不管你是已经在日本还是将来要去日本上学你应该都知道

邮件是使用频率非常高的沟通方式📧

报告课题、询问上课内容、包括请假你都需要用邮件和老师沟通 

那么你还应该知道的是

日本是非常注重邮件礼仪的国家

一封邮件由很多要素构成但这些都是表达礼貌的必要步骤🙇🏻‍♀️

所以一定不能省略如果你都不知道，那请务必往下看

接下来的内容是你在日本留学过程中一定会用到的

基本邮件格式构成，以及各种主题邮件的模版

包教会！

✉️邮件七大要素

要学写邮件，首先需要了解日本电子邮件的基本构成吧。虽然在日本发邮件框架和国内基本一致，但格式有一定差别。

和教授沟通的邮件一般由7个部分组成：件名、宛名、挨拶文、名乗り、本文、締めの文、署名。

 ①件名 （邮件标题）

邮件标题是老师对邮件内容的第一判断。

老师每天会收到大量的邮件，如果不写邮件标题或者标题不够简洁明确，老师可能会直接不看或者当作垃圾邮件，所以一定要简短、清晰地通过邮件标题来表达邮件内容。

常用标题示例：

◆～について

「レポートの提出について」（关于报告的提出）

「ゼミ実施時間について」（关于Seminar的举行时间）

「資料の共有について」（关于课程资料的共享）

邮件标题中使用得最多的表达，多用于咨询，告知。

◆～に関するご相談

「論文に関するご相談」（与论文相关的商议）

「奨学金に関するご相談」（与奖学金相关的商议）

多用于针对某件事情需要与老师商议或者需要老师的建议时。

 ◆～のご送付

「発表資料のご送付」（发表资料的发送）

「出願書類のご送付」（出愿资料的发送）

多用于向老师提交某种资料时。（以邮件附件形式）

②宛名 （收件人称呼）

邮件如同信件，需要在信首礼貌地称呼对方，但日本与国内不同的是，不需要在人名前加一些“亲爱的”、“敬爱的”前缀。

常用称呼示例：

◆「XX 先生」

对于知道姓名的老师，直接使用老师的姓氏，空格再加上「先生」即可。比如「白川　先生」、「上野　先生」。

◆「XX 様／さま」

有些老师我们可能不知道名字，或者有时候我们在给教务老师发送邮件时并不知道是哪一位老师在值班，这时我们可以称呼其为「担当者　様」，但切记：前面一定要加上教务老师的所属。如果收件人不是老师，而是前辈，或者同学一类的人，我们也可以用对方的姓氏，空格再加上「様」，比如「王　様」、「道法　様」。

③挨拶文 （寒暄语句）

日语邮件中一般不会直接进入正文，而是会在这之前稍微寒暄一下。做过JLPT阅读的同学肯定做过邮件题，一般第一段寒暄语都直接被跳过了，可以说是没必要看但必须要写的一part。

常用寒暄语示例：

◆「いつもお世話になっております。」

（一直以来承蒙您的照顾了。）

万能句型，几乎所有邮件开头都可以使用。

◆「いつもご指導いただき、ありがとうございます」

（感谢您一直以来的指导。）

万能句型，给给自己上过课的老师发邮件时都可以使用的句型。

◆「ご連絡、ありがとうございます。」

（感谢您的联络。）

一般用于回复对方的通知，告知类邮件。

◆「ご返信、ありがとうございます。」

（感谢您的回复。）

一般用于回复对方的回信。

注意⚠️：如果是第一次联络教授的话以上就不适用了哦！最好用以下这些寒暄语，作为第一封邮件会更为尊敬礼貌：

「ご多忙中のところ申し訳ありませんが」「お忙しいところ恐縮ですが」「勝手なお願いで大変申し訳ありませんが」「お手数をおかけして申し訳ありませんが」「突然メールを差し上げまして、申し訳ありません」

④名乗り （姓名）

寒暄语结束后，需要让别人知道自己是谁，所以得写自己的全名，另外最好写上自己所属的院系、学科、ゼミ名称，如「〇〇学部　〇〇学科の田中一郎です」「〇〇研究室の田中一郎です」。

 ⑤本文 （正文）

以上结束后换行进入正文，正文部分就是展示你写这封邮件的主要目的，一定要言简意赅，先在开头用一句话说明邮件的目的，再展开说明具体情况。

正文示例：

【ゼミ请假】

◆先说明目的为请假

「〇月〇日のゼミを欠席する予定のため、メールいたしました。」

◆再解释原因

「ゼミの開催日が、XX社の最終面接と重なってしまい、申し訳ありませんが出席ができません。」

 ⑥締めの文 （结束语）

日语邮件在完成正文内容后，一般不会直接结束，而是再表达一遍寒暄，一般是道谢、道歉或者客气的请求。

◆「どうぞよろしくお願いいたします。」

（请多多指教。）

万能句型，基本所有邮件都可以使用。

◆「お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」

（在您百忙之中真的非常惶恐，拜托您了。）

◆「勝手なお願いで大変失礼しましたが、どうぞよろしくお願いいたします。」

（这是我自己擅自的请求真的非常抱歉，拜托您了。）

◆「お手数をおかけして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。」

（给您添麻烦真的非常抱歉，拜托您了。）

以上三句一般用于对对方有所请求时。

◆「ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。」

（请您考虑一下。）

用于提出一个需要对方来判断，认定的申请时。如入学申请、奖学金申请、听课申请等。

◆「お忙しいところ大変申し訳ございませんが、ご返信をお待ちしております。」

（在您百忙之中真的非常抱歉，期待您的回信。）

一般用于比较着急的事情，需要暗示对方迅速回信时。

 ⑦署名 （署名）

虽然在文章的开头可能已经说了自己是谁，但还需要在左下角署全名。一般来说信件都是在右下角署名，但邮件格式原因不好定位右下角，大家就默认在左下角署名也是可以的。

📋参考模版

如果有同学看完上面还是不知道邮件具体怎么写，这里给大家提供几个不同邮件主题的模版，可能不能覆盖到所有情况，但关键词可以根据自己的情况进行替换，基本的框架是可以参考的～

 ①咨询类 

件名：『成績証明書の再発行について』／『成績証明書に関する問い合わせ』

〇〇大学〇×課（部署名）

担当者　さま

いつもお世話になっております。〇〇学部　〇〇学科　張三と申します。

成績証明書について（いくつか）伺いたいことがございます

成績証明書をなくしたら、再発行は可能でしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いします。

張三

 ②确认信息类 

件名：『外国人留学生一般選抜入学試験の出願条件について』／『外国人留学生一般選抜入学試験の出願条件に関する問い合わせ』

〇〇大学〇×課（部署名）

担当者 さま

いつもお世話になっております。〇〇学部　〇〇学科　李四と申します。

外国人留学生一般選抜入学試験の出願条件についてお伺いしたいです。

ホームページでは「日本学生支援機構（JASSO）が実施する「日本留学試験」（EJU）の『日本語』科目を受験し、その点数が280点（400点満点）[「読解」（200点）+「聴解·聴読解」（200点）]以上であること。」と書いてありますが、つまり「論述問題」の成績は必要ではないと理解してもよろしいでしょうか。

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、ご返信をお待ちしております。

李四

 ③回复通知类 

回复对方邮件一般不用自建标题，回复邮件时系统会自动生成标题，格式一般为「Re:（原邮件标题）」。

件名：『Re: 集合時間について』

白川　先生

ご連絡、ありがとうございます。王五です。

明日は午後１時に集合とのこと、承知いたしました。

どうぞよろしくお願いいたします。

王五

 ④商议类 

件名：『論文に関するご相談』

上野　先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。趙六です。

卒業論文について、いくつか先生にご相談したいことがございますが、先生のご都合はいかがでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

趙六

 ⑤资料发送类 

材料、作业、论文的提交基本都可以用这个模版，堪称万金油。 

件名：『明日の発表資料のご送付』

白川先生、上野さん、ゼミ生のみなさま（资料发送类邮件有时会涉及多个收件人，按照身份地位高低排序。）

いつもお世話になっております。劉七です。

表題の通り、明日の発表資料（本資料·補助資料の２点）をお送り致します。

お送りするのが遅くなり、申し訳ございません。

いろいろとご検討·ご指摘いただければ幸いです。

明日はどうぞよろしくお願い致します。

劉七

（不要忘记在附件中添加文件！） 

 ⑥申请类 

当你不是某位老师的学生，但想去旁听他的课时，可能需要给老师发送邮件获得允许才能去⬇️ 

件名：『受講に関するご相談』

上野　先生

㏄：白川先生(抄送)

お忙しいところ、突然にメールを差し上げる失礼をお許しください。

美術研究科芸術学専攻の陳八と申します。学生番号は　G190162　です。

私はデザイン専攻の学生ではありませんが、「グラフィックデザイン」にはとても興味がありますので、差し支えなければ、先生が担当する「グラフィックデザイン」の授業を受講させていただけないでしょうか。

勝手なお願いで大変失礼しました。

ご検討のほど、どうぞよろしくお願いします。

陳八

 ⑦其他 

有时给教授发论文后，一直没得到回复，可以用以下话术再发送一遍以确保教授确实收到了。

件名：『卒論進捗連絡のメールに関するご確認』

白川　先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。周九です。

１月30日に私から卒論進捗に関するメールを送信し、ご返信をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。

念のため卒論を添付ファイルで再送いたしますので、ご確認いただけましたら幸いです。

なお、こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら、大変申し訳ございません。

いま一度、ご確認いただきますようお願いいたします。

周九

（但是这类邮件务必小心发送，教授很可能会觉得你在催他而生气！）

具体情况实在太多无法给大家一一例举，所以按照事件性质给大家分了几个类别提供示范。你要做的也就是将自己要跟老师沟通的事用日语准确、礼貌地表述出来，偶尔出点小错误其实也没什么大不了，毕竟学会发邮件也是学习的一环嘛～

如果你在留学过程中或日语学习时遇到什么问题，也可以留言告诉我们，尽力为大家解决！

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