Microsoft Word makes it easy for you to alphabetize text, whether that text is on its own, in a list, or part of a table. Let’s take a look at how it’s done.

Microsoft Word使您可以轻松地按字母顺序排列文本，无论文本是独立的，在列表中还是在表的一部分中。 让我们看看它是如何完成的。

Sorting text alphabetically works the same way whether the text is in separate paragraphs or an actual list (bulleted or numbered). One thing to note, though, is that Word can only handle sorting a single level list. If you sort a list with multiple levels, it still sorts every line alphabetically and can rearrange your whole list.

无论文本是在单独的段落中还是在实际列表中(按项目符号或编号)，按字母顺序对文本进行排序的方式都相同。 但是要注意的一件事是Word只能处理对单个级别列表的排序。 如果您对具有多个级别的列表进行排序，它仍然会按字母顺序对每一行进行排序，并且可以重新排列整个列表。

First, select the text that you want to sort. Here, we’re just using text where each word is its own paragraph, but the procedure is the same if you select items in a bulleted or numbered list.

首先，选择要排序的文本。 在这里，我们只是使用文本，其中每个单词都是其自己的段落，但是如果在项目符号列表或编号列表中选择项目，则过程相同。

Switch over to the “Home” tab on Word’s Ribbon, and then click the “Sort” button.

切换到Word功能区上的“主页”选项卡，然后单击“排序”按钮。

This opens the Sort Text window. In the Sort By options, select “Paragraphs” from the first dropdown, and then select “Text” from the “Type” dropdown. Click the “Ascending” option to sort from A to Z, or “Descending” to sort from Z to A. When you’ve got it all set up, click the “OK” button.

这将打开“排序文本”窗口。 在“排序依据”选项中，从第一个下拉列表中选择“段落”，然后从“类型”下拉列表中选择“文本”。 单击“升序”选项从A到Z进行排序，或者单击“降序”从Z到A进行排序。设置完毕后，单击“确定”按钮。

And just like that, your text is alphabetized.

就像那样，您的文本按字母顺序排列。

Let’s look at another example. Say that each item on your list has multiple words and you want to alphabetize by something other than the first word. The most straightforward example of this would be a list of names where we wanted to sort by the last name instead of the first.

让我们看另一个例子。 假设您列表中的每个项目都有多个单词，并且您想按字母顺序而不是第一个单词来按字母顺序排列。 最直接的例子是我们要按姓氏而不是名字排序的名称列表。

Select your text.

选择您的文本。

Switch over to the “Home” tab on Word’s Ribbon, and then click the “Sort” button.

切换到Word功能区上的“主页”选项卡，然后单击“排序”按钮。

In the Sort Text window, click the “Options” button.

在“排序文本”窗口中，单击“选项”按钮。

In the Sort Options window, select the “Other” option. In the box to its right, delete any existing characters, and then press the Spacebar once. Click “OK” when you’re done.

在“排序选项”窗口中，选择“其他”选项。 在其右侧的框中，删除所有现有字符，然后按一下空格键。 完成后，单击“确定”。

Back in the Sort Text window, choose “Word 2” from the “Sort By” dropdown, and then click the “OK” button.

返回“排序文本”窗口，从“排序依据”下拉列表中选择“单词2”，然后单击“确定”按钮。

Here’s the result:

结果如下：

You can even sort by multiple words in one go. Suppose you had a list arranged last name first, like in the following image.

您甚至可以一次将多个单词排序。 假设您首先有一个姓氏排列的列表，如下图所示。

You want to alphabetize that list by the last name, but then you also want to do a second alphabetization by the first name. No problem. After selecting your list, hit that “Sort” button on the Ribbon again.

您想按姓氏按字母顺序排列该列表，但随后您也想按名字按第二个字母顺序排列。 没问题。 选择列表后，再次点击功能区上的“排序”按钮。

In the Sort Text window, choose “Word 2” from the “Sort By” dropdown, and then choose “Word 1” from the first “Then By” dropdown. (There’s even room for another layer down there if you need it.)

在“排序文本”窗口中，从“排序依据”下拉列表中选择“单词2”，然后从第一个“则依据”下拉列表中选择“单词1”。 (如果需要的话，甚至在下面还有一层空间。)

When you’re done, you’ve got a nicely sorted list that looks like this.

完成后，您将获得一个看起来像这样的排序良好的列表。

In this next example, let’s say you had a table and you wanted to alphabetize the rows according to the text in a particular column. In our case here, we’re using a table with some information about various cities, and we want to alphabetize by the state, which is our fourth column.

在下一个示例中，假设您有一个表，并且想要根据特定列中的文本按字母顺序排列这些行。 在本例中，我们使用的表格包含有关各个城市的一些信息，并且我们要按州的字母顺序排列，这是我们的第四列。

First, select the entire table.

首先，选择整个表格。

Switch over to the “Home” tab on Word’s Ribbon, and then click the “Sort” button.

切换到Word功能区上的“主页”选项卡，然后单击“排序”按钮。

In the Sort window, in the “Sort By” dropdown menu, select the column you by which you’d like to sort. In our case, we’re choosing “State” because Word pulled that descriptor from our header row.

在“排序”窗口的“排序依据”下拉菜单中，选择要作为排序依据的列。 在本例中，我们选择“状态”，因为Word从标题行中提取了该描述符。

We’re going to keep it simple in this example and just sort by state, but if you wanted to add a second level of sorting (in our case we might want to sort by city after sorting by state), you could select it from the “Then By” dropdown menu.

在本示例中，我们将使其保持简单，仅按州排序，但是如果您想添加第二级排序(在我们的示例中，我们可能希望在按州排序后按城市排序)，则可以从中选择“ Then By”下拉菜单。

Click “OK” when you’re all set up.

完成所有设置后，点击“确定”。

And here’s our table again, this time sorted alphabetically by the “State” column.

这又是我们的表格，这次是按“州”列按字母顺序排序的。

翻译自: https://www.howtogeek.com/361217/how-to-alphabetize-lists-and-tables-in-microsoft-word/