关键词：档案管理；合同档案；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

参考文献：

[摘 要]在企业生产活动中，合同是企业维护自身合法权益的一种主要手段，因此，做好合同档案的管理工作，也成为了风电企业日常管理的重要任务。随着风电企业业务、规模的不断扩展，合同档案的数量随之增加，如何更好的管理合同档案，为企业发展提供信息支持和便捷服务，是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了企业合同档案的基本特征，随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上，结合笔者的实际工作经验，提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。

[关键词]合同档案；风电企业；管理分类

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1 企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1 法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2 凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3 规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4 繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2 企业合同档案管理分类的优化措施

2.1 强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2 加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3 实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

摘要:档案是企业重要的信息资源,档案资料是与企业同步发展的无形资产,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式需要进行发展和改革。本文在分析现代企业制度下档案管理特点的基础上,阐述了企业档案管理模式的构建,包括分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

关键词:档案管理;现代企业制度;管理模式

在信息技术飞速发展的知识经济时代,信息的重要性日益凸显,已经变成与有形资产同样重要的战略资源。企业管理工作的重要组成部分是档案的管理,档案是企业重要的信息资源,是企业科研、技术、生产、经营的一项基础性工作和真实记录。档案资料是与企业同步发展的无形资产,发挥着应有的重要作用。对档案进行科学化、标准化的管理,是一项基础性工作。在企业中建立一套体现公司科学管理水平的标准化的档案管理体系,使档案工作同步于企业发展,将为企业的各项工作的开展创造必要条件,也为企业抵御和规避经营风险发挥一定作用。应该看到,在新的经营形势之下,传统企业档案管理模式与体制已经显得滞后,需要对脱离企业实际的档案管理工作进行发展和改革。

一、现代企业制度下档案管理特点分析

我国企业随着改革进程的逐步推进,受到了极大的冲击,为不断适应这些变化,档案的管理也做着相应调整。在这些变化的冲击下企业档案管理表现出的变化具体有:

1.集中管理模式向集中-分散结合管理或分散管理转变

在计划经济的背景下,我国企业的档案管理采用集中统一管理模式。在积累和控制企业档案资源的要求下,集中统一的管理模式发挥了极大作用。随着计划经济向市场经济的转型以及我国社会的改革开放,我国不断加大脚步融入世界经济,加上民营经济的不断崛起以及国外企业的进入,国内企业受到越来越大的冲击,传统的在国家规划下对档案进行集中统一化管理的单一模式也变得无法适应企业的实际需求。作为企业管理必不可少的一部分,必须构建更加适合的档案管理体系以维持企业的高效运行。在这样的情况下,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式逐步得到了发展。作为独立法人机构,企业自主拥有档案资源,加之随着企业管理模式向横向扁平化管理演进,集中-分散结合管理或分散管理的档案管理模式更有利于企业效率的提高。

2.由手工管理向计算机网络化管理转变

根据实际企业状况,企业档案管理模式结合特定思维与特定环境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于计算机网络的档案管理方式。基于网络的集成化档案管理通过网络连接起独立的管理终端,整合企业各类软资源,融业务知识管理、信息处理、档案管理于一体,是一种现代化的管理模式。基于网络的集成化档案管理有很多优势,有利于部门间信息交流与分享,有利于分布式的处理数据,也有利于企业统一管理各类资源。因此,网络化管理是企业档案工作未来的发展趋势。

3.企业档案管理部门由星型结构转向复合型结构

所谓星型结构,指的是档案管理部门受公司级档案管理机关的直接领导,档案部门与机关之间是领导与被领导的关系。档案管理部门对公司档案管理的运作进行负责,在其领导下,各部门进行档案移交和负责,呈现出典型的直线职能式企业档案管理模式。而所谓的复合型的网络结构,指的是分布式的企业档案管理体系。各个部门对自己档案管理效力负责,之间没有行政领导关系,在企业管理向扁平化进展的情况下,复合型结构是适应企业管理发展趋势的档案管理方式。

4.加强了企业档案社会化协作

当前,企业经济效益是企业的主要关注点,因此企业倾向于外包管理非现行档案。目前社会上出现了专业型档案保存中心的机构,为企业档案的外包提供了可能。社会化协作可以降低管理费用,缓和企业档案保管的压力,符合政府转变职能的需要,实现非行政职能社会事务的分离,有利于集中精力进行宏观管理。在制定基本目标和标准,政府督导的前提下,企业档案形成了管理的社会化竞争,由此产生的社会化竞争激励机制,将使档案事业充满活力,促进档案管理效益的提高。

二、现代企业制度下档案管理模式的建构

综上所述,本文作者认为,当前企业在档案管理方面应当采取的管理体制与模式为:坚持社会化与市场化的有机融合,依照企业自身管理特点,企业自主的管理档案,并采取分布集中管理模式,实现档案管理的一体化和标准化。

1.企业档案的分布式集中管理模式

所谓分布式集中管理企业档案,指的是企业档案管理形式采取事实上分散、形式上集中的管理形式。事实上分散,是指由企业档案形成部门对企业档案具体事务进行具体管理,企业档案的利用、保存,制定均由企业各职能部门负责。形式上集中,是说由企业一级管理层总负责完善档案管理流程、制定企业档案管理制度、进行企业档案管理,但是企业一级管理层只对文件形成版本进行授控,而不参与企业档案具体管理事务。上文所提及的分布式集中管理从核心来讲其实还是一种分散管理,不同之处是必须符合法律要求,并遵守企业法规的约束,意即遵循形式上的约束。

2.企业档案的信息一体化管理模式

企业档案的信息一体化管理是从系统论的角度出发,借助计算机和网络技术,以文件生命周期理论为基础,对档案进行统筹和管理,使之发挥各自以及总体的最大效能,实现系统化和规范化,企业档案的信息一体化管理模式是档案管理与文件管理内在联系的必然结果。有利于最大限度地对文件和档案信息资源进行开发。企业档案的信息一体化管理模式具体内容包括信息利用的一体化、流程管理的一体化和档案生成控制的一体化。其技术支撑是网络技术何计算机为代表的信息技术。这些数字化技术的推广和应用档案管理的工作效率,简化了工作程序,改变了档案的载体性质和生成方式,使得档案一体化管理有了技术基础。

3.企业档案的标准化管理模式

企业档案管理工作的发展方向就是实现管理标准化,规范化与标准化的管理可以加速档案工作的发展,把新的先进的管理方法与管理技术引入档案工作。具体的方面包括:企业档案工作名词术语标准化、企业档案代号代码标准化、企业档案著录标准化、企业档案标引语言标准化、企业档案的收集、整理、鉴定标准化、企业档案的统计、提供利用标准化以及企业档案编篡及出版格式标准化等。

三、结束语

企业档案的管理模式与管理体制是动态发展的,需要结合先进理念和具体实际去对其加以充实,从而推进企业档案管理模式与管理体制研究的不断深入。

参考文献:

[1]宗培岭.试论现代企业档案管理制度[J]档案与建设,2008,(08)

[2]宗培岭.现代企业档案工作运行机制的建立[J].北京档案,2008,(09)

Abstract: Rapid economic development intensified competition among enterprises. As an important part of the modern enterprise management,the scientific implementation of file management has a meaningful influence on enterprise development. According to the different nature of business,its file management work should be also different. The main work is the management of personnel records,equipment records,production records and other business records,and fixed assets. The scientific implementation of this work is helpful to improve enterprise management efficiency and ensure enterprise economic benefits. The paper gives brief discussion on scientific implementation of enterprise file management.

关键词:企业;档案管理;实施

Key words: enterprise;file management;implementation

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0178-01

1企业档案管理重要性分析

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其是企业科技发展的催化剂、是企业经济效益和社会效益的表现形式、是企业文化的重要部分,是企业生存与发展的关键。加强企业档案管理有助于企业管理工作的开展,促进企业管理目标的实现。以企业设备档案管理为例,企业设备档案管理工作的科学开展能够为企业设备养护与维修、设备折旧以及企业资产管理提供基础的材料,促进其工作的开展。由于企业档案管理工作的重要性,现代企业必须以科学的管理体系为基础,开展企业档案管理工作,促进企业的健康发展。

2企业档案管理工作的科学实施

2.1 构建科学的档案管理体系,促进档案管理工作的科学开展科学的企业档案管理体系是实施企业档案管理工作的基础,其对档案管理工作的科学开展有着重要的意义。现代企业必须以档案管理基本原则为基础,结合企业自身管理结构与实际情况,构建科学的档案管理体系,以此保障档案管理体系的适用性。在档案管理工作开展中常有企业照搬其他企业档案管理体系进行档案管理工作的情况出现,但是由于每个企业的生产经营特点不同、管理体系的不同以及技术水平、资产情况的不同,会使照搬档案管理体系在实际应用过程中不能与企业实际情况相结合,影响档案管理工作的开展。因此,以企业自身情况为基础,构建科学的档案管理是企业实施档案管理工作科学实施的基础,其对企业档案管理工作的科学开展有着重要的意义。

2.2 注重档案管理基本原则,促进企业档案管理的科学实施企业档案管理要遵循统一领导,分级管理的基本原则。企业档案管理部门要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理。由档案使用部门对档案进行基础整理后,归集管理部门进行统一管理与领导,促进档案管理工作的科学实施。另外企业档案管理工作还要遵循维护企业档案的完整与安全的基本原则。维护档案的完整要以保证企业档案在内容上齐全配套为基础,保持企业档案的系统性和内在的有机联系,并涵盖企业全部工作活动所产生的各种类别、各种形式的档案文书,杜绝档案人为割裂和零乱堆砌造成的档案不全等情况的发生,保障企业档案的完成性。同时还要加强对企业档案管理的保护工作与保密工作。防治企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。在注重企业档案管理的基本原则实施的同时,企业还要认识到档案的有效利用对企业发展的促进作用,以企业档案管理工作为基本出发点,实现企业档案的综合利用。以企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,保障企业档案在企业生产经营中的可利用价值,促进企业的健康发展。

2.3 以企业档案管理标准化建设为基础,开展企业的档案管理工作加强企业档案管理标准化建设时实施企业档案管理工作的重点。其首先要明确档案归档制度,明确企业档案归企业所有,企业每一名员工都有建立档案、保护档案的义务。企业档案管理标准化建设过程中要注重对行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度归档、或按季度归档的制度建设。同时注重产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。以此保障企业档案的完整与安全。对于企业财务文件的归档应由财务部门整理归档并保管一年后交由档案室进行管理。对于企业员工外出学习、考察、开会所得文件材料必须在返岗10天内交由档案室进行工艺管理。

另外,企业还要加快完善企业档案管理制度的脚步,对档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等进行完善。以制度化管理确保企业档案管理的科学实施。对于档案管理工作流程也要进行标准化建设,对管理部门、文件点收等进行标准化建设,并通过严格执行,促进档案管理工作的开展。

3注重现代技术在档案管理工作的应用,促进企业档案管理工作的科学开展

在现代企业档案管理的实施过程中,企业要注重现代技术在档案管理中的应用,以此促进档案管理工作的科学开展。现代企业要加快档案管理工作新技术的应用,以此促进企业档案管理工作的科学开展,促进企业档案管理工作效率的提高,促进企业的健康发展。

综上所述,现代企业档案管理工作是企业发展过程中企业历史资料、有关文件的管理过程,其对企业的经营活动的开展以及企业的发展有着重要的意义。企业在注重档案管理体系建立与实施的过程中还要注重企业档案管理人才的培养。注重对档案管理人员现代档案管理理论知识的培养、现代方案管理技术的培养,通过档案管理人员专业技术水平的提高以及企业档案管理新技术的应用提高企业档案管理质量,促进企业的健康发展。

参考文献:

[1]王梓欣.现代企业档案管理工作现状分析[J].企业管理资讯,2009,10.

[2]杨彤,李丽.生产型企业档案管理工作的科学开展[J].工业企业管理信息,2009,2.

[3]朱卫国.企业档案新技术发展与应用[J].档案管理,2009,6.

[4]郑丽萍.深化企业档案管理工作,促进企业的健康发展[J].企业经营与管理,2008,11.

【关键词】规范；员工；档案管理；提升员工素质

随着人力资源的学历教育与社会培训的进一步推广与加强，社会经济的日益多样化与不断的发展，企业对人力资源的需求也在不断的增加，企业员工进一步的增加，为了规范管理本企业的员工，促进企业员工合理分配，建立和规范企业员工档案管理，以提高人力资源的使用效益与合理流动。

一、新员工的档案管理

（一）学历教育毕业后初次参加工作的员工的档案管理

1、填写新员工的入职申请表

新聘用员工报到应到人事部门办理以下手续：（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续。

2、签署劳动合同及确定试用时间

新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。

（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。

3、接收从学历教育学校转来的员工档案并进行登记管理

（二）从本企业以外的单位调入的员工的档案管理

1、填写新员工的入职申请表

（1）如实填写《员工登记表》等相关表格；（2）核对并递交学历证书和专业资格证书的原件及复印件；（3）核对并递交身份证原件及复印件，当地政府规定的各类就业证件原件及复印件，各项社会保障的转移手续；（4）交一寸的半身免冠照片一张；（5）需要办理的其他手续；（6）与原单位解除劳动关系的证明文件。

2、签署劳动合同及确定试用时间

新聘用员工报到手续办理完毕后，公司与其签署劳动合同，以正式确认并保证双方在聘用过程中的权利和义务。

（1）劳动合同期限为有固定期限劳动合同（期限至少为1年）；（2）劳动合同期满，合同即刻终止。员工与公司双方同意续约的，应续签劳动合同书。

3、接收从其他单位转来的员工档案并进行整理归类

凡新入公司员工，在办理进入公司手续后，由人力资源部对应归档的材料做好累积工作，并及时整理装订进入员工档案袋。

二、转正后的员工档案管理

为规范公司员工的转正程序，做到既有章可循又保证转正考核流程的良好实施，特规定：转正员工的人事档案初级建立必须具备：员工登记表、身份证复印件、学历证复印件、员工转正申请表、员工转正考核鉴定表、员工转正通知书、劳动合同书。员工必须具备以上档案内容、人事部方可为其建立企业员工人事档案，缺以上任何一项者将影响转正。

人事处负责公司人员的转正手续的办理、审核并通知财务对转正人员做出薪资待遇标准的调整。相关部门负责新入职人员试用期间对其进行在岗培训及转正人员的初步审核。符合转正条件的员工需提前一周到人事处领取《员工转正申请表》并认真填写，报于部门负责人审核，部门负责人全面了解试用期内员工工作情况及需求，如实评价员工的个人鉴定，指出员工的缺点与不足，并提出改善建议并签署是否同意转正的意见。转正材料签批后转人事处，由人事处审核并提交符合规定的转正人员信息给财务部以调整员工薪资用。

各种任免、出国、离退休等材料办理完毕后，各种奖励、处分材料报批后，入党、入团材料在批准转正后，由各主管部门及时向档案管理员移交归档。

（一）分类别、分部门进行对档案进行管理

档案管理员应对管理档案及时进行更新、存档、维护，以确保人事档案的可追溯性。员工人事档案由人事部专人负责保管、整理。任何人不得以任何名义私自查阅人事档案资料。因特殊原因需查阅档案时，必须经人事处及分管领导批准，并登记查阅原因说明，方可查阅。档案保管员只给其提供与查阅原因相关部分的档案内容。查阅档案人对被查阅档案资料负保密责任。

（二）转递人事档案注意做好保密工作

转递人事档案时，必须按照规定格式严密包装，贴牢封条并加盖密封章，按人事档案转递通知单项目认真进行发文登记，通过机要交通转递，并要求经办人签字。转递出本公司的档案，若一个月没有收到回执，经办人要及时查询，以防丢失。转递人事档案材料通知单分为通知单及通知单存根，寄出时用复写纸填写，收到回执后，将回执贴于存根回执处，并做相应登记。人事档案正式转出时，必须在档案目录上及时注明寄出时间、地点、单位及经办人。

（三）临时人员寄存的档案管理（代管档案管理）

员工离职时均不允许带走个人人事档案，离职员工档案在离职满三年后，在与企业无任何纠纷条件下经本人同意后销毁或寄还本人。

三、加强档案管理对企业人才合理管理与流动的好处与作用

（一）有利于企业内部人力资源发挥效益

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。

（二）企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

（三）企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

（四）改进档案管理的传统模式，为企业生产建设服务。人力资源档案管理，必须适应现代企业管理的要求，积极扩展管理职能，利用现代计算机技术与现代信息技术，使人力资源档案管理工作真正适应企业地发展需要，为企业的生产建设提供有力的坚强保障。现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。

1.利用现代化的管理技术和管理方法

充分利用现代化的管理手段为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

2.健全管理体制，保证人事档案的真实性

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

3.加强人事档案管理队伍建设

管理队伍是企业发展的核心力量，档案管理队伍的建设也同样具有重要的作用。高素质的档案管理队伍，不但是人事档案管理自身的需要，也是企业人事制度改革的重要任务。企业的人事管理队伍应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系。从大的方面来讲，企业人事档案管理人员应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策；从小的方面来讲，人事档案管理人员应该熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，进而保证人事档案队伍的整体素质。

新时期加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。加强企业的人事档案管理不但要意识到管理中的缺陷，还要正视这种缺陷，并采取积极的措施来克制这种缺陷，进而使人事档案管理完善化和科学化。

参考文献：

[1]四川路桥通锦房地产开发有限公司人力资源管理制度汇编.

论文关键词：知识管理　企业档案工作　协同　创新

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。 

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。 

2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。

(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。

关键词：企业；档案管理机制；管理模式；服务质量

中图分类号：F272 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）36-0044-02

档案管理工作是企业中一切管理工作的基础。集团企业档案资料联系多企、事业单位，涉及多专业技术，具有类别繁多、信息量大的特点。如何建立符合当前时代要求、与发挥企业集团的功能和效用相适应的档案管理系统，实现档案的内在价值最大化，是企业集团在不断发展、壮大中必须解决的重要问题。

一、企业集团档案的管理体制应体现集中统一管理的原则，并注意统分适度

企业集团是在经济体制改革中应运而生的一种新型的企业组织形式，它符合社会主义有计划商品经济发展的客观规律，是社会化大生产的必然产物。

企业集团的基本特征是：第一，企业集团由若干独立的企、事业单位组成。第二，企业集团由一定的纽带联结，形成一个有机的整体。第三，企业集团有一个起主导作用的核心层。它由集团本部和紧密联合的大中型企业所组成，并实行资产一体化和产、供、销、人、财、物“六统一”。第四，企业集团具有法人地位，独立核算，自负盈亏；具有集资、融资、投资，调整企业组织结构、产业结构、产品结构，重大成套项目总承包和组织协调，科研开发和重大技术装备研制、引进，国内外市场开发和售后服务，组织和调剂原材料供应等多种功能。

鉴于上述特征，企业集团完全具备了构成档案全宗的条件，这就要求档案管理体制必须坚持集中管理和体现按全宗归档的原则。同时又鉴于企业集团在实体化过程中，其管理模式存在着由工厂管理模式向企业集团管理模式的转变；在产品生产分工上存在着主导产品与为之配套的基础产品的生产分工；在档案管理现状上，各分公司都有多年历史，库藏档案较多。管理中应注意在实施集中统一管理的同时，统分适度。在实际工作中我们以集团作为一个立档单位，在集团本部建立综合档案管理科，作为企业集团档案管理的职能部门，既负责集团本部的综合档案管理，又负责对各分公司档案立卷的业务指导。各分公司建立综合档案室，作为分公司档案管理的职能部门和全宗的一个立卷单位，在行政上属分公司领导，在业务上接受集团本部综合档案管理科的领导。同时，在集团本部及各分公司的各职能科室设置若干兼职档案人员，确保各类档案形成过程中的收集、整理和立卷归档工作，从而做到专管成线、兼管成网，形成较为健全的专业管理体系。

二、企业集团档案的管理模式应符合企业集团实际需要

1.档案管理方式应与企业规模形态相适应。在市场经济条件下，企业集团要追求经济效益，就档案抓档案的老一套方法已难以适应新形势的要求。2002年，中央为了推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力，提出了大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出了具体的工作目标。这一目标的提出，为企业档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间，构建档案信息化管理系统成为提高企业档案管理水平的有效突破点，我们应抓住这一契机，紧跟企业信息化的步伐，努力推进企业档案信息化建设工作的开展。档案信息化工作是企业信息化建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。首先，关注档案工作在企业集团目标管理工作中的作用，宣传企业集团档案的独特作用。企业集团目标管理具有集合量的特性，它是由内部多个目标构成的体系，因此，注重提高管理整体绩效，对实现企业集团目标极其重要。档案信息在实施企业集团目标管理中，不仅能起到参与、沟通和借鉴作用，而且还具有分析、对比、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用，既能保证计划目标与具体操作方案及其实施效果的一致，还能及时发现目标的偏差，调整资源配置和行动部署，把走偏的管理活动导向正轨，从而达到提高管理整体绩效的目的，促进企业集团整体目标的实现。依此类推，对实现档案资源集约化、信息化，提供“一站式”服务的管理理念加以宣传，以档案在目标管理工作中发挥的作用，同比档案在信息化建设中的重要性，将档案信息化工作渐渐引入企业领导的议事日程。有了领导的理解和支持，档案信息化建设步伐会迈得更快，实现档案信息资源数字化的集中管理与利用也指日可待。其次，加强与文秘部门的紧密联系。文秘工作是档案工作的前提和基础，从系统工程和全面质量管理的角度看，只有保证文秘工作各环节的工作质量才能保证档案质量。当前，文件的形成、分发、归档以及分类、组卷、编目等一系列工作都纳入了办公自动化系统。这样，文书处理和档案管理自然地成为一个连续的过程。我们知道，电子文件及电子档案无论是在系统中运行，还是记录在磁性或光盘等载体上，都是数字化的信息形态，极易遭受非法的增删改，管理人员无法从直观上判断其真伪。而且在办公自动化系统内，除文件内容不允许更改外，许多技术处理工作，都可在文件形成时一并完成，而且文件一经形成，就可以进行相应的主题分析及著录标引等工作。办公自动化使得文书处理工作与档案工作的联系更加紧密，难以区分。所以说，文书处理工作质量的好坏，直接影响档案整理工作。因此，我们必须携手文秘部门对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。

2.档案管理思想应与企业集团需求相适应。企业集团档案管理范围太大，相当一部分档案的保存时间过长，鉴于档案价值的阶段性，企业档案中真正有用的信息却不多。资源建设应放在企业有效需求上，按“关键的少数与次要的多数”原则，永久保存档案的数量以控制在档案总量的固定比例为宜。要正确理解集中统一管理的精神实质，认真研究集中统一管理的范围与对象，不能为追求形式而过多过久地保存档案。企业集团涉及的行业十分广泛，按经营形态粗略划分大体有商务型、生产加工型、研发型、服务型等，经营形态不同产生文件的种类与构成也不同。档案管理重心除有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外，应根据企业经营形态而有所侧重。我们的做法是，生产加工型企业重点要做好产品、销售档案的管理，研发型企业重点要做好知识产权、科研项目档案的管理。

3.坚持档案管理与国家档案法要求相符的原则。以上所述侧重指出了企业在确定档案管理模式中的自主作用。还应指出的是，自主并非任意化，过度分散的管理模式不是理性的选择。《档案法》规定，企业档案中对国家与社会有保存价值者，国家有监管权，民营企业有妥善保管的义务与责任。因此，我们在确定档案管理模式时，始终以确保对国家和社会有保存价值的档案的安全，符合国家对有关档案管理的规定为原则。

三、应注重提高档案管理人员素质，改善服务质量

档案管理有特定的工作程序和科学的管理方式，有着自己的专业法规和标准。如果没有相当的专业素质，就不可能胜任档案工作。“十一五”后，中外企业之间生产经营接触和往来交流活动日益频繁，企业档案中其他语言文字材料的档案急剧增加，企业各类专业技术档案也与日俱增。笔者所在企业集团随一些大型工程、技术项目的计划建设，有进口大量的大型设备的需要，其中的说明书等一些随机外文材料都将翻译归档。此外，随着互联网在企业管理和商务活动中的广泛应用，各类项目文件不仅在数量上有了大量增加，在技术手段上也发生了很大变化，许多核心信息资源的文件和档案，都成了难以掌控的数码形式，企业档案管理面临的困惑和难题越来越多。面对日新月异的变化，原有的档案管理中存在的弊端也日益显现，亟待建立行之有效的管理模式来监管企业档案。档案管理要现代化，首先，人要现代化。大型企业档案部门应建立复合型的人才结构，通过对人员进行优化组合使之适应新时期档案工作，即以档案专业人员为主，同时又有一定比例的计算机、文史知识、信息管理、经营管理等专业人员。

企业应配备能适应企业发展需要的档案人员，要求档案工作者具备现代化档案管理所需要的科学技术知识，具备合理的知识结构和熟练的管理技能。人是档案工作的主体，提高企业档案人员整体素质，是档案工作创新的先决条件。

在知识经济时代，为了对新时期企业档案实施有效管理，做好电子文件的收集、积累和整理归档工作，必须重新认识所管理的对象，加强学习，提高自身素质，增强应变能力。不仅要精通档案专业知识，而且还要学会一两门外语，熟悉计算机操作和掌握各类专业知识，只有这样，才能取得对档案工作的主动权和发言权，赢得领导信任。在加强学习，更新知识的基础上，一方面要加强对那些不适应新时期要求的工作进行调查研究、认真分析和科学预测，积极制定和采取相应的措施；另一方面要针对那些棘手的难点问题，比如依法治档问题、企业信息管理网络和电子商务中形成的各种门类和载体文件的管理问题等。

总之，企业档案是企业发展的历史见证，也是科技、文化、知识的积淀，它在企业管理中是一切管理工作的基础，作用无可替代的。建立适应企业集团发展战略的档案管理体制、模式能够直接有效的为企业管理服务，为企业排忧解难。面对信息化时代带来的机遇和挑战，档案工作者必须跟上时代的节拍，在档案管理实践活动中，提高个人素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念，使企业档案工作与企业的发展创新保持同步，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管理工作的含金量，使企业档案的内在价值最大化。

参考文献：

[1] 刘国能.中国档案事业体系[M].北京：中国档案出版社，2002.

[2] 王健.电子时代机构核心信息资源管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

[3] 成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构.[D].合肥：安徽大学，2007.

关键词：电力企业；档案管理；管理模式；优化政策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）25-0151-02

档案是人们用来记录历史的一种有效方式，通过档案人们能够了解和掌握事情发展规律。据研究表明：成功的企业都善于运用企业的档案资源，比如通过历史档案记录，回望企业一路的实践发展过程，从中累积成功与失败的经验，从而制定一套完善的企业档案管理制度，使企业迈向更高领域。同样，电力企业若能有效管理企业档案，就能从中获取有利经验，以便剔除不利于企业发展的因素，从而促进企业的未来发展。因此为了更好地立足于社会，电力企业必须顺应新时代的发展，对企业档案进行现代化管理，提高企业效益。

1 电力企业档案管理工作的主要内容

目前我国的电力企业档案管理工作中存在不少问题，比如新档案补充不及时、档案顺序混乱、资料流失等。经过调查发现，出现这些问题的主要原因有两个：一是档案管理人员对管理工作内容的不明确；二是企业缺乏一套完善的工作内容管理制度。下文列出了三点电企档案管理工作的主要内容，列出该内容的主要目的是帮助档案人员明确工作内容，并有针对性地进行档案管理工作。

1.1 电力企业资料案卷

我国企业文书立卷的有关规定指出，各个企业必须及时对本企业在某一时期产生的文书资源进行整理，并将其组成规范的案卷。案卷一方面能够反映企业的成长历史、真实反映企业的社会面貌，另一方面有利于国家的监督和管理。

1.2 定期归档

出于最大程度地实现企业档案的功能和方便电力企业的各部门工作人员使用档案资源这两点目的，电力企业档案管理部门首先要定期对各部门工作文案进行采集，标上注明。再者对重要内容进行重点管理。最后对档案进行系统化分类安置，进行一一归档。

1.3 对档案的保护

很多电力企业由于历史久远，档案会随着时间变化而发生一定的损坏和遗失。针对这一情况，档案管理人员要利用有效的管理方法对企业档案进行管理，保证企业档案的长久性和有效性。

2 对电力档案安全风险的评估

2.1 在部门内建立专门的评估小组

高度重视电力档案安全风险的评估工作，为了认真落电力实档案安全工作的进行，应该进行必要的监督，要在部门之内建立专门的评估小组，小组成员要严格挑选，每一个组员的责任意识都需要达到非常高的水平，保证对电力档案进行安全风险评估工作的时候认真负责，评估小组的所有人员通过分析讨论，把评估工作的每一个细节都安排好，每一个人的责任都落实。

2.2 制定合理的评估标准

在评估过程中，想要做到有法可依，就必须要有明确的评估标准，才能保证评估工作科学与合理的进行，在制定评估标准的时候要依据我国法律和行业要求，比如在制定电力行业的档案保管安全的时候就按照电力管理档案安全管理原则来进行制定，电力档案资料的保护和保管，对环境和基础设备都有严格的要求，所以想要构建良好的档案安全体系，就必须依据我国法律和法规制定合理的措施，以达到保护档案的目的和要求来进行评估。

2.3 加强对保证评估工作的监督，以确保工作的顺利进行

明确评估的目的和方式，按照要求严格进行评估，对建设电力档案馆的必备要求进行评估，并且比对现实，以便知晓电力档案管理中的缺点，对电力档案安全体系的优化和完善是十分有效的。

3 加强电力企业档案的现代化管理

如何才能让档案管理与时代同步？相信许多的电力企业想知道这个问题的答案。下面我们结合现代化需求，提出四点优化电力企业档案管理的措施。

3.1 优化档案管理人员队伍

其一，电力企业档案管理工作人员的管理观念意识在一定程度上影响着企业档案管理局面，因此要想实现企业档案的现代化管理，首先要提高档案管理人员的创新意识。尤其是在人事制度化管理的电力企业现状下，档案的管理量日益剧增。档案管理人员的创新意识能够在一定程度上改变埋头苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。电力企业可以通过会议形式定期对企业档案管理人员进行新知识传递，培养他们的创新意识。或者通过活动的形式宣传创新思想，提高档案管理工作人员的工作热情。通过不时的宣传和培训，提高档案人员的创新意识。

其二，一群高素质的档案管理人员能够对企业的档案进行专业、诚实管理。因此提高档案管理人员的职业道德素质也是实现档案现代化管理的重要步骤。电力企业可以在公司内部制定相关奖罚制度，通过奖罚制度提高档案人员的工作态度和责任意识，训练他们的乐观、坚强意志，提高其工作的热情，增加工作动力，从而提高他们的思想道德品质和职业道德素质。

其三，档案人员的工作能力也是决定企业档案管理工作质量的主要因素之一。因此，强化档案人员的工作技能是优化档案管理人员队伍的另一项重要工作。比如时常抽查档案人员的工作情况，不定期查看档案设置管理情况。或者进行定期的档案人员技能培训，提高企业档案管理效率和质量。

3.2 运用科技对企业档案进行信息化管理

其一，档案的资源网络体制建设是实现档案信息化管理的基础条件。因此电力企业应该使用网络对各个部门的档案资源进行分类登录，并对管理流程进行重组，使得企业资源能够满足新科技的要求。比如对于员工业绩考核记录的网络体制建设，可以在民主、公开的条件下，用网络编程各个部门以及各个岗位员工的工作任务，同时记录员工的工作业绩情况，这样不仅能够让员工们明确自身职责，还方便企业监督考核员工的工作状况。

其二，新形势下的电力企业档案管理必须以科技理念指导思想，只有这样才能最大限度开发利用企业档案资源，使其档案资源服务于企业的一切生产和发展，促进企业的经济效益。因此，电力企业应当善于运用科技比如网络计算机等科技设备，对企业的档案进行有效长期管理。或者通过其他的电子科技设备，整体记录和管理电力企业的工作发展历程，并强化资源的选取，从而改变旧式的笔记企业档案管理模式。

3.3 通过合同的形式强化电力企业档案的现代化管理

在当前这个法制社会体制下，合同是一项重要的、具有强制法律约束的，并且用于保障个人和单位的合法权益的有效形式。同时，合同是当今电力企业行业约束和明确双方责任和义务的现代化依据和手段。因此电力企业在与其他单位进行工程建设合作或者其他工作合作时，应当结合法律以及企业的经济利益，签订相关的合同，并到相关的权威部门进行盖章和确立，以保障其项目的相关档案的统一性、权威性和准确性。同时，电力企业还应通过经济手段对两者之间的义务、责任、利益进行明确规定，通过经济促进合同的有效履行。除此之外，企业还应该与企业内部的合同档案管理工作人员进行劳动合同权利义务的签订，使其在法律的强制约束下，认真、用心、尽职尽责保证合同的安全，从而保障公司整体效益。

3.4 加大投资，切实保护电力企业档案资源

遵照国家相关档案保护的规定对企业机密档案进行保护。首先，电力企业应当加大财力的投入，增加防窃、防寒、防灾、防毒虫等等这些保护设备，避免意外事故造成企业档案资源的损坏或者流失。其次，针对那些不同载体的重要档案，企业必须采取加密保护举措，比如设置专门的安置地点、加防护锁、身份证验证、进行档案备份、法律保护、设置多层密码等措施进行加强保护。除此之外，电力企业还应当重点落实好档案中牵连到企业知识产权和企业机密的材料，尽可能保障其档案的原貌，并且采取科学管理保护方法或者实行电子科技监督技术，以杜绝机密向外泄露的情况发生，保障企业档案系统的安全。

4 结语

一方面，一个电力企业只有充分认识到档案管理的重要性，才能加强企业管理人员的管理，从而提高企业工作效率。另一方面，一个电力企业必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念，才能实现企业档案的有效管理，促进企业又快又稳发展。

参考文献

[1] 孙志梅.电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国电力教育，2010，（1）：259-260.

[2] 刘璐.谈企业档案工作者从传统服务向知识服务角色转变的必然性[J].广东档案，2009，（6）：40-41.

关键词：企业档案;社会化;管理模式

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年3月6日

一、我国企业档案管理现状

（一）企业档案管理对象发生显著变化。自改革开放以后，我国由原来的国有制经济转变为国有制为主体多种所有制并存的形式，这个过程中，企业档案的管理就发生了显著的变化，原本的国有制经济中，仅仅包含国有企业这一种成分，企业的档案自然是由国家政府来进行管理，然而，当经济体制发生变化之后，社会中的企业不仅仅有国有企业，更有私营企业、民营企业等多种企业，那么，对于企业的档案管理，就不仅仅是政府与国有企业之间的事务，其管理对象也包含了国有企业档案、民营企业档案、私营企业档案等多种。

（二）企业与政府之间的关系发生了变化。在以往的计划经济时代，企业的生产目标都是由政府来制定，政府对于企业发挥着根本的指挥作用。然而，当我国进入市场经济时代之后，企业与政府之间的关系发生了极大的变化，在这个时期，政府与企业之间是一种财产关系，国家不再直接干预企业的生产经营活动，企业需要对自身盈亏负责。一方面为企业的自我管理提供了一个相对较为宽松的环境，一方面政府的职能也发生了变化，由原来的领导者变为了服务者，企业在经营中的作用被凸显出来。

二、企业档案社会管理模式的意义

（一）改善政府职能失灵的问题。当市场自我调节能力失灵，无法处理经济发展中的问题时，政府就为调节该问题而出现，恰当地处理好公共事务，恢复市场的秩序。然而，如同市场一样，政府也可能会出现职能失灵的问题，这将会导致企业档案管理的一系列问题。为了改善这种问题，实施企业档案社会管理模式，能够有效地发挥企业管理的个性化，使企业获得期望中的管理服务，避免因不同类型企业之间差异造成的管理不恰当的问题，让企业都能够得到公平的发展机会。

（二）增强档案行政管理部门的实际管理能力。在企业档案社会管理模式之下，档案行政管理部门能够将一些细致的、具体的档案管理工作转移给档案中介机构，如此一来，档案行政管理部门就不必再将大量的人力、物力放在那些繁重、简单、效率低下的档案管理工作中，而是能够将更多的精力转移到对市场经济发展的宏观调控中，更好地发挥自身的依法监督市场、服务市场的职能，从而运用更少的精力、资金投入，提供更好的服务，为社会经济的发展发挥更大的作用。

（三）有利于制定科学、合理的档案管理政策。在以往的企业档案管理模式之下，档案行政管理部门主要是依靠自身多年的管理经验，结合国家与当地的管理实际情况，来制定档案管理制度，他们的出发点主要是方便于自身的管理工作，却很少征求企业的意见，难以反映出企业对于档案管理工作的需求。而实施企业档案社会管理模式，则能够协调政府部门与企业在档案管理工作中关系，从而充分发挥档案管理人员的作用，结合企业发展的需求与政府部门管理工作的实际，制定出符合市场发展规律、能够促进企业进步的档案管理策略。

（四）激发社会的自我管理能力。企业档案社会管理模式中，档案中介机构的出现，为激发社会的自我管理能力发挥了重要的作用。企业能够根据国家企业档案管理工作的相关法律法规，根据本企业的经营方式、生产技术、企业管理等进行自我档案管理，从而获得更大的发展动力，将企业在档案管理工作中由被动变为主动，为企业的管理工作注入更多的活力。

（五）有利于实现档案资源社会化。企业档案管理工作不仅是在为企业的发展服务，同时也是在为社会服务。在以往的企业档案管理模式之下，企业只向政府部门提交一些未涉及到企业核心机密的档案，政府通过这些档案的管理能够为企业提供服务，然而，企业档案管理却未能为社会带来任何效益。然而，实现企业档案社会管理，则能够将企业档案集中在一起，在不侵害企业利益的前提之下，实现企业档案信息的共享，为社会大众提供更多的服务，从而使企业档案能发挥更大的作用，实现档案资源的社会化。

（六）有利于实现人力资源社会化。档案管理工作需要具有专业知识的人员来进行，对管理人员素质的高要求是造成档案管理人才短缺的原因之一。而企业档案社会管理模式则是将业务外包给一些档案中介机构，如此以来，就能够使企业档案得到更为专业人员的管理，而档案行政管理部门则不需要再专门地招聘培训大量的档案管理人才，这就使得档案管理人才资源的配置更为灵活。档案中介机构中，具有多个方面的人才，如档案部门相关工作人员、档案管理专家等，将档案管理工作转交给档案中介部门，能够使这些专业人员充分发挥自身的作用，为企业提供更为专业、全面的档案管理服务。

三、企业档案社会管理模式的可行性

（一）具备企业档案社会管理模式实行的条件。改革开放以来，我国的经济体制由原来的计划经济向着现如今特色的市场经济而转变，形成了一种以国有制经济为主体、多种所有制经济共同发展的繁荣局面，在不同类型企业的相互竞争之下，促进了彼此的不断发展。由于企业发展的需求，政府对于企业的管理模式也逐渐地发生了改变，政府不再发挥对企业绝对的领导作用，而是进行宏观的调控，为企业提供财产、政策等方面的服务。随着政府职能的转变，档案行政管理部门的作用也与之前不同，这为企业档案社会管理模式提供了实行的条件。

（二）具有企业档案社会管理模式实行的动力。社会经济的发展，是进行档案管理社会化的主要动力。首先，由于我国经济体制的变革，各地逐步建立起了档案中介机构，并且规模不断扩大、业务逐渐成熟，为实现企业档案社会管理模式提供了先决条件。其次，政府对于企业的运作的干预能力逐步减弱，使得企业获得了更多的自我管理的机会。再次，人们对于企业发展的观念也逐渐地改变，市民与企业发展的直接接触越来越多，管理意识越来越强烈。最后，政府管理体制的改革，为实现企业档案社会管理模式提供了直接的动力。

（三）坚实的企业档案社会管理模式实行基础。现如今，我国为社会发展所提供的服务主要是要实现公共服务的市场化、服务职能的转变、政府部门的改革等，并且要在保障政府部门基础职能的前提下，让市场自身来为其发展提供相应的服务，从而优化公共资源配置。档案中介机构的出现就为政府职能的转变提供了坚实的基础，而档案中介机构则是可以利用自身专业化的人力资源、完善的服务来参与市场的竞争，为自身获得效益的同时，也实现了企业档案社会管理模式运行的可能性。

（四）极大的企业档案社会管理模式实行可能性。在特色市场经济的环境之下，档案中介机构建立并不断地发展着，档案中介机构的服务工作在很大程度上减少了档案行政管理部门在企业档案的管理、监督、企业运营指导方面的重任，使得档案行政部门的基本职能得以转变，政府由原来的直接干预企业运营，变为为企业提供相应的服务，其宏观调控作用在市场经济发展中的重大贡献也逐渐凸显出来。在一些较为发达的城市，档案中介机构已经总结出了许多可靠的档案管理经验，能够为其他档案中介机构的管理工作提供参考依据。

四、构建企业档案社会管理模式的方案

（一）构建企业档案社会管理模式应当遵循的原则。一是遵循政府宏观调控的原则。在企业档案管理工作中，档案行政管理部门应当适当地放权，将一些较为细致的、简单的档案管理工作，转交给档案中介机构，充分利用其专业化的人力资源，而政府部门则是要将更多的精力放在宏观调控方面，并且要加强对档案管理工作的监管，保证市场发展的正常秩序;二是遵循效益最大原则。对企业档案进行管理的最终目的，就是为了能够运用好企业档案，使其获得更多的发展机会。因此，对企业档案的管理，不仅要考虑到政府部门在管理工作中所付出的成本，也要考虑企业的收益是否会受到影响，并且在这两者之间寻找平衡点，使得其最终的收益最大化;三是遵循灵活管理的原则。企业档案管理不仅要方式灵活，对不同类型的企业采取不同的管理方式，还要手段灵活，结合法律法规及企业发展情况，提供专业化、标准化的档案管理服务，同时还要实现运行机制的灵活，建立起符合当地企业发展的运行机制，推动企业自我管理，实现政府、企业、中介共同为档案管理而努力;四是遵循自主管理的原则。企业档案关系到企业的切身利益，对于档案的管理工作，离不开企业自身的作用。因此，政府部门在为企业提供档案管理服务时，更应当采取相应的措施，鼓励企业进行自主管理，这不仅能够减轻政府部门的管理压力，也能够实现企业档案管理的高效化;五是遵循创新性原则。企业档案管理不能止步不前，而是应当与时俱进，随着市场经济的不断发展，企业的生产技术、管理模式、经营方式都会发生变化，那么企业档案管理也应当不断地进行创新，使其符合企业发展的需求，从而为企业的进步和经济的发展发挥更重要的作用。

（二）构建企业档案社会管理运行机制。企业档案管理的内部运行机制构建，首先，要建立与企业发展相符合的档案管理机构，并聘用专业的人员，在科学合理的管理制度之下，进行档案管理工作;其次，则是要做好档案管理服务，凸显档案管理在企业运营中的重要作用，获得企业管理者的认可，为档案管理的进一步发展获得更多机会;最后，则是要实现档案管理与企业共同发展，为企业带来更多的效益。

企业档案管理的外部运行机制构建，则需要企业、政府、中介、协会等多个方面共同努力，一是要转变档案管理意识，是领导者意识到档案管理的重要性，重视档案管理工作;二是要建立健全档案管理相关法律法规，运用法律，为企业档案管理提供可靠的保证;三是要加强政府的行政职能，强化其依法监督的能力，维护好企业的合法利益。

（三）构建企业档案社会管理模式应注意的问题及相应对策。档案中介机构受到档案行政管理部门制约，其主要原因是档案管理观念落后、二者关系混乱、管理机制不合理等。要解决这一问题，首先，就要转变档案管理观念，认识到档案中介机构在企业档案管理中的重要作用，肯定其专业能力，并给予其法律、政策等方面的支持;其次，则是要理清两者之间的关系，认识到档案中介机构的主要职能，给予其应有的档案管理权力，同时也对其进行严格的监督，保证其做好档案管理服务工作;再次，则是要制定科学合理的档案管理机制，使档案中介机构在公平的竞争中不断进行自我优化，为企业提供更高质量的档案管理服务。

明确档案中介机构的管理规范。档案中介机构的管理工作不严格的主要原因就是没有严格的法律来进行约束。这就使得档案中介机构的管理工作带有明显的随意性。要解决这一问题，就要建立健全我国的档案管理法律法规。首先，国家应当建立起一系列具体的、具有可行性的档案管理法律法规，而不同的地区，则可以根据当地企业的类型、规模等实际情况，制定详细的档案管理制度，通过这些法律制度，对档案中介机构的管理行为进行严格的规范，使其档案管理工作不断趋于成熟，实现我国企业档案的社会化管理。

主要参考文献：

[1]潘玉民，陈晓.地方档案法规关于档案中介服务规定的集成与分析[J].档案学研究，2007.6.

关键词：企业档案；规范化；标准化；管理方案

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案，2016（05）：79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界，2016（S1）：106-107.

[3]宫春影.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].信息化建设，2016（06）：267.