英文书信格式及范文

一、 英文书信的结构

二、 书信作文的出题形式和写作要领

三、 书信作文练习及其参考

书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询问、答复、反映意见等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通信。这两类书信各有自己的格式。一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。

第一节 英文书信的结构

英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。

1. 信头

信头是指写信人的地址和写信日期， 一般写在或打在第一面信纸的右上角，先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。英国人习惯按日、月、年的顺序写。

而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如：

英式： 1st October ， 1999

美式： October 1 ， 1999

在英式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在美式 中，必需要使用逗号。

1. 信头的写法有缩进式和齐头式

缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐排列，如下所示：缩进式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

齐头式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian U niversity of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

2. 信内地址

信内地址要写出收信人的姓名和地址。一般给比较生疏 的亲友的信和公事信件要写出信内地址，而熟悉朋友可以省去这一步骤。信内地址写出在日期下一两行的左上 　

角，第一行写收信人的称呼姓名，然后写出地址。地质也是从小到大写出，分缩进式和齐头式两种。例如：

缩进式

The President

Oxford University

Eng land

齐头式

Jiang Bin

64Heping Road

P.R.China

5.1.3 称呼

称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面 1-2 行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“ Dear ”。如：

Dear Professor/Prof. Bergen:

Dear Dr. Johnson,

对不相识的人可按性别称呼：

Dear Sir: 或 D ear Madam: Dear Ladies 。

如果不知收信人的性别则可用 Dear Sir or Madam:

5.1.4 正文

正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。

书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对 方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

5.1.5 结尾礼词

公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：

Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially 等。

私人信件中，发信人常用的结尾套语有：

Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter 等。

5.1.6 签名

写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。

书信写作的五点要求：

1 、开门见山说意图

2 、咨询 / 建议 1 、 2 、 3 、

3 、不同内容可分段

4 、感谢客气不可少

5 、期待回信成老套

英文信函的信封有两种写法：

第一种是将写信人的姓名及地址和收信人的姓名和地址均写在信封的正面。

第二种写法是将收信人的姓名和地址写在信封的正面， 而将发信人的姓名和地址写在信封的背面。

第一种写法多用于正式信函，第二种写法多用于私人信件，即与家庭成员、亲朋好友之间的信件。商业信件和求职信等都属于正式信函，因此采用第一种写法。 　　例文：

1. 表达自己对晚交论文一事的歉意。

2. 说明未能按时交论文的原因。

3. 表示自己将尽快把论文补交上并表 示以后将按时交作业。

●审题概述●

这是一封道歉信，写的时候要遵循道歉信的一般模式：开篇直奔主题，然后说明原因，最后提出可能的补救措施。第一段，对晚交论文及对此造成的后果表示歉意；第二段，说明理由；第三段，表示尽快完成论文。

A Letter of Apology

24th Oct. , 20XX

Dear Mr. Wang,

① I am writing to apologize for my late homework. The paper which you

② assigned to us last Monday was ③ due this Friday, but to my regret, I haven ’ t even started it yet. I feel really sorry for not handing in the paper on time and ④ for the inconvenience it would bring to you.

I caught a serious cold last week and the doctor asked me to stay in bed for a week since I was very weak and the weather was very cold these days. Therefore, I couldn ’ t go to the library to get the

necessary

① referential information which was needed for my paper. As a result of this, I have not start ed writing the paper yet and could not hand it in on time. 　　

Fortunately I have finally fully recovered. I will finish the paper as soon as I can andtry my best to hand in homework on time in the future. 　　 　　 　　

Sincerely yours,

Li Ming