの配置やデザインがただしいかどうか、必ず確認するようにしましょう。思っていたのと違う、というのは割とある話です。デザインが崩れているなどがあれば、元のデータに戻り、再度配置等を調整し、改めてPDF保存をしましょう。

名前を付けて保存とエクスポートの「ファイルの種類」から選ぶPDFに違いはありません。「名前を付けて保存」の方が圧倒的に使う回数が多いと思いますので、こちらから「ファイルの種類」の選択をPDFにするようにすると、覚えやすいと思いますし、覚えやすい＝時短になりますので、活用していくといいと思います。

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