邮件合并的概念

1.邮件合并的功能

使用“邮件合并”功能可以快捷地制作出大量的信函、信封、标签、工资条、成绩单以及

大宗电子邮件和传真分发，并且将客户的信息保存，以便今后重复使用。

使用邮件合并制作成绩单的过程：先制作好“成绩单”空白表，运用邮件合并将"各科成绩”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单。

2.邮件合并所需的文档

邮件合并过程中涉及3个文档：数据源、主文档和合并文档。需要提前准备好主文档和数据源。

在 Word 中新建一个空白文档，建立个人成绩单，如图所示。

3.创建数据源

邮件合并的数据源可以使用Excel工作簿、 Access数据库、 Query 文件等。只要提前创建好 数据源文件，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。

注意：在使用 Excel 工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名， 数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高效率。

用Excel创建"各科成绩数据",即成绩单的数据源，如图所示。

4 使用邮件合并功能创建成绩单

1.插入数据源

打开"成绩单”主文档，单击“邮件"选项卡中“开始邮件合并”组的“选择收件人”按 钮，在其下拉列表中选择“使用现有列表”命令，如图所示。选择数据源(成绩单数据 源)保存的位置并打开，在出现的“选择表格”对话框中选择Sheet1$,如图4-145所示，单击 “确定”按钮，“成绩单”数据源就插入主文档。

2.插入合并域

单击要插入域的位置(如各科成绩),单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”组的“插入 合并域”下三角按钮，在其下拉列表中选择需要的合并域插入，如下图1所示。或者直接单 击“插入合并

域”按钮，打开“插入合并域”对话框，从中选择需要的域插入即可，如下图所示。

图一

插入合并域后的主文档如图2所示

图二

3.合并到新文档

单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮胞，在其下拉列表中选择“编辑 单个文档”命令，如图4-149所示。打开“合并到新文档”对话框，选择“全部”,如图4-150 所示，单击“确定”按钮，就生成以“信函1”为名称的新文档。

3.合并到新文档

单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮胞，在其下拉列表中选择“编辑 单个文档”命令，如图4-149所示。打开“合并到新文档”对话框，选择“全部”,如图4-150 所示，单击“确定”按钮，就生成以“信函1”为名称的新文档。

图4- 149 选择“完成并合并”下的命令 图4- 150 “合并到新文档”对话框

也可以在“完成并合并”下拉列表中选择“打印文档”命令，则打开“合并到打印机”对 话框，如图4-151所示。