Word 應該是 Windows 上最多人使用的文書處理軟體了，不過「經常用」不代表「會用」，其實 Word 有很多聰明的技巧，可讓你事半功倍，但是大多數人卻習慣土法煉鋼，用手動的方式去進行排版以及輸入內容。在此，我們整理了操作效率與版面調整相關的25個技巧，讓你 Word 處理效能加倍。

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有許多人的電腦僅能看舊版的.doc文件檔，無法開啟新版的.docx格式的檔案。因此如果使用Word2007以上版本，每次我們存檔時，為了相容性的問題，都要手動另外選擇一次存檔格式。其實並不用這麼累，我們可以直接將預設的儲存格式設為doc檔，以後就不用每次存檔都要多一個更改格式的步驟了。

當我們在自己的電腦上設計了一份文宣，用了一些特殊的字型，但其他電腦沒有安裝這個字型該怎麼辦呢？我們一樣可以在「儲存」的設定裡頭，只要勾選「在檔案內嵌字型」，就可以把字型打包在文件檔裡頭，把字型也一起帶著走了。

▲ 嵌入的字體只限於True Type字體，而且其它電腦如果修改這份文件，字體的效果將會遺失。

在Word選單中有個「最近的文件」顯示清單，可以看到過去你開啟過的文件歷史清單。這對於你要開啟經常使用的文件來說很方便，但是有些人整天編輯不同的Word文件，可能會嫌顯示數量太少，有些人一天只編兩三個文件， 又嫌數量太多反而不好找。你可以在Word選項的「進階」項目中，修改「最近的文件」顯示數量。

如果你的文件內容需要與其他人討論，甚至是每一行的內容都要逐字校對，那麼光是用嘴巴說第幾頁第幾行其實很難溝通，這時為文件中的每一行文字自動加上編號，將會讓你們的溝通更輕鬆。

在Word 中的「樣式」，是包含了文件段落間距，以及字體、字級的定義的一組集合。你可能在文件中的不同段落，設定了不同的樣式。但是之後你卻搞不清楚自己到底是怎麼設定的。這時，你可以用「樣式檢查器」來幫你檢查。

如果你選擇其它的文字段落，在樣式檢查器中也會對應顯示不同的結果。

設定樣式的好處很多，比方說你有一份文件內容很多很長，當你滑動滑桿要找特定段落的時候，往往會很不容易尋找。但是如果文件中你有設定段落樣式，則在拉動滑桿的時候，可以浮現每一個段落的標題，方便你快速檢閱。

當我們要一次複製文件中多段不連續的段落文字，只要在選取不同段落文字的時候，按下「Ctrl」按鍵不放，就可以複製。但是當你將選取段落貼上時，會發現貼上文字的順序是你選取的順序。如果你要依照文件中排列的順序貼上，則要用滑鼠右鍵按下複製才行。

如果你發現有兩個段落你想要設定為一樣的樣式，但是卻搞不清楚兩者之間的設定到底是哪裡不一樣，這時不需要自己一個一個來比對，其實在Word裡頭本來就有不同段落間的樣式比較功能，差異點直接列出，有什麼不同一目了然。

如果我們在編寫公司的文件，或是學生在編輯論文的時候，通常都有圖片與圖說不能分離的規定。但是在Word中常常會發現圖片與圖說因為分頁的關係，會被切割放置在上下兩頁。這時，我們可以透過「分行與分頁」的設定，強制圖片與圖說不分離。

如果我們要編寫小冊子或是說明書，我們可能會習慣希望讓每一個新的章節，都從左頁（奇數頁）開始。以前我們可能要人工手動自己加一頁或是減一頁，讓每一個章節剛好都能從左頁開始，但其實你不用這麼麻煩。

有的時候我們想要在文件的版面上有些變化，會設計一個文字方塊在文件下方，並且希望文字方塊內的文章與本文的文章是分開的，讓下方的文章自成一個區塊。可是，如果文字方塊內的文章希望能夠連續跨頁接著走下去，這時我們就需要將文字方塊設定連結，讓上一個文字方塊與下一個能夠連接下去，文章才會跨文字方塊走下去。

只要選擇你要設定行距的文字段落， 按下「Ctrl」+「1」就可以設定為單倍行距，而按下「Ctrl」+「2」則是雙倍行距。不過，如果按下「Ctrl」+「5」則是設定為1.5倍行距。

有些文件我們會在裡面插入大量的圖片、圖表，而圖片的累積量一大，整個檔案都變得相當大，一下子就超過10MB， 別說透過郵件與別人分享都寄不出去，就連在自己的電腦打開這個文件檔都變得很慢。

其實在Word裡頭可以對圖片進行壓縮，你可以試著將所有的圖片都壓縮到最小，再把檔案重存看看，用這種方式將檔案減肥，就可以讓你的檔案開啟的效率變快，而且也可以更便利地與別人分享檔案。

有的時候， 我們會需要把Word文件中的所有圖檔檔案通通都取出來，一個一個儲存成圖片檔案。只要將目前的這個Word檔案，另存成網頁的格式，這時Word就會自動把文件中所有的圖片轉出到一個資料夾存好了。

某些公司的資料或是簡報，會需要引用一些Excel報表中的數據，而你必須在Word裡頭引用某些數據，這時你可以用「文轉圖」的技巧，把一些報表中的數據轉為圖檔，提高人家直接把數據複製貼上的難度。這種文轉圖的方式，又有分為直接貼上，與貼上連結兩種方式。所謂的貼上連結，就是你隨時可以在圖片上按下更新連結，圖片就可以即時更新裡頭的數據，可以確保圖片中的資料保持最新的狀態。

網站上資料貼到Word檔案裡面，由於保留了網頁的格式造成之後要整理時的困擾。其實你可以把整理網頁格式的時間省下來，只要在你貼上網頁內容時，選擇貼為「未格式化的文字」就可以了。

有時一份文件檔案因為在公司、家裡帶來帶去，又在不同的時間進行修改，很容易就導致你搞不清楚哪一份文件檔案是最新的，或是某些資訊到底是儲存在哪一份檔案裡面。這時不免要在兩個文件中忙碌切換，針對要找尋的段落進行比對。 要比對兩份文件之間的差異，其實可以利用並排檢視的功能，把兩個文件並排在同一個螢幕中。而且可以透過同步捲動的功能，來同時滑動頁面，這樣你就不用在兩個文件視窗之間手忙腳亂的切換，輕鬆進行比對工作。

英文的大小寫切換很麻煩，像是有時要全部大寫，有時要首字大小，有時要全部小寫。因此，在Word中有提供三種讓我們快速切換英文大小寫格式的快捷鍵，只要記得這三個快捷鍵的使用方式，英文大小寫的切換就再也難不倒你啦！。

雖然在電腦上使用時，我們只要點選文件的超連結就可以連到網站，使用很方便。但是如果你要製作文件的話，你是看不到真正的網址，反而必須手動再把網址加上去，網址一多也是困擾。 如果你要製作一份包含有所有網址的列表清單的話，除了一個一個把超連結的內容開啟編輯之外，在這裡我們提供另一個更簡單的方法。

Word會自動把輸入的網址轉換成超連結。只要立刻按下「Ctrl」＋ 「Z」或是「BackSpace」按鍵，都可以把超連結取消。或是你也可以一勞永逸，在設定中直接取消。

通常我們用尋找、取代中所用到的功能，都是用來取代一些固定的文字，比如把「PC home」取代為「電腦家庭」一類的。這個功能有一個比較大的缺點，就是無法用來置換圖片。不過其實如果你要用某張圖片，來取代特定的文字，或是要讓同一張圖片，固定出現在文件中的某些位置的話，其實還是有方法可以做到的，訣竅就是利用剪貼簿。因為取代功能是可以指定用剪貼簿中所暫存的圖片或文字，來進行替代的動作。所以我們可以先把圖片放到剪貼簿中，就可以進行取代的動作。

雖然尋找取代的功能無法讓你找到特定的某張圖片，但是它是可以透過代碼找到所有的圖片物件的。你只要在尋找的關鍵字中填入「^g」，就可以找到所有的圖片了！

學校的論文對於很多格式都規定很嚴格，尤其是表格更是讓人頭痛。尤其一份論文往往會引用十幾篇的研究資料，然後要用表格來將這些研究資料列示出來，所以一份表格都會洋洋灑灑地跨上好幾頁， 看起來好不壯觀。為了方便閱讀起見，學校都會規定你要在每一頁的表格上方都要清楚標出每一欄位的標題。很多人就手動在每一頁的表格上方手動輸入標題。但是每次修改論文頁面都會調整，因此表格都會變動，每次都要手動修改標題也太累了，還是來學學自動設定標題的技巧吧！

你可以試著在調整列寬的時候，同時按下「Shift」、「Alt」、「Ctrl」其中一個按鍵，你就會發現原來這三個按鍵的妙用這麼多！按下「Ctrl」按鍵，拖曳表格線往左的時候，右邊的表格列寬會平均調整。 按下「Shift」按鍵，拖曳表格線往左的時候，只會改變左邊的列寬，右邊的列寬不變。 按下「Alt」按鍵，拖曳表格線往左的時候，與普通拖曳結果一樣，但上方的尺標會顯示各列的列寬。

只要整個文件是依照樣式來設定的，其實之後當你要選擇很多同樣階層的段落文字時，可以選擇「選取所有類似格式的文字」，就可以將文件中相同樣式的段落全部選取，一個動作就搞定！

讓 Word 當中每個章節的註腳都從1 開始編號

讓 Word 自動製作目錄，尋找章節好方便

讓 Word 裡的好圖片，一次全抓

Word 好圖一把抓之第二招：存成XML格式

要美工修圖找…Word 2010？

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