国际货代公司一般来说大致可以分为几个部门： 　　销售部门――接业务找市场的部门，负责揽货、接单。货代的销售业务员是公司利润的主要来源，也是推广公司产品，提高公司形象的核心力量。 　　操作部门――负责订舱、安排货物运输、报检、报关等具体的流程操作，保证货物顺利、及时地出运。操作人员是货代公司中工作最细致、最烦琐的。 　　单证部门――负责操作过程中的单据缮制。单证部与操作部的工作密不可分，是每一票货、每一环节动作完成和记录的过程，有的公司把这两个部门合二为一。 　　客服部门――是全流程的服务质量评估和保障部门，负责处理客户投诉、查询，甚至市场调研和服务质量考核。通常在规模比较大的公司中会设有客服部门，也可由操作人员兼做。 　　财务部门――负责每一环节的成本控制、核算，包含款项的回收，是国际货运代理企业赢利的保证。 　　

出口货运代理流程

　　从揽货接单，到订舱、报检、安排货物运输、报关、出运，直至账单结算、退单，是每笔出口货代委托业务必经的过程。下面的图例概括了出口货运代理的全流程，其中部分流程的操作会因运输方式的不同而不同，具体请参考业务流程总览。

　　一、揽货接单

　　揽货（Canvassion），就是通过与客户直接洽谈，或通过电话、传真、互联网、广告等各种方式，从客户那里争取货源，承揽货载的行为。 　　在开展揽货工作之前，首先应对自己企业的资源和竞争对手的企业资源有所认识，充分调动优势、规避劣势；其次应找准揽货对象，尽量搜集比较多的揽货对象信息；除此之外，货代销售人员还应多了解一些当前的宏观经济信息及微观经济信息，并且准备好必不可少的基本文件资料，例如公司简介、运价表、空白托书等。 　　在成功接单，拿到客户的委托书后，销售人员应当与本企业的操作人员进行沟通，并且做好对各个环节的跟踪，以便更好地完成“运后服务”。良好的运后服务往往能赢得客户的信任，增进揽货人员与客户之间的感情，稳定老客户，增加新客户，提高企业的竞争力。

　　二、订舱

　　订舱（Booking）是操作最基本也是最为关键的一步，是指托运人或其代理人在截单日前向承运人申请货物运输，预订货物舱位，承运人对该请求进行承诺的行为。 　　如果是海运，应向班轮公司（船公司）或其代理订舱；如果是空运，则向航空公司或其代理订舱。在正式订舱之前，需先确定好货物出运日期、货物具体数量、所需舱位信息等。

　　三、出口报检

　　凡需要报检的出口商品和其他法律、法规规定须经检验的出口商品，或合同规定必须经由海关出证的商品，在完成备货后，应在规定地点和期限内，填写“出境货物检验检疫申请”，并备齐商业发票、装箱单等相关文件向海关申请出口检验。海关对商品检验合格后，根据申请人的要求，签发相应的商检证书，如品质证书、健康证书等。  

　　四、安排货物运输

　　在完成订舱手续后，就可以开始安排货物装载运输。 　　空运方式下由于货量较小，通常由货代发送进仓通知，货主自行将货物送入货代指定仓库；海运情况则较复杂，根据货主提出的货物交接地点不同，运输的具体流程也不相同： 　　交接地点为“门（DOOR）”――实际工作中通常被称作“门到门”。在这种方式下，货物储存在发货人工厂仓库中，要求货运代理安排集装箱拖车运输。货代应在约定的装货时间内，安排拖车提取空箱，将空箱运至发货人工厂仓库；发货人则应准备好货物，安排好装卸工人及装卸机械进行装箱作业；货物完成装箱后，再由集装箱拖车将货物运至指定的码头集装箱堆场。具体操作流程可参考出口海运DOOR交货流程。 　　交接地点为“场（CY）”――实际工作中通常被称作“自做箱”或“自拉自送”。在这种方式下，发货人会自行安排拖车将货物在工厂装箱并运至指定堆场，货代只需及时向发货人发送进仓通知，指定进仓时间与地点即可。具体操作流程可参考出口海运CY交货流程。 　　交接地点为“站（CFS）”――实际工作中通常被称作“内装箱”。在这种方式下，货主会按货代发送的进仓通知将未装箱货物送入集装箱货运站，再由货代负责安排货物装箱，并送至指定堆场。拼箱货物也属此种方式，具体操作流程可参考出口海运CFS交货流程。

　　五、出口报关

　　货物出运前的最后一道步骤是向海关办理出口通关（Export Customs Clearance）。货物或运输工具进出境时，其收发货人或其代理人必须按规定将货物送进海关指定的集装箱堆场、集装箱货运站或码头仓库，向进出境口岸海关请求申报，交验规定的证件和单据，接受海关人员对其所报货物和运输工具的查验，依法缴纳海关关税和其他由海关代征的税款，然后才能由海关批准货物和运输工具的放行。放行后，出口人方可办理货物出口装船事宜。 　　在正式递单报关之前，需先进行报关预录入，申报成功后，打印“出口货物报关单”，再并备齐相关文件( 商业发票、装箱单等 )，向海关投单报关。

　　六、安排出运、支付费用、签取单据

　　海运和空运方式下，此步骤包含的具体操作有所不同，但总的来说，都是在完成出口报关之后，安排货物及时出运，与承运人结清费用，并取得运输证明（海运为海运提单，空运则为航空运单）。

　　七、账单结算，开具发票

　　货物按时出运，货代的任务也就完成了大半，接下来就应及时通知货主货物的装运情况，并出具费用账单，由货主确认账单后结清委托费用，货代开具“国际货物运输代理业专用发票”。

　　八、退单

　　退单是货代业务操作中的最后一步，具体是指当与客户完成费用结算后，应将海关退单、提单、出口时代客户申请的检验证书等等单据退给客户，以便客户能够尽早办理出口退税等手续。

　　九、航班跟踪，提供信息服务

　　虽然这笔出口货运代理业务的相关操作已经完成，但货代还应继续提供“运后服务”，包括跟踪货物运输情况，及时告知货主等。 　

进口货运代理流程

　　进口货运代理流程包括揽货接单、报检、报关、安排提货、账单结算、退单等。下面的图例概括了进口货运代理的全流程，其中部分流程的操作会因运输方式的不同而不同，具体请参考业务流程总览。

　　一、揽货接单

　　揽货（Canvassion），就是通过与客户直接洽谈，或通过电话、传真、互联网、广告等各种方式，从客户那里争取货源，承揽货载的行为。 　　在开展揽货工作之前，首先应对自己企业的资源和竞争对手的企业资源有所认识，充分调动优势、规避劣势；其次应找准揽货对象，尽量搜集比较多的揽货对象信息；除此之外，货代销售人员还应多了解一些当前的宏观经济信息及微观经济信息，并且准备好必不可少的基本文件资料，例如公司简介、运价表、空白托书等。 　　在成功接单，拿到客户的委托书后，销售人员应当与本企业的操作人员进行沟通，并且做好对各个环节的跟踪，以便更好地完成“运后服务”。良好的运后服务往往能赢得客户的信任，增进揽货人员与客户之间的感情，稳定老客户，增加新客户，提高企业的竞争力。

　　二、到货通知

　　货物到港后，船公司或航空公司会及时通知收货人或其货运代理人，以便其及时办理货物进口手续。

　　三、支付费用、取得单据

　　海运和空运方式下，此步骤包含的具体操作有所不同，但总的来说，都是在货物到港之后，与承运人结清费用，取得相关单据（海运为提货单，空运则为航空运单和提货通知单）。

　　四、进口报检

　　凡在法检范围内的进口商品，在取得相关货运单据与提货单后，需填写“入境货物报检单”(Application for Certificate of Import Inspection)，并备齐提货单、商业发票、装箱单等文件向海关申请进口检验。

　　五、进口报关

　　与出口报关同理，货物或运输工具进出境时，其收发货人或其代理人必须按规定将货物送进海关指定的集装箱堆场、集装箱货运站或码头仓库，向进出境口岸海关请求申报，交验规定的证件和单据，接受海关人员对其所报货物和运输工具的查验，依法缴纳海关关税和其他由海关代征的税款，然后才能由海关批准货物和运输工具的放行。放行后，进口人方可办理提货等事宜。 　　在正式递单报关之前，需先进行报关预录入，申报成功后，打印“进口货物报关单”，再并备齐相关文件(代理报关委托书、合同、商业发票、装箱单等)，向海关投单报关，并缴纳相关税费，才可完成通关。  

　　六、安排提货

　　在完成进口报关后，就可以开始安排提货。 　　空运方式下由于货量较小，通常由货代发送到货通知书，货主自行到指定仓库提货；海运情况则较复杂，根据货主提出的货物交接地点不同，运输的具体流程也不相同： 　　交接地点为“门（DOOR）”――实际工作中通常被称作“门到门”。在这种方式下，要求货运代理安排集装箱拖车运输。货代应在规定的提货时间内，安排拖车到集装箱堆场提取重箱（注：重箱指装载有货物的集装箱），将重箱运至收货人指定地点，卸货后，再由拖车将空箱送回堆场。具体操作流程可参考进口海运DOOR交货流程。 　　交接地点为“场（CY）”――在这种方式下，货代只需及时通知收货人提货，并将相关单据交给交收货人即可，货物由收货人自行到堆场提取。具体操作流程可参考进口海运CY交货流程。 　　交接地点为“站（CFS）”――与交接地点为“场（CY）”流程类似，区别在于货物不在堆场提取，而是已经拆箱，需要货主到集装箱货运站提取。

　　七、账单结算，开具发票

　　安排好提货后，货代的操作基本完成，接下来就应出具费用账单，由货主确认账单后结清委托费用，货代开具“国际货物运输代理业专用发票”。

　　八、退单

　　退单是货代业务操作中的最后一步，具体是指当与客户完成费用结算后，应将海关退单等单据退给客户，以便客户能够尽早办理外汇监测系统网上申报等手续。