目 录

一、公文的特点和作用二、公文种类三、公文格式四、行文规则五、公文拟制六、公文办理七、公文管理

第一部分 公文特点和作用“经国之枢机，为政之先要”——梁代·刘勰[xié] 公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。一、公文的特点一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。二、公文的作用指导工作，传达意图。 （通知）联系工作，交流情况。 （函）请示工作，答复问题。 （请示、批复）总结工作，推广经验。 （通知、决定）记载工作，积累史料。 (各文种） 三、公文工作基本原则实事求是原则 准确规范原则 精简高效原则 安全保密原则四、公文工作组织保障一要加强组织领导 二要强化业务指导三要抓好督促检查 四要提高办文能力第二部分 公文种类 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

一、区分公文种类的功用 一是体现公文性质。 二是反映行文方向。三是表达行文目的。 四是揭示公文特点。二、公文种类决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。三、近似文种异同辨析决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别。通知与通告：主要是适用对象有区别。通知与通报：内容的侧重点不同。意见与报告：行文方向和内容有区别。意见与请示：行为方向和内容上有区别。请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。决定、命令（令）通报： 适用范围和程度不同。四、文种选用常见问题(一)、缺少文种 (二)、使用非法定文种(三)、文种重叠 (四)、生造文种(五)、文种作为公文标题 (六)、文种混用 (七)、同类公文使用不同文种 (八)、错用文种 第三部分 公文格式公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式： ——格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织： ——内容，即公文的主体部分。依据：1.中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）； 2.中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。一、公文格式要素划分版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码

（一）主体部分公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层 “一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ；第三层 “ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。

发文机关署名应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。

成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期； 联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××2012年×月×日

（二）文尾部分包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。

二、公文版面及装订要求公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。依据： 中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）。第四部分 行文规则行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。l 一般可分为相互隶属关系，平行关系， 不相隶属关系。 l 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。l 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。l 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。第五部分 公文拟制公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发等程序。 公文签发公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。第六部分 公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。 做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。《条例》主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。第七部分 公文管理公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。案例：党政机关公文常见错误1.没有发文机关标识（非红头文件）2.文种错误3.发文字号、格式不规范，联合发文编各机 关号4.上行文（请示、报告）没有签发人5.公文标题缺要素、用词不当6.正文错别字、层次不当、字体字号不规范7.附件格式不规范8.日期格式不规范9.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）10.版记要素不全、多余文件参考：1.中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）2.中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）