一、公文格式的含义

公文格式是指公文的整体格局和标印形式。公文格式是公文严肃性和规范化的重要标志，也是其法定权威性在公文形式上的体现。规范的格式有助于保证公文的完整性、正确性和有效性，提高公文处理效率，并为归档后的管理奠定良好的基础。

二、公文的一般格式

公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。

（一）眉首

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。

1.公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号，其他公文可不标识。如一份公文份数序号标识为：0000123。

2.秘密等级和保密期限

公文中如有关系到国家的安全和利益、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项时，应标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如在标识秘密等级的同时需要标识保密期限，用3号黑色字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不做标注。期限不做标注一般按保密期限20年认定。例如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

3.紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如已标识秘密登记和保密期限，秘密登记和保密期限位置不变，紧急程度下移1行，即顶格标识在公文版心右上角第2行。如平急、加急、特急或特提。

4.发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如：国务院文件。对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称（如函等）。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告等），发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关一般采用小标宋体字，用红色，字号以醒目美观为原则，由发文机关酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。

关于联合行文问题。行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字标注于发文机关名称右侧，上下居中排列，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识居中排列，年份、序号用阿拉伯数码，年份使用全称，用六角括号“〔 〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加第字，如国发〔2013〕2号。

6.签发人

如需标识签发人姓名，发文字号与签发人姓名平行排列，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（二）主体

置于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。

1.公文标题

公文标题应当正确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题位于红色反线之下，空两行用2号小标宋体字，可分一行和多行派部。如：国务院办公厅印发关于做好2001年立法工作的几点意见和2001年立法工作安排的通知。

2.主送机关

公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格，换行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。例如，各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：（××发〔2013〕11号）。如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。例如，主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。

3.公文正文

主送机关下一行，每自然段左空2字，换行顶格，数字、年份不能换行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。

4.附件

公文如有附件，应在公文正文下空一行左空2字用3号仿宋体字。“附件”二字后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数字（例如，附件：1.××××），附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋体字顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（例如，附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称；附件的序号和名称应前后一致。附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文时间和公文生效标识

成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”标识为“○”，例如：二○一三年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“0”代替“○”。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章为红色。

联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字，主办机关印章均压成文时间，印章为红色，两印章互不相交或相切，相距不超过3mm、联合行文需加盖三个以上印章时，每排最多排三个印章，两端不得超过版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排列。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下空2字标识成文时间。

当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决， 务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6.附注

公文如有附注，用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的2007年统计数字）。

（三）版记

置于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应置于公文最后一页，版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

1.主题词

“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2.抄送栏

公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字，“抄送”两字后标全角冒号，换行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关，抄送机关下移。

3.印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋字体，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数字。

三、公文的特定格式

（一）信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法依照本书相应要素说明。

（二）命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称；在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素依照本书相关要素说明。

（三）会议纪要格式

会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。标识上边缘至版心上边缘为25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素依照本书相关要素说明。

四、公文印装格式

（一）公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张的白度为85％~90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5~9.5。

（二）公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。公文页边与版心尺寸公文用纸，天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文中图文的颜色

未做特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

（四）排版规格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（五）制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（六）印刷要求

双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀。字面不花、不白、无断画。

（七）装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差为±4mm。平订钉距与书脊间的距离为3mm~5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角呈90°，无毛茬或缺损。

五、公文结构的含义

在公文写作中，有了观点、材料之后，并不能说一篇文章就算完成了。如果把观点和材料任意堆放在一起，它们并不能产生固定的意义，材料也不会自动去证明观点。它们还必须按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体，只有如此才能成为一篇文章。

没有好的结构，文章就没有活力。结构对于公务文书来说，也是一个不可忽视的要素。

公文结构就是文章内容的组织和衔接，是文章内部联系和外部形式的统一。

文章结构是事物客观规律和作者主观思路相结合的产物。一方面，客观规律制约着文章的基本结构形态，另一方面，作者思维运行的路线，也在结构安排中发挥着一定的创造性作用。当然，公文在结构上的创造性与文学作品相比是比较弱的。

六、公文结构的要求

（一）完整性

首先，公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，正如人们所说的，“有头有尾有中段”。

其次，各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，不能给人局部残损的感觉。

再次，脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，就会影响公文的整体效果。

（二）连贯性

公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯、井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。

（三）严密性

严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。

七、公文结构布局的体式

（一）篇段合一式

公文全篇只有一段，在一段中分层次把要叙述的内容写出。像命令（令）、公告和部分内容简单的决定、批复、函常用这种形式，如《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》就是篇段合一式。

（二）撮要分条式

在公文开头属篇撮要，概括出该文的中心内容。撮要之下，按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每条前用数字序号标明。这种体式大多为下行文采用。如通知、通告、指示、公告及内容比较复杂的决定、会议纪要等。如《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》就采用了撮要分条式。

（三）分列小标题式

全文分若干段，依每段内容归纳出一个小标题。指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。

（四）分块式

全文分成几大块，每一块独立成章，块中可有自然段，每块前面正中加（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用分块式。如《一九九○年经济特区工作会议纪要》就采用分块式，全文分四大块。

（五）转发转述式

用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级单位，一般在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行”的形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。

（六）条、段贯通式

条、段贯通式有两种情况，一种是把文章分成若干条，每条冠以序号，一条条叙述下来；另一种是把文章分成若干自然段，一段段写下来，不标序号。通常一些指示、指示性通知或讲话稿、法规性文件采用这种形式。

（七）章、条、款分列式

这种形式是把全文分成几章，章下分条，条中有款，条目清晰，款项明了。通常章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文采用此方式者多，如《中国共产党章程》。国务院1987年3月27日发布的《企业债务管理暂行条例》也很典型，全文共5章，30条，其中第六、十五、二十五、二十六条下又有若干条。

（八）并列式

并列式指在公文开头以简要的语句开宗明义以后，正文部分是若干并列的句子，有的句与句押韵，以诗歌、顺口溜的形式表述。通常守则常用这一形式。