费用报销系统，是EAS财务会计系统的一个模块，主要解决日常办公中的费用报销问题，如出差，各种用途的借款或费用申请等。费用报销利用工作流和单据转换把日常办公中的业务和财务模块集成在了一起，实现了业务、财务一体化，也体现了EAS系统模块之间的协作。

业务协作的重点是“业务”，核心是协作、协同。即起点是业务，通过消息中心的整合，将各种业务集中至财务会计平台中来办理，以达到协作的意义。

业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能。包含出差申请、借款、费用申请、费用报销等，同时集成了财务的全面预算及全面转化为财务的付款单与凭证等业务。即基本实现了业务与财务的一体化。将来业务协作将有更多的扩展应用。

费用报销平台，各个单据之间的转换，是通过金蝶的BOTP平台完成的。

目前费用报销平台单据的总体转换图为：

从图上看出，目前业务单据，只有一个即出差申请单，将来根据业务的需要，将不断进行扩展。借款单除本身外，还有出差借款单特例单据。费用报销单除本身外，还有差旅费报销单及物品采购费用报销单特例单据。如果有需要，可以利用金蝶的BIM平台，再扩展各种单据，以实现系统的可扩展性。

从图上还可以看出，借款单与费用报销单可以生成财务需要的付款单、凭证。也只有这两种单据才需要生成付款单与凭证。

费用报销系统的意义在于：

支持几种不同的业务应用要求，实现了业务财务的一体化。

实现了与预算的全面集成，做到了对费用的事前控制，事后跟踪。

实现了各个关联生成的单据之间方便的追查功能。

温馨提示：

1.   为了正常使用本系统，必须首先完成组织架构、用户等各种基础数据的设置工作。

2.   本系统要求有工作流，消息中心，BOTP转换平台的支撑，如果需要了解这方面内容，请参考手册相关部分。

3.   用户还必须被授予本系统相关功能的操作权限。

4.   本手册主要描述费用报销系统的操作。没有花费过多笔墨在如何与预算集成上面，请读者仔细体味。

费用报销系统的操作方式:

在EAS7.0版本中实现了费用报销web化，大部分用户可以在web中使用费用报销模块，如：申请、审批、查看预算、关联生成、单据废弃等，这些功能与申请和审批相关。财务相关的功能，如生成凭证、关闭单据等由财务人员在GUI中完成。基础设置相关功能如：业务类别和费用类型的设置也只能在客户端进行。当然，用户也可以象5.9以前版本那样完全在GUI中使用费用报销模块。

费用报销主要包括单据的新增、修改、删除、查询、查看，复制，套打，导入导出、查看借还款记录、查看预算、关闭、批量提交以及关联生成相关单据的操作。

费用报销系统可以通过多种方式进行操作：

1.         以Protal方式登录，通过导航栏中的“协同办公”→“费用报销”，进入费用报销模块进行操作；

2.         以Portal方式登录，通过首页“我的流程”，“常用功能”，“我的工作台”中相应功能快捷方式进行操作；

3.         以Portal方式登录，通过业务中心进入类似客户端界面进行操作；

4.         以客户端方式登录，进入协同平台菜单进行操作。

以上各种方式，都可以完成操作目标。

操作前提：

如果想在“我的流程”，“常用功能”，“我的工作台”中完成相应功能的操作，用户必须先作相应的设置。只有将相应功能添加至“我的流程”或“常用功能”后，才能使用。

费用报销系统参数设置:

费用报销系统有多个个全局参数，必须在使用之前由管理员设置好，列表如下：

各个参数的意义自然是不言而喻。但需要注意：

CP002：是否与总账集成。如果值为否，仅控制在单据序时簿页面隐藏了生成凭证、挂账按钮。如果值为是，表示费用报销中财务相关的单据（借款单、出差借款单、报销单、差旅费报销单、物品采购报销单）需在工作流审批通过以后直接生成凭证。

CP008：是否与出纳集成，将决定费用报销平台单据生成财务单据的过程。如果为是，表示借款单只能先生成付款单再由付款单来生成凭证。报销单如果单独新增，也是通过生成付款单来生成凭证。关联生成的报销单根据报销额是否超过借款额来决定是否需生成付款单。参数值为否，则借款单、报销单都不生成付款单，而直接生成凭证。（此时CP002参数应为是）

举例：如果CP008为是，借款单（包括各种借款单）首先需要生成付款单，再由付款单生成凭证。同时，报销单（包括各种报销单）除核定报销金额需要生成一张凭证之外，另外多借的金额还必须生成一张付款单（负金额，即为还款），由此付款单再生成凭证。如果CP008为否，无论是借款单，还是报销单（包括各种借款单与报销单），将直接生成凭证，而不再需要生成付款单。

CP001：是否参与预算控制，表示是否与预算集成，同时决定CP009和CP010是否起作用。

CP009：是否单据提交后即扣减预算，

  如果为“是”，

l  需要使用结点提交后面直接跟预算扣减结点的流程。

l  每次修改后，会自动全部返还预算，然后再重新扣减。

l  如果将流程用错，将可能会重复扣减预算

如果为“否”，

l  需要使用一级审批后扣减预算或使用带预算控制子流程的流程。

l  修改之前，需要先执行返还预算的操作过程，否则将重复扣减预算。

l  如果使用错了流程，则预算控制将不正确。特别修改时将不会返还 预算

CP010：是否显示预算余额提醒，必须CP001为是才起作用，同时需要有预算余额查询的权限（在预算系统授权）

CP011：是否借款余额提醒，必须在启用类似于备用金模式下才有意义。它控制CP012，CP013信息的显示

CP012：借款余额提醒对应的科目编码，具体指向备用金科目。此科目必须具有部门及职员的辅助账属性

CP013：借款余额提醒名称，具体配置备用金科目的名称。即可能名字不是备用金

CP014：拉式生成只控制到部门（场景6）

CP016：单据新建时，是否默认填写核定金额

CP017：费用申请或借款时，默认可超额报销

操作前提：

如果想启用预算控制，则首先必须做好预算。而预算的编制在管理会计中实现。请参考相关内容。

费用报销系统的初始化工作:

费用报销的初始化工作包括以下几个方面

组织架构的建立。

用户、职员的建立。（以上两点，是任何系统的基础）

权限的分派。

BOTP配置。

工作流和配置。

业务类别的创建与维护。

费用类型的创建与维护。

费用报销系统参数的设置。

如果需要预算控制，尚需要建立预算相关数据。

第1至第3点，请参考基础系统相关内容。

关于BOTP配置，需要注意以下几点：

根据参数的不同，借款单、报销单生成凭证或付款单情况会有所不同。

如果参数配置为不与财务集成，则不需要进行借款单、报销单生成财务单据的配置。

如果参数配置为与财务集成，且借款单直接生成凭证，则需要进行借款单生成凭证，报销单生成凭证的BOTP配置。不需要进行此两种单据生成付款单的配置。

如果参数配置为与财务集成，且借款单不直接生成凭证，则需要进行借款单生成付款单，报销单按照还款金额生成付款单，报销单按核定金额生成凭证的BOTP配置。

费用类型生成科目时，可能的配置为：

公式结果=__BOTgetAccountInSpecifiedFiOrg(__BOTgetExpenseTypeAccount(借款单.分录.费用类型.ID).getNumber(),借款单.公司);

其中__BOTgetAccountInSpecifiedFiOrg（）函数是用来将科目转换为特殊公司的科目的。第一个参数为科目代码，第二个参数为目标公司。

_BOTgetExpenseTypeAccount（）函数是将对应的费用类型ID转换为相应的科目对象。

建立BOTP规则时，需要按照具体情况具体分析的原则，根据实际情况去配置。

更详细的BOTP规则配置，请参考BOTP配置文档。

费用报销系统，BOTP配置中，常用的几个函数

函数名称

函数描述

应用场景

__BOTgetExpenseTypeAccount

根据费用类型id获取借方科目; 参数类型（String)

通过报销平台单据上的费用类型，获取映射中的借方科目，用于生成凭证。

__BOTgetLoanAccount

根据费用类型id取贷方科目 参数类型： (String)

通过报销平台单据上的费用类型，获取映射中的贷方科目，用于生成凭证。

__BOTgetSupplierByCompany

根据公司id取得供应商 参数类型(String)

当需要供应商作辅助账时，可以通过此函数，将对应公司转换为供应商。

__BOTgetCompanyByOrgUnit

根据行政组织id获取财务组织, 参数类型：(String)

科目是建立在财务组织上的。需要始取对应行政组织上财务公司对应的科目，应用此函数。

__BOTgetAsstActTypeByExpenseType

根据费用类型id取核算项目，参数类型 (String 费用类型id,String 公司id,int 第几核算项目)

当存在不属于行政组织、成本中心、职员的辅助账类型时，并且是基本固定的，可以通过费用类型与核算项目的映射，再通过此函数，从而在凭证中得到所需要的辅助账。可以相当于在单据上添加隐含字段。

__BOTgetOrgUnitByCostCenter

根据成本中心id获取行政组织,参数类型： (String)

如果科目的辅助账本身应该是成本中心，但不小心选成了行政组织，则可以通过此函数，实现成本中心到行政组织的转换，从而达到实际的目的。

关于工作流的配置，需要注意以下几点：

人工结点，包括提交、废弃、反审批，需要使用单据本身的功能。比如借款单的，就使用借款单里面的功能。费用申请单的，就使用费用申请单里面的功能。

自动结点中，包括设置单据提交状态、设置单据审核中、审核通过、审核不通过状态等，一律使用报销单中的功能。比如借款单流程中，要设置审核通过状态，必须使用报销单中的设置单据审核通过状态功能。

自动结点中，与预算相关的功能，包括预算扣减、预算返还，需要使用报销平台通用功能中的函数。

核定金额填写结点一定要配置！但位置可以挪动。 

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