采购及应付款管理流程优化案例 （1）选题

(2)范围确定

财务流帐务系统存货及暂估应付发票登录及应付款确认付款计划及付款管理采购材料需求计划定单接收货物发票确认业务流财务及管理报告、财务及管理分析

采购及应付款流程－现状

采购及应付帐款管理流程弊端：

• 采购缺乏统一管理--采购职责(物料,设备)分散于多个部门中,多方管理多方预算,公司对年度采购量缺乏宏观调控,进而影响公司整体成本控制；

• 物料采购与材料仓库管理欠缺专业分工--同时负责定价、发单、接货、存货管理，存在舞弊空间,不利于提高专业效率； • 手工入帐及重复对帐--流程中多次手工入帐及多方对帐导致大量重复人手及工作； • 缺乏有效的订单系统--采购使用多种单据,对入库与采购在批次、类型、数量和时效上缺乏有效控制,对已订未到的采购及安全存货量缺乏系统科学的认识；

• 缺乏供应商管理体系--供应商的价格、质量、送货时限及服务水平并无进行系统评定,不利于选择最佳供应商及减少成本； • 应付款给付欠缺科学的现金流量分析及供应商关系考虑--科学的付款排序可以同时均衡现金流量及公司与供应商之间的关系维护。 供销公司供应商原材料仓库

规划高层次分析现有流程确认问题流程设计优化流程实施计划实施持续监控和改进

采购及应付帐款管理流程

现状•物料采购流程•物料收货流程•记应付帐款流程•付款流程•采购退货流程•物料采购流程•物料收货流程•记应付帐款流程•付款流程•采购退货流程优化•采购及应付帐款管理流程概览

采购流程－现状

生产部门兼具采购功能，分工不合理，容易造成舞弊；1在没有统一的采购订单的情况下，各种物料的采购流程都不一样，无法对采购业务进行集中管理；4生产部原材料燃料财务部生产计划原材料定额汇总表供销公司物资供应处•查询库存和在途物资资料•采购-油料-橡胶-帘子布2计划调度处比价采购处不具备进行采购审批所需的技术数据和供应商资料，采购人员不够专业化；31装备动力部固定资产设备材料审批生产部23审批中标供应商资料比价采购处中标供应商资料询价报价报价答复函设备动力处没有对的采购过程进行系统性记录，采购业务分散（如，物料、设备和模具由不同部门实施采购），公司无法全盘了解整体采购额度。缺乏集成和系统的供应商档案和库存物资资料。设备材料处计划调度处4模具煤询价、报价报价答复函供应商动力分厂

采购流程－优化

采购部已审批采购需求单生产部各部门41统一各类采购业务，集中由采购部管理，需求和采购职责分工，防止舞弊；12•制定采购计划•询价议价•协议合同•安排送货时间•评估供应商采购订单所有的采购都遵循统一的流程、步骤和订单，并统一由采购部负责采购，集中管理2，利于对采购业务的监督；供应商•原材料、燃料需求•固定资产需求•设备材料需求•模具、煤需求ERP3Diagnostic Question在系统内建立采购订单文件。与有关部门界面共享，采购员可以随时对采购进度进行跟踪；集成系统内储存有供应商资料及供应商评估报告，便于对供应商的管理；3•采购需求单•采购订单•采购计划•供应商数据•采购进度控制报告采购部统一管理各类采购，具有一定的专业水平。4仓库•收货发货

采购及应付帐款管理流程概览－优化

采购部生产部(计划调度处)各需求部门•制定采购计划•询价议价•和供应商协议合同•安排送货时间•评估供应商供应商•原材料和燃料需求•固定资产需求•设备材料需求•模具、煤需求等等原材、设备等ERPDiagnostic QuestionLOW EvaluationTo what extent does the company haveNo defineda formal purchasing strategy/miionpurchasing strategy.statement that is known and understoodby both those within and outside thedepartment?Includes upper-levelmanagement recognition,participation andauthorization of thepurchasing strategic plan.To what extent have your company’scorporate objectives been clearly andthoroughly communicated topurchasing management and staffemployees?Purchasing efforts lackfocus and purpose.Communication ofobjectives has been adhoc.No formalmeeting has been heldand/or documentationhas not been provided.Purchasing strategiesand efforts focus on andparallel corporatestrategic objectives.Thedepartment\' activitiesimpact favorably oncompany results.Objectives have beendiscued with alldepartment membersand all members havebeen given copies of themiion statement andpurchasing objectives.Objectives may beposted in a commonarea.•采购订单••••应付帐款控制报告现金需求报告库存日报表供应商绩效评估报告仓库•将发票金额输入系统，系统自动对进行采购订单、发票和收料单的三方核对，并记录入帐：－应付帐款－暂估应付•应付帐人员及财务部经理定期审查应付帐款控制报告及现金需求报告，合理安排付款。财务部

采购及应付帐款管理优化流程: • 将采购部单独设置，并扩大采购业务至所有产品和相关设备，流程系统化，人员专业化；

• 采用订单管理模式。 ERP系统内有订单录入、查询和关闭功能，缩短采购时间，便于对采购进行实时管理；

• 集成系统实时更新采购进度控制报告，便于采购部科学安排购货及按时发出收货通知，同时制定供应商评估报告；

• 集成系统实时更新应付帐款控制报告，便于财务部根据现金流量建立最优付款日程表，提高对现金流量的控制。

采购及应付帐款管理流程

流程 分 析 的 发 现

1.物资供应处的下属 部门； 2.生产部门兼具采购功能，模具设计人员兼职做采购；

诊断之问题

1.部门设置不合理,生产与采购

的分工不合理,供销不分,提货工作由采购部门负责,容易

我们的建议

1.由营运部下属的采购部集中

管理各项采购业务 2.提货工作由物流部（仓储及1. 3.提货工作由供销公司负责，而不是有独立的物流（运输和仓储）人员负责

出现舞弊; 运输）负责

3.采购工作由专职采购人员负

责

2.采购人员分工非专业化，不

易提高工作效率及工作质量

2.

采购业务高度分散，原材料、设备材料、模具、计算机、办公用品等物料的采购分属不同部门负责

公司无法全盘了解整体采购

建立采购部，将原材料、设备材

额度,采购流程、单据使用不统料、办公用品、模具等的采购统一，增加采购成本，增加管理一在采购部执行 难度

3.

审批工作由比价管理处与采购部经审批程序缺乏效率，供应不经理理负责，而比价采购处不具备进行采

把过多经理集中在审批上，而非

1.按照采购金额，审批工作有

采购分部经理及采购部经理分级负责

2.集成系统中存储物料需求情

况及供应商资料，供采购部经理参考 购审批所需的技术数据和供应商资战略制定和执行上，比价采购处料

把监督作为例行公事

4.

无采购订单，没有对采购过程进行系统性的记录与跟踪

对货物的到达时间和数量缺乏控制，提高生产和存货成本

使用采购订单，建立采购订单主文件，在集成系统里与有关部门共享，采购员可了解任何时点每笔采购的收货与付款情况，对采购进度进行追踪

4.对供应商绩效的评估只在每年年底减缓工作效率，不利于加强完善做一次，缺乏集成和系统的供应商管理及供应商档案

与供应商的关系，不利于控制采购成本和质量

建立供应商主文件，根据过去与

供应商交易的统计数据，定期对供应商进行评估.

流程 分 析 的 发 现 诊断之问题 我们的建议

对供应商绩效的评估只在每年年底做一 不利于控制采购成本和质量 建立供应商文件，以采购订单为中心次，缺乏系统的供应管理及供应商数据

及时更新记录供应商的评估工作及供应商数据库

提货员每天到火车站提货，对货物的种 导致人力、运输和储存成本集成系统中有到货时间的详细记录，提货类、数量和到货时间没有任何了解，被动的浪费 地进行收货（只要是属于贵州轮胎的货品，一律运回仓库）

供应商将发票给各采购部门,而非直接给发票管理分散,易造成数据管供应商直接将发票交给财务部 财务部

理不统一和大量核对工作,并形成舞弊空间

前，仓库根据系统内的到货时间计划随时了解到货计划，包括种类、时间和数量

采购员填写采购付款申请，财务部才安排易导致某些款项拖欠时间过1.集成系统中有应付帐款控制文件，财务人相应付款

长，部利于保持与供应商的员可定期查阅 良好关系

2.系统自动提示付款日期，系统内审批与传送文件

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采购流程优化及供应商开发管理评估

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食堂管理及采购流程

饭堂管理及采购流程

采购管理流程

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第二十一章FI21_非采购性供应商应付款流程