当教培机构的业务量逐渐上升，特别是管理的复杂程度增加，机构需要借助新技术来提升管理效率。其中最需要解决的几个问题是课时管理、消息提醒、家校沟通、数据报表。

课时管理部分包括了课程信息和课时的录入，可以直接在报名缴费的时候，就可以把课时同步录入系统。有的软件还支持直接录入费用，这样，原本很多需要人工再计算工作，系统会直接出结果，免去了很多麻烦。

到了点名扣课的环节，系统可以清晰的记录下时间、任课老师、扣课操作人、是否为补课等等细节。每一次扣课的详情，系统可以让机构的教务和校长弄得清清楚楚。无论是班级点名扣课，还是一对一点名扣课，都可以记录好。

软件不仅仅只是让机构内部搞清楚，同时也需要把这些信息传递给学员家长，让对方可以安安心心地送孩子来参加培训。因为课时和费用是直接挂钩的，因此，及时的提醒机构内的老师、教务和学员家长都十分有必要。

利用软件的自动消息提醒功能，特别是结合了日常使用的微信，不仅可以开启点名扣课提醒，让家长清楚知道了自己孩子课时的去向，也可以承担起续费提醒、上课提醒等作用，一定程度上减轻教务的繁琐并且重复性的劳动。

教培管理系统软件和微信、钉钉等聊天工具最大的不同点是，它可以以机构来承载家校沟通的内容和记录，其中包括了孩子的作业、活动，老师可以进行很详细的点评，不用担心内容会丢失，可以在使用期内长期保存。

而微信和钉钉等，更多是以个人的身份，教务和校长无法清楚了解老师给每位学员的点评。如果遇到老师因为某些原因离开，这些资料也无法及时保存。

如果使用传统的电脑表格方式，首先第一点就需要将纸质的数据及时录入到电脑对应的表格里。此外，很多数据需要打开电脑才能看到，如果不在电脑面前，很多资料和数据都无法及时查询。

利用新一代教务管理系统，可以轻松将此问题解决。一些简单的数据查看，可以直接打开软件即可直观地了解。而稍微深度一些分析，可以根据需要，一键生成并导出表格，进行进一步的操作处理。

以上简要地介绍了一下教培管理系统软件里，机构最常用的4个主要功能。当然，针对每个机构的具体情况来看，可能还是会有一些出入。比如，有的机构可能需要做线上活动，进行招生宣传。有的机构的新生很多，需要进行意向学生线索管理。

无论如何，最核心的点其实是，一方面，软件能否满足机构的需求；另一方面，机构能否利用好软件。只有在软件满足了机构需求，并得到充分利用的情况下，机构才有可能实现其优化管理、提升服务、降本增效的目的。