如果已经有了现成的报表，并且要在其中添加排序或分组，或者要修改该报表现有的排序或分组，则本节将帮助您着手进行。

简单的排序、分组和汇总操作可以通过以下方式执行：在布局视图中右键单击字段，然后从快捷菜单中选择所需的操作。 要切换到布局视图，请在导航窗格中右键单击报表，然后单击“布局视图”。

注意: 虽然本节中的说明没有直接使用“分组、排序和汇总”窗格，但在操作时最好打开该窗格并观察该窗格的变化。 你将更好地了解 Access 正在执行的操作，并且随着你更熟悉使用 “组”、“排序”和“汇总 ”窗格，你可以使用它对报表进行其他调整。 若要显示“分组、排序和汇总”窗格，请执行以下操作：

在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 分组 & 汇总 ”组中，单击“ 分组 & 排序”。

要按降序对数值字段进行排序，请单击“降序”。

在快捷菜单中，单击所需的排序选项。 例如，要按升序对文本字段进行排序，请单击“升序”。 要按降序对数值字段进行排序，请单击“降序”。

Access 按指定的方式对报表进行排序。 如果“分组、排序和汇总”窗格已打开，则可以看到该字段新增了“排序依据”行。

注意: 当通过在布局视图中右键单击字段来应用排序时，一次只能对一个字段排序。 如果对其他字段进行排序，则将会取消对第一个字段的排序。 这与表单中的排序行为不同，在窗体中，可以通过依次右键单击每个字段并选择所需的排序顺序来建立多个排序顺序。 若要创建多级排序，请参阅使用“分组、排序和汇总”窗格添加分组、排序和汇总一节。

在要进行分组的字段中，右键单击任意值。

在快捷菜单上，单击“分组形式”。

Access 添加分组级别并为其创建组标头。 如果“分组、排序和汇总”窗格已打开，则可以看到该字段新增了“分组形式”行。

通过此选项，可以计算字段的合计、平均值、计数或其他汇总。 报表的结尾将添加总计，报表上的所有组将添加组小计。

在要进行汇总的字段中，右键单击任意值。

单击“汇总”。

单击您要执行的操作：“合计”、“平均值”、“记录计数”（统计所有记录的数目）、“值计数”（只统计此字段中有值的记录的数目）、“最大值”、“最小值”、“标准偏差”或“方差”。

Access 向报表页脚添加计算文本框控件，这将创建总计。 此外，如果报表具有任何分组级别， Access () 添加组页脚，并在每个页脚中放置总计。

注意: 此外，还可以通过以下方式来添加汇总：单击要进行汇总的字段，然后在“设计”选项卡的“分组和汇总”组中，单击“汇总”。

若要在报表中添加或修改分组、排序顺序或汇总选项，使用“分组、排序和汇总”窗格可以为您提供最大的灵活性。 此外，布局视图是首选的操作视图，因为在该视图中更易于看到所做的更改如何影响数据的显示。

在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 分组 & 汇总 ”组中，单击“ 分组 & 排序”。 Access 显示“ 组”、“排序”和“汇总 ”窗格。

若要添加新的排序和分组级别，请单击“添加组”或“添加排序”。

“分组、排序和汇总”窗格中将添加一个新行，并显示可用字段的列表。

可以单击其中一个字段名称，或单击字段列表下的“表达式”以输入表达式。 选择字段或输入表达式后， Access 向报表添加分组级别。 如果位于布局视图中，则显示内容将立即更改为显示分组或排序顺序。

有关创建表达式的详细信息，请参阅了解如何生成表达式一文。

注意: 

如果已定义多个排序或分组级别，可能需要在“ 分组”、“排序”和“汇总 ”窗格中向下滚动，然后才能看到 “添加组 ”和“ 添加排序 ”按钮。

一个报表最多可定义 10 个分组和排序级别。

每个排序级别和分组级别都包含大量选项，您可以通过设置这些选项来获得所需的结果。

若要显示分组级别或排序级别的所有选项，请在要更改的级别上单击“更多”。

若要隐藏选项，请单击“更少”。

排序顺序    可以通过单击排序顺序下拉列表，然后单击所需的选项来更改排序顺序。

分组间隔    此设置用以确认记录的分组方式。 例如，可根据文本字段的第一个字符进行分组，从而将以“A”开头的所有文本字段分为一组，将以“B”开头的所有文本字段分为另一组，依此类推。 对于日期字段，可以按照日、周、月、季度进行分组，也可输入自定义间隔。

总计    若要添加汇总，请单击此选项。 可以添加多个字段的汇总，并且可以对同一字段执行多种类型的汇总。

单击“汇总方式”下拉箭头，然后选择要进行汇总的字段。

单击“类型”下拉箭头，然后选择要执行的计算类型。

选择“显示总计”以在报表的结尾（即报表页脚中）添加总计。

选择“显示组汇总占总计的百分比”，以在组页脚中添加用于计算每个组的小计占总计的百分比的控件。

选择“显示在组页眉中”或“显示在组页脚中”以将汇总数据显示在所需的位置。

选择字段的所有选项之后，可从“汇总方式”下拉列表中选择另一个字段，重复上述过程以对该字段进行汇总。 否则，单击“汇总”弹出窗口外部的任何位置以关闭该窗口。

标题    通过此选项，可以更改汇总字段的标题。 此选项可用于列标题，还可用于标记页眉与页脚中的汇总字段。

若要添加或修改标题，请执行以下操作：

单击“有标题”后面的蓝色文本。

“缩放”对话框随即出现。

在该对话框中键入新的标题，然后单击“确定”。

有/无页眉节    此设置用于添加或移除每个组前面的页眉节。 添加标题部分时， Access 将分组字段移动到标题。 删除包含除分组字段以外的控件的标头部分时， Access 请求确认以删除控件。

有/无页脚节    使用此设置添加或移除每个组后面的页脚节。 删除包含控件的页脚部分时， Access 会要求确认删除控件。

将组放在同一页上    此设置用于确定在打印报表时页面上组的布局方式。 您可能需要将组尽可能放在一起，以减少查看整个组时翻页的次数。 不过，由于大多数页面在底部都会留有一些空白，因此这往往会增加打印报表所需的纸张数。

不将组放在同一页上    如果您不在意组被分页符截断，则可以使用此选项。 例如，一个包含 30 项的组，可能有 10 项位于上一页的底部，而剩下的 20 项位于下一页的顶部。

将整个组放在同一页上    此选项有助于将组中的分页符数量减至最少。 如果组不能容纳在页面上的剩余空间中， Access 将该空间留空，并改为在下一页上开始该组。 较大的组仍需要跨多个页面，但此选项将把组中的分页符数尽可能减至最少。

将页眉和第一条记录放在同一页上    对于包含组页眉的组，此选项确保组页眉不会单独打印在页面的底部。 如果 Access 确定没有足够的空间在标题后面打印至少一行数据，则组将从下一页开始。

若要更改分组或排序级别的优先级，请单击“分组、排序和汇总”窗格中的行，然后单击该行右侧的向上或向下箭头。

若要删除分组或排序级别，请在“分组、排序和汇总”窗格中，单击要删除的行，然后按 Delete 或单击该行右侧的“删除”按钮。 删除分组级别时，如果分组字段位于组页眉或页脚中， Access 将其移动到报表的“详细信息”部分。 组页眉或组页脚中的其他任何控件都将被删除。

如果只想显示 (总计，即仅显示) 页眉和页脚行中的信息，请在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 分组 & 总计 ”组中，单击“ 隐藏详细信息”。 这将隐藏下一个较低分组级别的记录，从而使汇总数据显示得更为紧凑。 虽然隐藏了记录，但隐藏的节中的控件并未删除。 再次单击“隐藏详细信息”将在报表中还原详细信息行。

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