准备档案资料是一项非常重要的内容，今天我来和大家分享下如何利用邮件合并批量的打印档案盒标签。

一、制作思路

我的想法是，制作一个标签模板，如果是要制作多个标签，可以将标签名称整理到Excel中，然后通过邮件合并来批量完成合并打印；如果是临时补充一个标签，则可以使用这个模板直接修改打印。

基于后期邮件合并的可能，这里的标签模板采用Word表格工具来完成。假如你怕把做好的模版格式弄乱了，建议弄好模版后把Word转pdf格式保存好。需要再次编辑时在借助PDF转换器工具进行修改。

PDF转Word

二、制作步骤

1、测量标签尺寸

比如我单位经常使用的档案盒标签，测量的尺寸是16cm*2.5cm

2、准备档案盒标签主文档（Word操作）

2.1新建文档

修改文字布局方向通过【布局】选项卡将文字 方向设置为【垂直】。然后可以适当调整一下页边距，将页边距调小一些，以便可以在一页纸上打印出更多的标签来。

2.2添加表格

在文档中添加一个1行1列的表格，并将表格的尺寸按一个标签的尺寸大小来设置。添加表格后，在表格上单击鼠标右键，选择【表格属性】，在弹出的对话框中，将表格的行高设置为16cm，将列宽设置为2.5cm，表格效果如下图。

3、设置单元格对齐方式与字体格式

一般情况下，在整理档案的时候，对分类档案盒的名称都会尽量的保持字数一致，这样显得更规范、更美观。因此，可以对单元格设置居中对齐，字体格式可以根据需要来自行设置，比如，我这里设置的字体是隶书，28号字。设置好后是这样的效果。

现在，在单元格中单击鼠标右键，选择【文字方向】命令，设置文字方向为【垂直居中】。

设置后的效果如下图：

4、适当美化表格边框

在【表格属性】中，通过【边框和底纹】命令对表格的边框进行调整，最后完成标签模板的制作。

注意事项：

1.是在制作标签表格完成后，一定要检查标签表格属性，确保表格没有选择【环绕】。

2.是确保标签表格后面有两个段落标记，这样在邮件合并后，表格不会自动合并成为一个表格。最后效果图如下：

5、准备标签数据源

现在，将需要打印的标签名称整理到Excel表格中，这里以只分一类为例，效果图如下：

6、邮件合并

为了能够在一张纸上打印多个标签，这里选择以【目录】形式开始邮件合并。单击【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】：

通过【选择收件人】-【使用现有列表】选择刚才准备好的数据源，然后将主文档中的“学籍管理”字样删除，通过【插入合并域】命令将【档案分类】这一合并域添加到标签中。

预览没有问题后，直接完成合并，最后效果如下图。

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