六、归档时都应“成双作对”

笔者以为， 在办理完毕后整理档案时， 应将请示与批复、来函与复函、询问件与答复性报告放在一起， 合为一件。一般做法是， 将两份公文编一个号， 批复在前、请示在后， 复函在前、来函在后， 答复性报告在前、来信来函在后， 或者将批复、答复的公文作为正本， 将请示或来函作为附件。即使请示与批复、来函与复函、询问件和答复性报告不是同一年度形成的， 归档时也应合为一件处理， 但是必须在备注栏内说明。

一、行文方向

按照行文方向， 可以将公文分为下行文、平行文、上行文。下行文就是上级机关向隶属于自己的下级机关发送的公文， 上行文是下级机关向自己的直接上级机关报送的公文。上行文和下行文的发文机关和受文机关之间是领导与被领导关系或者业务上的指导与被指导关系。平行文是在平级机关或不相隶属的机关之间传递的公文。批复、函和报告正好是这三种形式公文的代表文种。批复是典型的下行文， 用于答复下级机关的请示事项， 解决下级机关的实际困难或问题， 对下级机关的工作作出具体指导， 具有较强的行政约束力； 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项， 是典型的平行文； 报告则是典型的上行文， 适用于向上级机关汇报工作、反映情况， 回复上级机关的询问， 以使下情上达， 便于上级机关准确有效地指导工作。

二、功能范围

在批复、函和报告3个文种中， 批复只具有答复功能， 功能比较单一。但是， 函和报告除了具有答复功能外， 还有其他功能。函的功能众多，除了复函， 还有发函（包括需要回复的申请函、商洽函、询问函和不需要回复的告知函）； 报告，除了答复性报告外， 还有工作报告、情况报告等。另外， 批复只能对应请示这一文种， 复函可以对应来函， 在特殊情况下也可以回应请示， 这种情况就是取得直接上级机关授权的办公厅（室）， 可以用“复函” 代行“批复” 的职能。报告既可以回应上级下发的通知、获得授权的办文机构的来函等公文， 也可以回应上级转来的信件或上级打来的电话等， 发文事由灵活多变。

三、标题拟制

《条例》规定， 党政公文的标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成， 批复、函和报告也不例外。但三者的标题又有所不同， 批复的标题根据批复表态的不同可作细小的调整， 如果同意或原则同意下级机关的请示事项， 一般写为“××（关于） 同意××××的批复”； 如果不同意下级机关的请示事项， 可以写为“××关于××××的批复”， 当然， 在批复的具体内容中要详细列出不同意的理由。函的标题， 如是发函， 则写为“××关于××××的函”； 如果是复函， 一般标题中要体现“复” 字， 写为“××关于（同意） ××××的复函”。无论何种形式的报告， 标题都可以直接写为“××关于××××的报告”， 有的单位将回复上级询问的报告的标题写成“××关于××××的答复报告” 是不妥当的。

四、机关代字

《条例》规定， 发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”。发文机关代字是发文字号的重要组成部分， 一般由机关代字与发文性质代字构成。批复、函、报告在行使答复功能时，机关代字应有所不同。

批复的发文字号一般写为“×函”， 比如《国务院关于长春市城市总体规划的批复》的机关代字为“国函”， 《国务院关于同意设立“残疾预防日” 的批复》的发文字号为“国函〔2017〕89号”。批复作为下行文， 机关代字不用“×发” 而改用“×函” 是有缘由的， 主要原因为批复有固定的主送机关， 常以信函的形式制发。但是， 笔者查阅了一些地方行政机关的文件， 发现各地作批复的机关代字五花八门， 比如《省政府关于筹建江苏省相城高新技术产业开发区的批复》的发文字号为“苏政复〔2016〕50 号”， 《江苏省人民政府关于南通市2016 年度第6 批次城市建设用地的批复》的发文字号是“苏政地〔2017〕46号”， 《上海市人民政府关于同意调整本市城乡居民最低生活保障标准的批复》的发文字号为“沪府〔2017〕44 号”， 《湖北省人民政府关于武汉市2015 年度城中村第3 批次城市建设用地的批复》的发文字号为“鄂政土批〔2015〕1062号”，《苏州市机构编制委员会关于同意调整苏州市人民政府教育督导机构设置的批复》的发文字号为“苏编发〔2017〕11号” ……笔者认为， 《条例》虽未对党政公文发文字号中的“机关代字” 作明确规定， 但应依照国务院的做法， 将批复的机关代字统一写为“×函”， 以免混乱。比如《北京市人民政府关于昌平新城规划（2005年—2020年）的批复》（京政函〔2007〕7号）， 《省人民政府关于湖北省“十三五” 高效节水灌溉总体方案的批复》（鄂政函〔2017〕88 号）， 机关代字的使用就比较规范。

复函的机关代字相对简单， 就是“×函”， 没有异义。

报告属于典型的上行文， 机关代字应写作“×发”， 此处的“发” 并非“下发” 之意， 而是指采用了“文件格式”， 以区别于“信函式” 公文。工作中常常出现的“×报” “×呈” “×请” “×文”“×函” 等机关代字都应该统一为“×发”。在这一点上， 笔者十分赞同黄泽琼老师发表在《应用写作》杂志上《上行文“机关代字” 应当规范》一文的观点， 在此不再赘述。

五、语言风格

批复、复函和答复性报告的行文关系不同，受文对象不同， 因而语言风格也呈现出一定的变化。批复是典型的下行文， 语言表达简明扼要、果断有力， 态度明确、斩钉截铁， 多使用指令性语言， 以体现上级机关的权威。在批复引据中， 常用“你单位《关于……请示》收悉”这样的语句。答复函作为平行文， 语言表达和缓诚恳， 注重礼貌， 以体现对对方的充分尊重。回复性报告作为上行文， 语言表达谦虚恭敬，以表现下级对上级的尊重与服从。批复、答复函和回复性报告的行文语气和常用语也有所不同。引述来文时， 批复常用“你单位《关于……请示》收悉” 这样的语句， 然后用“经研究， 现批复如下： 同意……” 句式， 将上级的态度明白无误地表达出来。不相隶属机关之间使用的复函的发文引据一般用“贵单位《关于……的函》收悉” 的语句， 称呼对方时用“贵”字， 体现对对方的尊重与礼貌， 然后用“经研究， 现答复如下： 同意……” 的句式， 下文中只要提到对方单位， 便应“贵” 字当头。回复性报告常用“×月×日《关于×××××的函》收悉”或“×月×日××机关（单位） 转来的×××文已悉”，然后用“经调查（了解）， 现将有关情况报告如下： ……” 等句式组织文字， 显示对上级机关所安排工作的重视。俗话所说的“对什么人说什么话” “在什么山头唱什么调儿”， 在党政公文写作中都有所体现。

六、结语使用

批复有着固定的结语， 一般在表态结束后，另起一行用“特此批复” 作结， 有时也可写作“专此批复” 或“此复”。如果批复的主体部分较长， 也可以不写结语， 以“要求” “希望” 代之。复函一般用“特此函复” 或“专此函复” 作结。笔者认为， 复函最好不要用“此复” 作结， 原因有二： 其一， 因为“此复” 是缩略语， 更加简洁有力， 上级机关对下级机关的批复中使用“此复”， 可以体现权威性， 而复函的受文者是不相隶属的机关， 不宜用“此复”， 避免给对方造成一种高高在上的感觉。其二， 避免和使用“此复” 作为结语的批复混淆。答复性报告， 一般用“特此报告” 作为结语。返回搜狐，查看更多