（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式）（GB／T9704—1999）就“发文字号” 的用法、格式、标准都作出了明确的规定。发文字号，用3号仿宋体字文头标题，用华文中宋加粗2号具体编辑红头文件。

“红头文件”中的“红头”字体一般用大标题形式的宋体；文件或者通知的标题使用小标题形式的宋体，字号20；正文采用字号为14.5的仿宋字体即可。

“红头文件”定义：

广义的“红头文件”就是从字面理解的带红头和红色印章的，既包括行政机关直接针对特定公民和组织而制发的文件，也包括行政机关不直接针对特定公民和组织而制发的文件，以及行政机关内部因明确一些工作事项而制发的文件。

狭义的“红头文件”是专指行政机关针对不特定的公民和组织而制发的文件，这类文件对公众有约束力、涉及到他们的权利和义务，也就是法律用语所称的行政法规、规章以外的其他具有普遍约束力的规范性文件。公众所关心关注的，应该是指狭义上的“红头文件”。大多公司将其作为机密文件，任职文件，紧急文件的别称。

“红头文件”的特点

一、设定公民义务或剥夺公民权利无法定依据；

二、违反国家行政处罚法，擅自设定行政处罚内容或自行规定罚没款的收缴方式；

三、无行政审批设定权的机关，擅自设定行政审批事项或增加行政审批环节和条件；

四、规范性文件制定技术上不够规范；

五、强调管理相对人义务多，规定管理机关责任和制约措施少等。