一、毕业生档案基础相关问答

1、学生档案有什么作用？必须转递吗？

答：学生档案记载了个人学习、工作经历、政治品质、思想认识、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况，是人事档案的前身。在招聘录用、政审、考察、公证、职称评定等人事管理和服务中起着重要的依据和参考作用。已毕业的学生应及时办理档案转递手续。

2、如何通过微信公众号查询档案相关信息？

答：关注微信公众号“上海师大档案博物校史”，进入公众号后点击下方“档案馆”——“学生档案去向”，在弹出的信息查询页面输入框中输入本人的身份证号或者学号——然后点击“搜索”，就可以查询到本人的档案去向及对应的EMS单号。如有需要，可登录邮政EMS官网，凭EMS单号查询档案转出过程。

◆温馨提示：若未显示档案转出信息，则表示档案暂未转出，暂存于校档案馆；

若已显示档案转出信息、EMS单号，请及时跟踪物流情况（于三个月内查询）；

在物流显示档案已签收后，须及时与档案接收单位联系确定档案到达情况，如有异常请及时联系档案馆。

3、上海师范大学档案馆学生档案室的联系方式？

档案保管单位：上海师范大学档案馆学生档案室

地址：上海市徐汇区桂林路100号

邮编：200234

联系电话：021-64323856

4、团组织关系、党组织关系转移和档案一起转递吗？

答：档案转递是实物转递，由档案馆负责。团员关系转移、党员关系转移，具体请咨询学院辅导员老师。档案未转出的同学转党组织关系如需要复印入党志愿书，请联系学院组织员老师至档案馆办理。

5、往届生手中还有报到证白联怎么办？

答：往届生如需以报到证作为档案转递依据，则纸质报到证白联需要交档案馆并放入档案袋。

6、缓授学历、学位学生如何转档？

缓授学历、学位（即毕业典礼前未拿到毕业证和学位证）的学生，在续修的两年中，原则上其档案不能转出，待获得学位后档案方可转出。如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜，需要将档案转出的，须由学生本人向学院提出书面申请，且承诺档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担，申请经学院同意并由相关负责人签名，且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室，其档案才可转出（★注意：因未取得毕业证和学位证，故档案中没有成绩单）。档案转出后不影响继续修学历或学位。

缓授成功毕业生档案的转出（★成绩单送达到档案馆后，档案方可转出），根据其调档函或户籍地信息相应办理。

二、档案去向相关问答

1、我的档案应该去哪里？

①上海户籍毕业生

就业单位有档案接收资质，或有档案托管单位：

第一步：联系单位人事部门出具调档函或本人提供就业协议；

第二步：将调档函或就业协议送至档案馆进行转档。

（注：毕业季集中转档时，请将转档凭证交给辅导员老师，学院会统一将打印好的《告知书》和毕业材料一起归档至档案馆。）

就业单位不能接收档案，则转回到户口所在区的就业促进中心。

②外省市户籍毕业生

就业单位有档案接收资质，或有档案托管单位：

第一步：联系单位人事部门出具调档函或本人提供就业协议；

第二步：将调档函或就业协议送至档案馆进行转档。

（注：毕业季集中转档时，学院会统一将打印好的《告知书》（见附件1）和毕业材料一起归档至档案馆。）

就业单位不能接收档案，电话咨询当地人社部门：区号+12333，或者点击中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构https://chrm.mohrss.gov.cn/流动人员人事档案管理服务机构信息/，查找自己户籍地的档案管理机构。

◆温馨提示：

《毕业生转档信息汇总表》需要由学生本人提供的字段：届别（2024届）、学号、姓名、年级（例：本科学号2001*****年级为2020级；研究生学号2122*****年级为2021级）、学历、学院、专业、身份证号、档案转寄类型（转回生源地；签约单位接收；托管单位接收；上级主管单位接收，以上情况四选一）、档案转寄单位名称、档案转寄单位地区代码（见附件2）、档案转寄单位详细地址、档案转寄单位邮编、档案转寄联系人、档案转寄联系电话。

高等学校毕业生档案转递告知书存根联由各位毕业生本人留存，因此请各位毕业生务必与档案接收方取得联系，并提供准确的转档信息。

2、如果暂未就业，档案该怎么办？

答：上海户籍毕业生，档案转回到户口所在区的就业促进中心；外省市户籍毕业生，档案转回原籍（地级市或区县）的人才管理服务机构。如因特殊情况（出国的一律不保留）需暂时保留档案，请根据要求至辅导员处提交书面申请，并在相应期限内办理档案转出手续。

3、如果档案寄回原籍，当地人社部门给出的档案接收单位和中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构查到的机构名称不一致，怎么办？

答：以当地人社部门电话确认的信息为准。

4、档案回到原籍是否会影响应届毕业生的身份？

答：毕业已就业的，已失去应届毕业生身份。毕业未就业的，在未就业的两年之内，不管档案在哪里都不会影响应届毕业生的身份。

5、调档函里应该包含哪些内容？

答：调档函抬头：上海师范大学，被调档人姓名（即调谁的档案）、身份证号。调档函中的内容还应包括档案接收单位、部门、接收单位地址、接收单位邮编、收件人、收件电话等信息，最后是落款和公章，公章必须要有。

三、邮局物流相关问答

1、档案转出方式是什么？可以用顺丰或其它快递方式吗？

答：由全国高校毕业生档案转递专用通道EMS快递寄出。教育部与中国邮政联合规定，不能采取其他快递方式寄出。注意：高校毕业生档案在转递时，严禁将档案交予本人自带，严谨私自拆封。

2、档案什么时候寄出？

答：毕业季集中转递是在学生的毕业材料全部归档结束后转出（具体时间要视学院的归档时间而定）。

暑期零散转档：转档凭证送达档案馆后10个工作日内完成转递。

档案馆暑假值班对外接待时间：每周二、五，上午8：30 -- 11：00；

下午13：30 – 15：45。

每周五进行档案转出。

◆温馨提示：①建议档案能出尽出；

 ②毕业生递交转档凭证（并提交详细完整的转档信息）到档案馆，整个流程需10个工作日左右。

附件一：高等学校毕业生档案转递告知书(样张).pdf

附件二：地区编码表.xlsx