为啥写FYI后就被老板嫌弃了!商务邮件的那些坑你知道吗?手把手教给你! |
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电子邮件是工作时重要的通讯工具之一, 也是人际沟通的一种方式。 这其中有很多小技巧与学问在里面, 搞不好就要出现啼笑皆非的事情来。 1FYI是什么?初入职场的小明,见着同事转的邮件, 内容里常常只会有三个字母"FYI"。 秉持着勤奋好学的态度, 小明迅速熟练掌握了这三个字母的运用。只要是向其他同事转发邮件,就会加上"FYI",而且只有这三个字母。 一次,跨部门向人事经理转发自己的考勤表,小明用了"FYI",然后就再也没有接到审核结果。 FYI——for your information,让你知道这个事的意思,提供信息给别人参考,对方是不需要回复的;不过这个一般都是上级对下级,或者平级。不然慎用! 2快看看你的签名档!作为蜘蛛侠迷的小明,将自己的签名改成了“蜘蛛侠”,然后将一位客户的签名备注为“xx公司 某某,急性子,来件速回”。想象下当事人看到时是什么表情。 1.自己的签名,切勿使用奇奇怪怪的名字,例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等,不然你可不是奥特曼,而会变成笑柄;对方的签名也不要存奇怪的东西,如果改成对方姓名,也要看下是否有错别字哦。2.有几个公司名称,邮箱可以设置几个签名档;签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置;是否要使用英文的话,可依据个人习惯,但是一定要包含以下内容:公司名、姓名、电话、传真(没有可不选)、地址(中英对照);ps:签名档内含有超链接,可能会被视作垃圾邮件哦!Example:顺颂商祺!/祝今天工作顺心!/祝身体健康!——————须臾xxxxxxxx 邮件使用规范 需要发送邮件的情况 1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项 邮件格式 1、邮件标题:不能空白,简明扼要,表明主旨,主题是邮件的“身份标识” ◆ 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 ◆ 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便日后整理 ◆ 主题应该简单、明确地概括邮件的内容 ◆ 可以遵循What、When、Where原则,用一个词、短语、句子(一般不超过35个字)来描述邮件内容,使收件人只要看到主题就知道邮件内容。 ◆ 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字(Who) 回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE:RE:一大串。 2、正文格式:称呼与问候:不管对内对外沟通,邮件起始的称呼和问候语,结尾的祝语,都不应省略 1)称谓+礼貌用语: 如:XXX(名字),您好! XXX总、XXX经理(名字+职位),您好! XXX先生(女士),您好! 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。 如果对方有职务,一般职务尊称对方,如”X总” “x经理”;如果对外沟通,必须按照职务尊称对方 2)内容 字号:可以事先设置文字大小,一般10-12号字 字体:建议使用默认字体,或选择逼格较高的Helvetica、Literata、Bookerly。(颜色一定一定一定不要选择红色!!!) 3)结尾客套语 如:Sincerely! Best Regards! 顺祝商祺! 3、正文内容编排: 原则:要事第一,结论在前,分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容 ☆ 内容简洁易懂,要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图; ☆ 根据收件人与自己的等级关系,熟悉程度等,选择恰当的语气陈述,多使用请、谢谢等词语; ☆ 如果事情复杂,最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明; ☆ 合理利用图片,表格等形式来辅助陈述; ☆ 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示; ☆ 如果写英文邮件,特别注意要区分大小写 补充资料 明确日期与时间 1日期:下周三(2012/03/07) 下个月(2012年3月) 2时间:标明上下午:下午8:30 采用24小时表示法:20:30 3注意时差: 同国外通信时,说明按哪国时间为标准:东京时间20:30 4、附件: ◆ 提醒收件人查看附件 ◆ 合理命名附件 ◆ 附件通常不超过2M,最大不超过5M ◆ 特殊格式附件,告知收件人打开方式 ◆ 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表 ◆ 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件 5、结尾签名 ◆ 对方可以清楚的知道发件人信息 ◆ Email末尾加上签名档:可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。 ◆ 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 ◆ 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 ◆ 正规公司在邮件签名(尤其是对外部联系的邮件)都有统一的格式设计,这样体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显 邮件使用——收件 公司邮箱要保证正常接收,在电脑前要保证每小时收信一次,外出时至少保证1天1收;如果需要收件人确认收到邮件的,可设置阅读纸条(如下图) 邮件使用——发件 搞清楚TO,CC,BCC,FW,FYI ◆ TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。如:按部门排序;按职位等级从高到低或者从低到高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位,然后是本部门经理,主管,其他同事等。 ◆ FW,身为一个领导,用得最多的就是转发。每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX,pls. follow. (请处理) 简单明了。 ◆ 有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发,而是仅仅写个FYI(for your information,仅供参考),领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 重要的文件、机密资料请务必改成PDF格式后再发送 邮件使用——回复 1、及时回复Email是基本的职业礼貌 2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻,Business Email 不是情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。 补充资料 回复email的原则: 1Email只回复给必要的人 2如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该RE All,让大家都知道;除此以外,不用re all 3 回信时注意保持线索 想回复对方的回复,就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联(“线索”) 一旦失去关联,双方就难以跟踪邮件的次序,尤其是经过多次收发的邮件 回复Email时禁止的三个常见做法: 邮箱使用的好习惯 早上上班的第一件事情: 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件 ◆ 用客户端软件收发email ◆ 行文简洁、罗列要点 ◆ 写完从到尾看一遍,检查行文是否得当、拼写是否正确 ◆ 越级邮件,根据需要抄送直接领导 ◆ 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据 ◆ 考虑到收件人有可能将email转发给其他人 ◆ 及时回复邮件 ◆ 合理控制附件大小 ◆ 先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人,再发出 邮箱使用的坏习惯 ◆ 用网页处理email ◆ 经常使用抄送(CC)、密送(BCC) ◆ 经常使用“全部回复”(re all) ◆ 通过email反复讨论某个问题 ◆ 收到邮件不及时回复 ◆ 发送5m以上的附件 ◆ 通过email传达紧急事务 ◆ 用email收发私人信件 ◆ 发送“以此为准”邮件 ◆ 邮件正文过长 ◆ 邮件及附件不使用清晰标题 ◆ 转发邮件时,不核实收件人是否已经收过该邮件 ◆ 邮件不经整理或说明就直接转发 |
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