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验证条件包含任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义等8种类型，如果要限制输入的部门类型，可以使用【序列】。下面我们一起来看看Excel表格如何设置下拉选项（单元格下拉选项限制填写数据）吧！

1.打开“素材.xlsx”文件，选择B2:B10单元格区域，选择【数据】→【数据工具】组→【数据验证】→【数据验证】选项。

2.打开【数据验证】对话框，在【设置】选项卡下的【允许】下拉列表中可以看到包含了任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义等8个选项。

TIPS：Excel默认设置为【任何值】选项，该选项允许输入任意数值。选择【整数】选项后，需要选择数据的类型，包括介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于等选项，之后可以设置整数的范围。

选择【小数】选项，同样包含介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于等选项，之后需要设置小数的范围。 选择【序列】选项，可以设置仅允许输入序列内的数据。 选择【日期】选项，与【整数】选项类似，但限制的是日期数据。 选择【时间】选项，与【整数】选项类似，但限制的是时间数据。 选择【文本长度】选项，与【整数】选项类似，但限制的是输入文本的长度。 选择【自定义】选项，可以结合公式，实现更复杂的限制。

3.在【允许】下拉列表中选择【序列】选项，单击【来源】右侧的按钮。

4.选择J2:J7单元格区域，单击按钮。

5.返回【数据验证】对话框，即可看到设置的来源，单击【确定】按钮。

6.单击B2:B10单元格右侧的下拉按钮，选择员工的部门。

7.如果在单元格中输入非序列内的内容，则会弹出错误提示框，单击【取消】按钮即可。这样就能有效地控制和规范输入的数据。

如果部门增加了，例如在J8单元格中增加了“海外部”，该怎么修改？

8.选择B2:B10区域的任意单元格，打开【数据验证】对话框，重新选择【来源】为“=$J$2:$J$8”，选择【对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改】复选框，单击【确定】按钮。

9.可以看到B2:B10单元格区域的每个单元格的下拉列表中都添加了“海外部”选项。

TIPS：包含部门的辅助列如果被误删除，B列的数据验证就会出现错误，因此可以将包含部门的辅助列隐藏起来。

也可以直接在【来源】文本框中录入限制的内容，中间用英文逗号“，”隔开即可。

总结：

数据验证指对输入单元格的数据的合理性加以控制，其目的是在数据录入之初就保证录入数据的规范性和有效性，整套机制由“数据有效性”这一功能来实现。

如需要将一张表发给各个部门，希望各部门员工填写姓名、部门、职别、员工类别等信息，但不同员工对部门的称呼有差别，比如人力资源部，叫法可能包括人力部、人事部、HR部等，这时就需要统一名称，以便后期汇总数据。

这时就可以利用数据验证限制输入的内容，仅允许员工选择数据选项。这样做的目的是在录入数据的初期，保证录入的数据规范、有效。