资料室管理规定

一、目的

为规范公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护

公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门必须按本规定认真做好资料管

理工作。

二、资料归档范围：

本规定所指的资料是指过去和现在的公司各部门工作中所直接形成的对公司有保存价值的各种文

件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式

的历史记录。拟出各部门归档目录，提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。

二、资料归档制度：

1

．为了保证资料的质量和有利于查阅和管理，实行统一领导，分级管理。公司资料管理由总经理室

负责管理，统一收集，分类归档。公司各部门必须指定专人负责，因为他们熟悉文件材料的形成过程、

内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有利。

2

．归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。文字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复

写纸书写，否则资料管理人员不予接收。

3

．资料归档的时间：总经理室指派专人负责平时的资料保管和整理，每月对公司资料室进行归档操

作。

各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存档，存档记录需要有卷内目录，否则资料

员有权拒收记录存档。

存档需要办理（文件和资料移交清单）要求移交人和接收人核实记录并签字。

4

．文件材料归档时，应由总经理室编制《资料归档清单》，记录文件资料是否完整。若有缺失，及

时向该项负责人追讨。

三、保存期限：

1

．各部门文件根据（記錄控制規定）程序進行保存。

2

．所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。

四、借阅：

1

．公司内部人员借用资料，都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还