文件压缩是数字工作空间中非常重要的一部分。ZIP 文件使用压缩，可以以前所未有的速度发送更多数据。这就是 ZIP 文件成为备受全球各地企业热捧的工具的原因。那么，什么是 ZIP 文件呢？

ZIP 是一种常见的文件格式，用于将一个或多个文件压缩到一个位置。这可以减小文件大小，使其更易于传输或存储。收件人可以在传输后解压缩（或提取）ZIP 文件，并使用原始格式的文件。

ZIP 文件的工作方式与您电脑上的标准文件夹基本上相同。它们将数据和文件放在一个位置。但是使用压缩文件时，内容会被压缩，从而减少了电脑使用的数据量。描述 ZIP 文件的另一种方法是将其描述为存档。该存档将所有压缩文件放在一个位置。因此，如果您需要缩小单个文件或一组文件，则可以使用 ZIP 文件格式。

那么，如何识别 ZIP 存档文件呢？很简单。只要您在文件的末尾看到扩展名 .ZIP 或 .zip，那么您查看的就是 ZIP 文件。代表该文件的图标也将更改。假设您有一张名为 vacation.jpg 的照片。压缩这张照片后，它现在的名称为 vacation.zip 并有一个新图标。

在研究 ZIP 文件时，您可能会遇到“7z 文件”或“7-ZIP”一词。这是一种存档格式，它使用更高的压缩比来实现更少的兆字节。虽然文件大小减小是优点，但处理时间较长。操作也不太方便，因为您需要下载并安装软件应用程序才能使用。RAR 和 TAR 文件以及 WinRAR、ZIPx 和 PeaZip 第三方软件应用程序也是如此。

ZIP 文件通过删除冗余数据减少信息编码位数。这种“无损数据压缩”可确保所有原始数据完好无损。让我们看一个简单的例子，来解释它的工作机制。

想象一个包含以下句子的文件：

该文件中的每个单词都出现了两次。现在，如果该句子中的每个字母和空格等于一个存储单位，那么整个文件大小将为 110 个单位。但是，您可以创建数字代码，以一种不同的方式表示这些数据：

或者换句话说，现在这两个句子显示为：123456789896712345。这意味可以将初始文件大小（即 110 个单位）缩减到 18 个单位，这可以节省大量存储空间。ZIP 文件格式使用无损压缩算法来精确地做到这一点。使用这种格式，您只需从文件中删除冗余数据，就可以更有效率地表示相同的信息。这也意味着发送 ZIP 文件的速度更快。

在企业环境中，ZIP 压缩文件有着广泛的潜在用途。能够通过电子邮件发送大量文件至关重要。假设您需要将大量文件发送给同事或客户，如果您尝试在电子邮件附件中同时发送所有内容，则会因为文件大小而收到错误消息。因此，您可以尝试像在单独的电子邮件中一样发送每个文件。不过，这非常费时、费力，并且可能导致文件重复。要在一封电子邮件中发送所有文件，您可以将它们，并将此单个 ZIP 文件附加到邮件中。然后，您的收件人可以通过下载并单击来解压缩文件。

您还应该考虑节省任何可能的存储空间。压缩文件可以帮助减少其在电脑硬盘上占用的存储空间。

您可以在此处找到有关如何压缩文件的更多信息。

优点

首先，压缩文件可以节省存储空间并提高电脑效率。这也是改进通过电子邮件进行文件传输的有效方法。您可以使用较小的文件更快地发送电子邮件。此外，ZIP 文件格式将加密您的数据。通过互联网发送文件时，这可以保护您的隐私。简而言之，它是一种最大限度地提高文件处理效率的极简单方法。在 Mac 或 PC 上制作 ZIP 文件也是一个比较简单的过程。对于 Windows 和 Mac 操作系统，方法不同，但两个操作系统都从右键单击开始。而对收件人来说，解压缩文件很简单。无论收件人的电脑操作系统如何，只需下载和点击一下即可解压缩。

缺点

然而，ZIP 文件存在一系列相关的潜在问题，包括文件大小限制、文件类型限制、损坏和移动性问题。

与 ZIP 存档文件相关的诸多缺点之一是压缩限制。有些文件的压缩量不能超过现有的压缩量。MP3 文件和 JPG 文件尤其如此。因此，如果您频繁处理视频和图像文件，则 ZIP 格式可能无法帮助您节省很多存储空间。

您还需要考虑 ZIP 格式压缩文件的安全性。完成 ZIP 格式压缩的文件是加密的，但您不知道如果您上传第三方应用程序，文件会发生什么情况。还务必记住的是，ZIP 文件扩展名也可能损坏。在某些情况下，损坏的数据可能会影响整个 ZIP 文件夹。

如果您在出行途中，ZIP 文件也很难使用。如果您使用的是手机或平板电脑，则需要使用保存在手机和第三方应用程序中的文件。这会在文件存储空间和安全性方面造成问题。

云存储是替代 ZIP 文件更好的方案。使用 Dropbox 时，云完全不需要压缩。存储或发送大型文件不需要经过漫长的多步骤过程。只需单击“共享”即可发送原始大小的文件或文件夹，无需压缩。您可以存储和共享最大 50GB 的文件。Dropbox 是一种快速、可靠的文件共享方式，无需使用电子邮件或占用电脑上的磁盘空间。如果您还需要处理压缩文件，Dropbox 也可以做到！Dropbox 提供 ZIP 和 RAR 预览支持、上传后压缩和编辑。

总而言之，ZIP 文件是一种以更有效的方式存储或传输数据的方法。但并不是只有这一种方法可以压缩文件或节省存储空间。现在我们使用 Dropbox，云让文件存储和共享比文件压缩更快、更简单、更安全。