采购信息记录是为采购提供货源信息。它说明供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购人员确定供应商提供货物情况。

信息记录：环境

用户使用采购信息记录可以得到下列附加信息：

□ 当前和未来的价格和条件

□ 最新一次的采购订单的编号

□ 物料的描述，即在采购订单中的描述

□ 某种物料的订单统计（例如，到目前为止在某个供应商订购物料的总数）

□ 不同供应商提供物料价格的历史情况

□ 供应商的评估系统

订单处理的集中控制

使用采购信息系统，可集中地定义物料和供应商的重要数据，例如价格。创建采购订单时，系统会检查是否存在相关的信息记录，如果存在，则把有关数据从信息记录拷贝到新的采购订单。

信息记录类型

系统有两种采购信息记录：

□ 具有物料主记录，建立具有主记录的物料与具有主记录的供应商的联系

□ 没有物料主记录，建立没有主建立的物料与具有主记录的供应商的联系

在这种情况下，与一种或多种物料相关的信息记录属于一个物料组（例如钢料），这表明物料主记录不是信息记录的必要条件。

信息记录的结构

信息记录分为通用数据和组织数据。通用数据用于信息记录的所有组织级别上（例如订单单位），组织数据用于各个采购部门或工厂。

这种结构允许不同的采购部门维护不同的条件。

信息记录的建立

可手工或自动（即通过系统）维护采购信息记录，在自动维护时，输入一个报价单、采购订单或长期采购协议时（见图3－4），生成或改变采购信息记录

图3－4 建立和更新信息记录

净价仿真

采购人员可使用采购信息记录对比不同的供应商对某个物料或某组物料提供的价格和条件，还可得到供应商提供的所有物料的价格概况。净价仿真功能可作假定价格情况分析。

进一步讲，采购人员可仿真与任何订单数量和订单数据有关的供应商的净价，根据数量和日期，系统确定提供最佳价格的供应商。

在生成仿真价格时，净价仿真功能可考虑任何附带的交货费用和现金折扣（立即付款），也可考虑任何基于价格/数量和条件的有效期内的价格变化。

采购信息记录说明有关物料－供应商关系的重要信息。

采购信息记录的功能是什么？

□ 说明供应商－物料的关系

□ 实现货源分析

□ 价格仿真