2022-04-06 05:30:54

第七章 总账系统

第一节 总账系统概述

一、总账系统的功能概述

定义：总账系统的功能：是将一个单位由于发生经济业务所产生的会计信息，通过录入会计凭证、审核会计凭证、登记账簿的方式保存在计算机中，以便形成全面、系统、完整的数据资料，供信息使用者使用。

总账系统的基本功能：是凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等，有些总账系统还提供往来核算、部门核算、项目核算和备查簿等辅助管理功能，这些都是总账系统处理功能的进一步扩充。总账系统的基本功能如下：

1.系统设置：通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。可根据需要增加、删除或修改会计科目。

2.凭证处理：输入、修改和删除凭证，对机内凭证进行审核、查询、汇总和打印。根据已经审核的记账凭证登记明细账、日记账和总分类账。

3.账簿管理：提供按多种条件查询总账、日记账、明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能，月末打印正式账簿。

4.出纳管理：为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行、现金日记账，随时输出最新资金日报表。定期将企业银行日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。

5.期末处理：自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。 二、总账系统与其他系统的主要关系

1．总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。财务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。

2．总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，它能够综合、概括地反映企业供产销等各个方面的经济业务，它在财务管理系统中处于中枢地位。

总账系统与其他系统的主要关系图见教材第109页。 三、总账系统的数据流程图见教材第110页。

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四、总账系统操作的一般流程

使用总账系统的基本操作流程包括初始设置、日常处理和期末处理三部分。 1.初始设置

第一次使用总账系统与次年使用总账系统，初始设置操作流程不同。

（1）第一次使用总账系统，首先安装总账系统，增加新账套。从第4步建立会计科目开始到第7步输入期初余额，是对账套进行的初始设置，应该根据企业的特点进行相应的设置。当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等均输入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。

（2）次年使用以前账套数据时，在系统管理中建立新的年度账。从第4步到第7步是对账套基本信息进行相应的调整和设置。当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等均调整和设置完毕，就可以使用计算机处理新年度的账了。

2.日常处理

第8步到第11步是每月进行的日常业务，包括凭证的填制、审核、记账，以及账簿管理等。

3.期末处理

第12步到第16步是月末需要进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。

总帐系统的操作流程图见教材第111页。

第二节 总账系统初始设置

一、系统初始化定义：是指从手工会计系统转化成电算化会计系统或从旧的电算化会计系统转化成新的电算化会计系统所做的有关初始性工作。系统初始化工作是使用电算化会计软件的一项基础性工作，只有完成了初始化工作，才能用会计软件进行日常的会计处理。因此，初始化工作在使用电算化会计软件过程中占有非常重要的地位，这项工作的好坏直接影响到能否顺利开展会计电算化工作及其质量，必须加以正确对待。 二、总账系统初始化设置的内容：

总账系统初始设置包括会计科目、外币设置、凭证类别、结算方式、期初余额、分类定义、编码档案等。 三、设置系统参数

1．在首次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控

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制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。

2．使用总账系统需要先启动总账系统程序，然后登录有关操作员、密码、账套、会计年度、操作日期等信息。

3．总账系统启动后，系统内预设了一系列总账系统业务处理控制开关，用户可根据企业的具体需要进行更改。可通过总账系统“设置”菜单中的“选项”命令，实现参数的设置或调整。

4．选项功能包括“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四个标签页，选择相应标签页可进行账套参数的修改。 其中：①“凭证”页签

凭证页签主要用于“制单控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“凭证控制”、“预算控制”、“合并凭证显示、打印”等相关参数的设置。

② “账簿”页签

账簿页签主要用于账簿显示、打印格式和方式的设置。 ③“会计日历”页签

“会计日历”页签用于查看启用会计年度和启用日期，以及各会计期间的起始日期与结束日期。

④ “其他”页签

“其他”页签用于“数量小数位”、“单价小数位”、“本位币精度”、“部门排序方式”、“个人排序方式”、“项目排序方式”、“打印设置按客户端保存”等项目的设置。 四、建立会计科目

会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录，它是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。

１.设置会计科目的原则

财务软件中采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定，而明确科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。具体设置原则如下：

（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均

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需设置。

（2）会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据，需要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目。

（3）会计科目的设置必须保持科目与科目的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。

（4）会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定设置，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。

（5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目。

2.增加会计科目

如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目基本一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目，对缺少的会计科目进行增加处理即可。

如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目相差较多，则可在系统初始设置时，选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

在建立会计科目时输入的基本内容包括：

（1）会计科目编码：一级科目编码按财政部规定设置；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组成本级科目全编码。

（2）会计科目名称：会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。

（3）科目类型：按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定，科目类型分为五大类即资产、负债、所有者权益、成本、损益。

（4）账页格式：规定每个科目的会计账页格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。

（5）辅助账类：辅助账标识一般要求设在最底层的科目上，但为了查询或出账方便，其上级也可以设账类。辅助账一经定义并使用，则不要进行随意的修改，以免造成账簿数据的混乱。

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3.复制会计科目

系统提供了复制会计科目的功能，可以对下级科目或者同级属性相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。

①在“会计科目”窗口中，执行“编辑”菜单中的“复制”命令，或按“ctrl+I”键，打开“会计科目－新增”对话框，从中修改科目编码和名称，最后单击“确定”按钮完成复制。

②成批复制：如果某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级，同样地，必要时只需将科目做适当的调整即可。

4.修改会计科目

如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，如科目名称、账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，我们可以通过“修改”功能完成。

5.删除会计科目

如果某些科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。 6.带辅助核算的会计科目设置

企业还可以设置辅助核算，以更灵活多变的辅助核算形式、统计方法为管理者提供准确、全面的会计信息。辅助账主要包括：数量核算、外币核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算、部门核算和项目核算等。

在建立会计科目时，对有辅助核算要求的科目，需要设置相应的辅助核算标识，以便在输入凭证时，系统根据辅助账标识，输入相应的附加业务信息。

7.指定现金、银行及现金流量会计科目

①指定会计科目是确定出纳的专管科目。只有在系统中指定科目后，才能执行出纳签字功能，被指定为现金、银行总账科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记账，进行银行对账，以及在制单中进行支票控制和资金赤字控制，从而实现现金、银行管理的保密性。

②一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 此处指定的现金流量科目供UFo编制现金流量表时取数函数使用，所以在输入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前输入分录的现金流量项目。 ③指定会计科目的操作方法

8.定义科目的自定义项

在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还可能有许多辅助信息来说

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明此项业务的情况，这些信息并不是凭证的主要信息，又无法通过辅助账实现，但在制单时又希望对这些信息提供输入的地方，并在查询时可以进行统计。

利用科目自定义项，就可以很方便地实现这些功能了。科目自定义项是由用户自由设置并在填制凭证时输入内容。 五、凭证类别设置

根据企业管理和核算要求，将会计凭证进行分类编制，系统提供了设置凭证类别的功能，以便于管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。

第一次使用总账系统，首先应正确选择凭证类别的分类方式。 1.选择凭证类别

可供选择的分类方式有“记账凭证”分类方式、“收款、付款、转账凭证”分类方式、“现金、银行、转账凭证”分类方式、“现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证”分类方式和“自定义凭证类别”分类方式。

2.确定限制条件

选择“分类方式”后，可以设置该种凭证的限制条件，以便提高凭证处理的准确性。凭证类别的限制条件是指限制该凭证类别的使用范围，如收款凭证的借方必有现金或银行存款科目、付款凭证贷方必有现金或银行存款科目、转账凭证必无现金或银行存款科目。

六、结算方式设置

系统提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等，其操作方法是：见教材第122-123页。 七、分类定义设置

设置分类定义主要包括客户分类、供应商分类和地区分类。 八、设置编码档案

设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案5部分。前四种编码设置见第6章第8节的内容，此处着重介绍项目目录设置。

一个单位项目核算的种类可能多种多样，如在建工程、对外投资、技术开发、融资成本、在产品成本、课题、合同定单等。

为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。

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系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。 “项目目录”功能用于项目大类的设置、项目目录及分类的维护。企业可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，以及项目目录。

预置现金流量项目，现金流量项目增加指定现金流入、现金流出方向，提供统计表、明细表的查询功能。

1.定义项目大类

定义项目大类的内容包括：

（1）项目大类名称：项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。 （2）定义项目级次：项目级次即项目编码规则，项目分类最多分8级，总级长不超过22位，单级级长不能超过9位。

（3）定义项目栏目：编辑项目栏目的名称和各栏目的属性。系统默认的栏目有“项目编号”、“项目名称”、“是否结算”及“所属分类码”，用户可根据需要，单击“增加”、“删除”按钮，编辑栏目内容。

2.指定核算科目

指定核算科目就是具体指定核算此大类项目所使用的会计科目。

指定核算科目之前，必须在总账系统的会计科目设置中，将需要进行项目核算的科目的辅助核算属性设置为项目核算。

3.定义项目分类

为了便于统计，可对同一项目大类下的项目做进一步划分，这就需要进行项目分类的定义，如工程的项目大类下的分类项目及明细项目。

4.定义项目目录

定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。而具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称。在项目目录下，系统将列出所选项目大类下的所有项目，其中“所属分类码”为此项目所属的最末级项目分类的编码。 九、设置操作权限

用友ERP-U8应用系统采用了集中权限管理方式，分为“在系统管理中设置功能权限”和“在总账系统中进行数据权限分配”两部分。

在总账管理中，对操作员的权限控制功能主要包括制单权限、科目权限、审核权限、部门等辅助核算的制单、查询权限、凭证类别制单、查询权限等。填制凭证时，是否可查询他人凭证控制，如不可查询他人凭证，则在填制凭证时，应过滤掉其他人填制的凭证。

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1.设置功能操作权限

在使用总账系统前要先在系统管理中设置相应的操作员，并赋予总账系统全部功能或部分功能的操作权限，详见“系统管理”部分。

2.分配数据操作权限

新建账套时选择“是否需要数据权限控制”的选项，并且必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限分配”。 十、设置科目备查簿

科目备查簿是在输入凭证时登记的某些科目的辅助明细信息，如担保、投资或项目开支等情况，以供备查之用。科目备查簿设置的内容包括：备查项目档案设置和备查科目设置。

1.设置备查项目档案

备查项目档案用于设置科目备查簿的表结构和定义表结构的字段信息，系统预置的科目备查簿表含有四个字段：会计期间、凭证类别、凭证号、分录号。进入此功能后，左边是备查表的属性信息，右边是对应表结构的字段信息。

2.设置备查科目

备查科目设置用于定义哪些科目需要设置备查簿。 十一、输入期初余额

为了保证新系统的数据能与原系统的数据衔接，保持账簿数据的连续完整，在应用总账系统前，需要将一些基础数据输入到系统中。首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然后输入到总账系统中。

“期初余额”功能包括：第一步输入科目期初余额：用于年初输入余额或调整余额。第二步核对期初余额，并进行试算平衡。

1.确定方向、输入余额

当第一次使用总账系统时，首先应将原系统的账户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到系统中。输入的内容主要包括：余额方向和余额，主要要求如下：

（1）输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向。如果借贷标志不能改变，余额可用“—”符号表示。

（2）只要求用户输入最低级科目的余额，非末级科目的余额系统自动计算。 （3）如果在年中某月开始建账，需要输入启用月份的月初余额，以及年初到该月的借贷方累计发生额。例如：假设为4月份建账，需输入4月初的期初余额以及1~3月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。

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（4）在输入期初余额时，如果某科目涉及辅助核算，则必须输入辅助账的期初数据。如：往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应输入期初往来未达项。如：某科目为数量核算，系统会自动要求输入期初数量余额。

将光标定位在要输入余额的会计科目“期初余额”栏上，输入期初余额数字，然后按“Enter”键，系统将自动计算出年初余额。数量和外币核算科目期初余额的录入也采取同样的方法，只不过要先录入本位币金额，再录入数量和外币金额。

如果要输入往来科目、部门核算科目、项目核算科目期初余额，例如输入“应收账款－应收人民币”科目期初余额时，先将光标定位在该科目上，然后双击“期初余额”栏，打开“客户往来期初”窗口，再单击“增加”按钮，输入有关信息即可。

2.试算平衡

期初余额输入后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动进行。

3.年初结转

年初结转是在旧的会计年度结束，新的会计年度开始时，为保持会计数据处理的连续性，将上一年度的期末余额结转为新会计年度的期初余额。

第一次使用账务系统或没有上年数据时，不能进行结转。第二年使用账务系统时，首先建立账簿，然后调整会计科目，最后结转上年余额，系统将自动结转各账户余额、往来未达账等。

一般情况下，新年度账套建立流程是：（1）完成上年工作；（2）年度账备份；（3）建立新年度账；（4）结转年度数据；（5）调整科目、客户、供应商等；（6）调整余额；（7）新年度日常业务。

第三节 总账系统日常业务处理

日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对部门、项目等各种辅助账簿进行管理。

一、填制凭证

记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整。记账凭证是总账系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源，日常业务处理首先从填制凭证开始。

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。录入凭证时，

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应先输入凭证头部分，然后输入凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则还要输入辅助核算内容。

1.增加凭证

在总账中，记账凭证的来源有三种：一是根据审核无误的原始单据直接在计算机上编制记账凭证，或是由人工编制记账凭证，再输入计算机内；二是从其他业务系统自动传递到总账系统中的凭证；三是从外部导入的凭证，如凭证引入或接口开发。

填制记账凭证时，应先输入凭证头部分，然后输入凭证正文部分。记账凭证的主要内容包括：

（1）凭证类别：即初始设置过程中所确定的凭证类别。可以直接输入凭证类别代码或名称，也可从凭证类型下拉列表框中选择所需的凭证类型。

（2）凭证编号：一般采用系统自动编号时，计算机自动按凭证类别按月对凭证进行顺序编号，也可采用手工编号。

（3）凭证日期：即记账凭证的年月日。凭证日期的正确性会影响到经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以日期应随凭证号递增而递增。系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。凭证日期应大于系统启用日期，但不能超过业务日期。

（4）附件张数：即本张凭证所附的原始凭证张数。

（5）摘要：即对本张凭证所反映的经济业务内容的简要说明。凭证每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同；上行的摘要可以自动带入下一行；每行的摘要将随该行的会计科目在相应的机内账簿中出现；许多总账系统提供了预先定义常用摘要（录入摘要时直接录入代码或简码）的功能，以方便用户输入摘要。

（6）科目：输入科目时，一般输入科目编码或助记码，计算机将根据科目编码或助记码自动切换为对应的会计科目名称；也可直接输入会计科目名称，但不方便。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，而且必须是最末级科目的编码。

（7）方向：每一科目的发生额均应有它的方向，即借方或贷方。

（8）金额：借方、贷方金额是指本位币金额，两者不能同时为0，也不能同时不为0。红字金额以“－”负号表示。凭证借贷栏的底部有“金额合计”，自动累计已输入的借贷方本位币金额合计数。

注意：

如果输入的会计科目有辅助核算要求，在录入此科目时，系统会弹出辅助项窗口，要求输入辅助核算内容。如果一个科目同时兼有几个辅助核算要求，则要求同时输入有关内容。若空过辅助信息，系统仍可运行，不显示出错信息，但有可能导致辅助核算对

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账不符，因此，应认真输入辅助核算内容。

（1）当输入的科目需要待核银行账时，要求输入对应的结算方式、票号和发生日期，这些信息在进行银行对账时使用。

如果在初始设置中选择了支票控制，该结算方式设为支票管理，则银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。

（2）当输入的科目有数量核算要求时，要求输入数量和单价。系统根据“数量×单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方，按空格键即可调整金额方向。

（3）当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币金额和记账汇率，并以外币金额和记账汇率的乘积作为记账本位币金额自动填入借方或贷方金额栏内。

（4）当输入的科目有个人往来核算要求时，要求输入部门、个人、票号和发生日期。 （5）当输入的科目有部门核算要求时，要求输入部门。

（6）当输入的科目有项目核算要求时，要求输入部门、项目名称等。

（7）当输入的科目有客户或供应商往来核算要求时，要求输入客户或供应商、业务员、票号、发生日期，以客户往来为例。

（8）当输入的科目已设置为备查科目时，再输入凭证时，可按工具栏上的“备查”按钮，打开“备查科目资料”对话框，输入该科目备查资料。

2.修改凭证

凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施。但错误凭证是难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为了更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。 具体修改方式如下：

第一种方式：对已经输入但未审核的记账凭证，可随时找到错误凭证，在编辑状态下直接进行修改。

第二种方式：已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑功能进行直接修改。

第三种方式：若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改，针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字冲销法”或者“补充登记法”进行更正。

修改凭证的操作方法是： （1）编辑状态下凭证的修改操作 （2）冲销凭证 3.作废/恢复凭证

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如果遇到有非法的凭证需要作废时，可在“填制凭证”窗口中单击“制单”菜单中的“作废/恢复”命令，将非法凭证作废。对于已作废的凭证，可再次单击“制单”菜单中的“作废/恢复”命令，即可取消“作废”标志，将当前凭证恢复为有效的凭证。

4.整理凭证

对于已作废的凭证，如果不想保留，则可单击“制单”菜单中的“整理凭证”命令，将作废凭证彻底删除，并对未记账的凭证重新编号。

5.查询和汇总凭证

凭证的输出和汇总是指对已经输入到计算机内，且符合条件的凭证进行查询、打印和汇总。通过凭证的输出和汇总可以明确当前经济业务的情况，检查凭证内容的合法性和正确性，是否已对凭证进行了审核。在进行记账凭证的输出和汇总时，既可对未记账凭证进行查询、打印和汇总，也可对已记账凭证进行查询、打印和汇总；既可查询、打印一张凭证，也可查询、打印多张凭证。凭证的汇总可以得到一个汇总表，该表可以显示或打印出来。

凭证的输出和汇总操作方法比较简单，由有权进行凭证查询、打印的操作员进入相应的功能模块，输入需查询、打印和汇总的条件，确认条件后，计算机会自动显示符合条件的凭证。如果单击“打印”或“汇总”，即可打印、汇总凭证。 二、审核凭证

审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行的检查核对。审核的内容包括两个方面：

一是经济业务的真实性、合法性，

二是所录入会计凭证的正确性。如记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等等。

审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。审核凭证主要包括出纳签字、审核凭证两方面工作。

1.出纳签字

会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。

出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过“出纳签字”功能对制单人员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制

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人员修改后再核对。

2.审核凭证

凭证审核有屏幕审核和对照审核两种方法。 （1）屏幕审核

屏幕审核是指直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，执行审核命令，计算机将在凭证下方的审核处自动签上审核人姓名；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令。如果标错，计算机在凭证左上方标明“有错”字样。

屏幕审核的方式有单张审核方式和成批审核方式两种方式。所谓单张审核方式是指凭证审核人员在审核凭证时一张一张地进行审核，这种审核方式容易发现错误，但比较麻烦，适用于对凭证录入人员所录入的凭证有理由认为有错误的情形。所谓成批审核方式是指凭证审核人员一次审核多张凭证，这种方式比较快，只要用户选择相应的功能键或输入审核条件即可，但不能发现问题，适用于对凭证录入人员所录入的凭证有理由认为完全正确的情形。

有时会出现审核人员误操作或已经审核通过的凭证在未记账前发现错误等情况，此时应取消签章。取消签章是指从已经签章的凭证上抹去审核人员的姓名，使得该张凭证成为未签章的凭证。取消签章的方式也分为单张取消签章方式和成批取消签章方式，具体方法与凭证审核基本相同，所不同的是用的功能键不同。

（2）对照审核

对照审核是通过对凭证的二次输入，达到系统自动审核凭证的目的，确保经济业务处理不会发生输入错误。

三、记账

记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账即登记账簿，计算机记账是将存放在“记账凭证数据库”这个非正式会计档案中那些已经审核签章的会计凭证数据，通过一定的方法转化成有关正式会计账簿。

在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账命令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。

1.记账处理

计算机在处理记账功能时，采用向导方式，使记账过程更加明确。只要单击“凭证”菜单中的“记账”命令，即可进入记账向导，依次回答有关问题就可完成记账工作。

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计算机自动对记账前的各种凭证和账簿进行检查和核对，并由计算机自动进行强制备份，其目的在于，一旦记账过程被非法中断（比如掉电）或用户需要时，计算机将根据备份的数据，恢复到记账前状态。

备份完数据后，就开始转移已经审核的凭证，同时根据这些凭证进行汇总，产生各账簿最新的本月发生额、本年累计发生额、期末余额等。这个过程由计算机在短时间内自动完成，不需人工干预。计算机处理完毕后自动退出。

记账功能比较重要，一旦记账，凭证不能再修改。因此，可将记账权限限定为专人使用。已经记账的凭证需要修改，只能做蓝字或红字调整凭证进行修改。

每月可进行多次记账，采用分时、分类、分批等方式将凭证记入有关账簿。业务多的单位可每天记一次账。

2.取消记账操作

由于某种原因，如记账过程中，由于断电使登账发生中断等，导致记账错误，或者记账后发现输入的记账凭证有错误，需进行修改。为了解决这类问题，可调用“恢复记账前状态”功能，将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。

记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户重新记账。

系统提供两种恢复记账前状态方式：一种是将系统恢复到最后一次记账前状态；另一种是将系统恢复到本月月初状态，不管本月记过几次账。具体操作方法是：

首先，单击“期末”菜单中的“对账”命令，进入“对账”窗口，在对账状态下，按“ctrl+H”键，激活恢复记账前状态功能。然后，单击“凭证”菜单中的“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框，选择恢复方式单选按钮，即可恢复记账。

四、 出纳管理

出纳管理功能是出纳人员进行管理的一套工具，它包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告。

1.日记账

日记账输出的主要格式包括：金额式日记账和外币日记账（即复币式日记账），通过该功能可输出某一天的现金、银行存款日记账，还可输出任意一个会计月份的现金、银行存款日记账。

（1）查询日记账

现金科目、银行存款科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定，

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使用“现金日记账”功能，可查询现金日记账，同样使用“银行日记账”功能，可查询银行日记账。

（2）打印日记账

使用“出纳”菜单中的“账簿打印”功能，可打印正式现金日记账、银行日记账。现金日记账和银行日记账要每天登记，做到日清月结。如果业务较多要每天打印输出，如果每天业务较少也可按旬打印输出。定期采用计算机打印输出的活页账页装订成册。

2.资金日报表

资金日报表是反映现金、银行存款每日发生额及余额情况的报表，在企业财务管理中占据重要位置。在手工方式下，资金日报表由出纳人员逐日填写，反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情况及余额。电算化方式下，“资金日报”功能用于查询、输出和打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额以及发生的业务量等信息。

3.支票登记簿

为了加强企业银行支票的管理，企业通常需要建立“支票登记簿”，以便详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。在手工方式下，支票登记簿由出纳人员逐项填写，用来反映支票的使用情况。电算化方式下，用户要执行“支票登记簿”功能，需要以下三个条件：

（1）必须在初始设置的“选项”中已选择“支票控制”。 （2）必须在结算方式设置中已设置“票据结算”标志。 （3）必须在“会计科目”中已指定银行总账的科目。 4.银行对账

银行对账是企业出纳人员的最基本工作之一。企业的结算业务大部分要通过银行进行结算，但由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面不一致的情况，即所谓“未达账项”。企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。

电算化方式下，出纳人员只需把对账单录入到计算机中，银行存款日记账与对账单的核对可由计算机自动完成，并自动编制银行存款余额调节表。

银行对账是货币资金管理的主要内容。在总账系统中，银行对账的科目是指在会计科目界面编辑菜单下指定科目中指定为银行存款的科目。

（1）录入银行对账期初

为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须在开始对账的月初先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。

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“银行对账期初录入”功能是用于第一次使用银行对账模块前输入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后一般不再使用。

（2）录入银行对账单

“银行对账单”功能用于平时录入、查询和引入银行对账单，在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的对账单。

要实现计算机自动对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入到计算机中，存入“对账单文件”。

（3）银行对账

银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。手工对账是对自动对账的补充，采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账尚未勾对出来而被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，可通过手工对账来进行调整。

下列四种情况中，只有第一种情况计算机能够自动核销已对账的记录，后三种情况均需人工帮助挑选相应的业务，用强制的方式核销：

? ? ? ?

对账单文件中一条业务记录和银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同； 对账单文件中一条业务记录和银行日记账未达账项文件中多条业务记录相同； 对账单文件中多条业务记录和银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同； 对账单文件中多条业务记录和银行日记账未达账项文件中多条业务记录相同。

（4）输出余额调节表

在对银行账进行两清勾对后，便可调用此功能查询打印“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。进入此项操作，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。

（5）查询对账勾对情况

“查询对账勾对情况”功能用于查询单位日记账及银行对账单的对账结果。通过此功能可以了解经过对账后，对账单上勾对的明细情况，包括已达账项情况和未达账项情况，从而进一步查询对账结果。

（6）核销已达账

“核销银行账”功能用于将核对正确并确认无误的已达账删除。在总账系统中，用于银行对账的银行日记账和银行对账单的数据是会计核算和财务管理的辅助数据。正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过上述对账的结果和对账明细情况后，

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便可通过“核销银行账”功能核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项，以清理计算机系统的硬盘空间。在执行核销功能时，应确保银行对账正确。

（7）长期未达账审计

“长期未达账审计”功能用于查询至截止日期为止未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业分析长期未达原因，避免资金损失，其操作方法是：单击“出纳”菜单中的“长期未达账审计”命令，打开“长期未达账审计条件”对话框，输入查询的截止日期及至截止日期未达天数超过天数，审计条件输入完成后，单击“确定”按钮，屏幕显示查询结果。 五、账簿管理

账簿管理也叫账表输出，是指对存放在计算机内的有关总账、明细账、日记账、余额表等进行查询、打印方面的输出。无论是查询还是打印，都必须输入指定条件，由计算机按照所给条件，在有关数据库中查找符合条件的记录，并将符合条件的账表显示出来。所不同的是，打印先把账表显示出来，然后再单击“打印”即可。

查询账簿，是会计日常工作中另一个重要内容。除了前述现金和银行存款的查询输出外，账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。

账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科目的最新余额和明细情况，对部门、项目信息反映及时，费用控制更加可靠；而且在账簿查询的过程中，处处可以方便地实现：总账、明细账、凭证之间的联查。

1.基本核算账簿

基本会计核算账簿管理包括总账及余额表、明细账及序时账、多栏账、日记账和日报表的查询及打印输出。

（1）总账的查询：总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

（2）余额表的查询：发生额及余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额、余额等，可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细账科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。

（3）明细账的查询：“明细账”功能用于平时查询各账户的明细发生情况，以及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。本功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。

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普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账。

（4）多栏账的查询：在总账系统中，普通多栏账由系统将要分析科目的下级科目自动生成“多栏账”。一般负债、收入类科目分析其下级科目的贷方发生额，资产、费用类科目分析其下级科目的借方发生额，并允许随时调整。

多栏账的栏目内容可以自定义，也可以对科目的分析方向、分析内容、输出内容进行定义，同时可定义多栏账格式，以便于满足核算管理需求。

（5）日记账和日报表的查询

通过日记账和日报表的查询，可查询除现金日记账、银行日记账以外的其他日记账，其具体操作与总账、明细账的查询操作基本相同。

（6）账簿打印

打印账簿是账务处理最终目标，包括总账、明细账、日记账等。账簿打印用于打印正式的会计账簿，打印输出的会计账簿的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。如果已结账，打印会计账簿时应有特殊标记，以示区别。

系统的“账簿打印”功能打印的是作为正式账簿使用的账簿；各种账簿查询窗口中的“打印”功能是打印符合查询条件的各种账簿，不能作为正式账簿保存。计算机替代手工记账后，企业会计账簿、会计报表均应以计算机打印的书面形式保存。

2.辅助核算账簿

各类辅助核算的代码、名称、初始余额已经在初始化过程完成，辅助核算的数据录入已在凭证录入过程完成，计算机内辅助核算账簿数据的形成已经在记账过程完成，辅助核算数据打印的关键在于找到以各种形式表现的所需数据，因此，本节介绍辅助核算数据的浏览、查询。

（1）客户/供应商往来管理

由于赊销（赊购）或其他方面的原因，形成了企业往来款项，这些往来款项如不能有效地进行管理，就会使企业的经营活动受到一定的影响，因此加强往来款项管理是一项不容忽视的工作。总账系统为企业提供清理所有具有往来性质账户的功能，包括客户往来、供应商往来和个人往来的清理。

往来管理主要涉及往来辅助账余额表、明细账的查询及其正式账簿的打印，以及往来账的清理。往来账清理主要是对往来账户的勾对，并提供账龄分析及催款单。

本节以客户往来辅助账为例，说明往来管理的主要内容，供应商往来管理基本相同。

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①往来余额表：客户往来余额表包括客户科目余额表、客户余额表、客户三栏余额表、客户项目余额表、客户部门余额表、客户业务员余额表、客户分类余额表、客户地区分类余额表。

②往来明细账：客户往来明细账包括客户明细账、客户科目明细账、客户三栏明细账、客户部门明细账、客户项目明细账、客户业务员明细账、客户分类明细账、客户地区分类明细账、客户多栏明细账。

③往来两清：对已达往来账应该及时作往来账的两清工作。例如：上月向某单位销货时应收1000元，本月收回欠款1000元，两清就是在这两笔业务上同时打上“标记”，表示这笔往来业务已结清。

两清应该分科目、分往来客户进行。首先选择往来科目，然后选择往来客户，再选择两清方式，进行两清处理。

往来两清的处理方式有计算机自动勾对和手工强制勾对两种。自动勾对是指计算机自动将所有已结清的往来业务打上“标记”。手工勾对是在无法自动勾对时，通过手工勾对方式将往来业务人为地打上勾对标记，是系统自动勾对的补充。

两清依据包括按部门两清、按项目两清和按票号两清。按部门两清是对于同一科目下部门相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对；按项目两清是对于同一科目同一往来户下，辅助核算项目相同的往来款项多笔借方（贷方）合计相等情况的自动勾对；按票号两清是对于同一科目下相同票号、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对。

查询方式包括专认勾对、逐笔勾对和全额勾对。专认勾对是按业务号勾对，通过在制单过程中指定业务编号或字符，作为往来账勾对标识，对于同一科目下业务号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对；逐笔勾对是在未指定业务号的情况下，系统按金额一致、方向相反的原则自动勾对同一科目下同一往来户的往来款项；全额勾对是为提高对账成功率，对于同一科目同一往来户下，可能存在着借方（贷方）的某项合计等于对方科目的某几项合计，尤其是带有业务号的往来款项，全额勾对将对这些合计项进行勾对。系统自动勾对时，第一次按专认勾对，第二次按逐笔勾对，第三次按全额勾对。

④往来账龄分析

应收账款的账龄分析是往来管理的重要功能之一。“账龄”是指某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限。通过账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析，了解企业管理人员收款工作的效率，以便正确确定今后的销售策略，并能根据各种应收

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账款过期的时间和历史资料，估计坏账损失。

通过账龄分析表，系统将输出应收账款科目下所指定的，各个账龄期间内各往来客户应收账款的分布情况，计算出各种账龄应收账款占总应收账款的比例，以帮助管理人员了解分析应收账款的资金占用情况，便于及时通过“客户往来催款单”催要货款或通过调整客户的信用额度控制客户延期付款的状况。

（2）个人往来管理

个人往来账功能适用于个人往来业务较多的企业或单位，个人往来是指企业与单位内部职工发生的往来业务。利用个人往来核算功能需先在设置会计科目时将需使用个人往来核算的科目的账类设为个人往来。

使用个人往来核算功能可以完成个人余额查询统计、个人往来明细账查询输出、个人往来清理、往来对账、个人往来催款单、个人往来账龄分析和打印催款单等。

（3）部门核算管理

在总账系统中，如果在定义会计科目时，把某科目账类标注为部门辅助核算，系统则对这些科目除了进行部门核算外，还提供了横向和纵向的查询统计功能，为企业管理者输出各种会计信息，真正体现了“管理”的功能。

部门辅助账的管理主要涉及部门辅助总账、明细账的查询，正式账簿的打印以及如何得到部门收支分析表。

（4）项目核算管理

项目核算管理功能主要用于核算项目的收支情况，归集项目发生的各项费用、成本，系统还提供项目统计表，进一步帮助企业管理人员及时地掌握项目完成进度、项目超预算情况。项目核算管理提供项目总账、项目明细账两种查询方式，并提供项目统计分析功能。

第四节 总账系统月末处理

月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提，分摊，结转，对账和结账。期末会计业务与日常业务相比较，数量不多，但业务种类繁杂且时间紧迫。在计算机处理下，由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，由计算机来处理这些有规律的业务，不但节省会计人员的工作量，也可以加强财务核算的规范性。 一、定义转账分录

转账分为内部转账和外部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期

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发生额结转到一个或多个会计科目中。

第一次使用总账系统，应先进行“转账定义”，即设置自动转账分录。定义完转账分录后，在以后各月只需调用“转账生成”功能，即可快速生成转账凭证。但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先在“转账定义”中修改转账凭证内容，然后再转账。

设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。如何设计金额的计算公式是自动转账的关键。

自动转账分录可分为两类：第一类为独立自动转账分录，其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；第二类为相关自动转账分录，其金额的大小与本月发生的业务有关。

“转账定义”功能提供6种转账功能的定义：自动转账定义、对应转账设置、销售成本结转设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转设置、期间损益结转设置。

1.自定义转账设置

由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。为适应各个企业不同转账的需要，用户可以自行定义自动转账凭证。

设置转账分录时，首先设置转账分录的基本内容，如：凭证的摘要、会计科目和借贷方向等。

系统在生成自动转账凭证之前，要求将以前的经济业务全部登记入账，方可采用自定义转账分录生成机制凭证。

2.对应转账设置

对应转账就是对两个科目进行一一对应结账。对应结账的科目可为非末级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

3.销售成本结转设置

销售成本结转是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。

在总账系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算，且这三个科目的下级科目的结构均一一对应，输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售成本。

4.期间损益结转设置

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期间损益结转主要用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。

二、生成机制凭证

在定义完转账分录后，每月月末只需执行本功能，即可由计算机自动生成转账凭证，在此生成的转账凭证，需经审核、记账后才真正完成结转工作。

由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。下面以期间损益的结转为例讲述机制凭证的生成。 三、对账

对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。

试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。

一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证输入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。 四、结账

每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在计算机方式下，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。

1.结账操作

利用计算机进行会计处理也要有结账过程，以符合会计制度的要求。因此，系统提供了“结账”功能，结账只能每月进行一次。

2.反结账

结账后，如果出现由于非法操作或计算机病毒等原因造成数据被破坏的情况，可使用反结账功能，取消结账。反结账的操作方法是：在“结账—开始记账”对话框中，选

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择要反结账的月份，然后按“ctrl+Shift+F6”键即可取消结账。

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