谈谈如何写好英文通知

江苏 李大忠

英文通知属应用文体，是中学英语教学大纲中要求学生掌握的一种书面表达，它既能考查考生用英文进行口头和笔头交际的能力，又能考查考生在日常生活中实际运用英文的能力。要写好英文通知，笔者认为应注意以下几个方面：

一、正确使用英文通知格式，写好文章开头和结尾的常识性语句

英文通知分为口头通知和书面通知两种，在写作时，其格式与一般性语句的使用有所不同。

1. 口头通知

（ 1 ）口头通知通常是口头传达的消息，叙述表达要注意尽可能地口语化，力求达到言简意赅。

（ 2 ）口头通知一般不须写出通知的时间或发出通知的单位。

（ 3 ）口头通知开头常要有称呼语，具体应根据通知的对象而定。常用的称呼语有： Boys and girls （对象为学生）， Ladies and gentlemen （对象为来宾）， Comrades and friends （对象为来宾）， Teachers and fellow students （对象为学校师生）等。注意写称呼语时，首行应顶格写。

（ 4 ）口头通知常用的开头语有： May I have your attention, please! /Attention, please!/ Please be quiet!/ Listen, please! 等。结束语常用： That's all. /Thank you (for listening)! 等，以示礼貌。

2. 书面通知

书面通知通常是上级对下级、组织对成员部署工作、传达事情、召开会议、举行活动等所使用的一种文体。写书面通知时，应明确写出发出通知的单位和日期。一般情况下，书面通知的首行中央应写上 Notice 或 An Announcement 等。通知的发布单位常写在正文结束的右下角，也可以写在 Notice 的上方或前面，发布通知的日期一般写在正文的左下角（在落款的下一行）或写在通知正文的右上角（在 Notice 的下一行）。如：

Notice

All the teachers and teaching staff are requested to meet in the meeting hall on Friday (August 24) at 2:30 pm to study some papers on education.

The Headmaster's Office

August 21, 20xx

二、把握英文通知的表达规律，提高语言表达的准确性

通知的正文就是通知的主体内容。一般来说，英文通知的内容都是在未来某一时刻要进行的活动，它包括通知的对象、事由、时间、地点等。首先，在时态上，应以一般将来时态为主。在表达时，为了避免重复，可根据句意，选用多种表示将来时的助动词，如， will ， be going to ， be to do ， be about to do ， be doing 等及情态动词 can ， may ， must 等表达。这样，既可使所表达的句子结构准确，又可使内容具有可读性。其次，在语言表达上，英文通知的正文首句往往应介绍活动的主题、时间、地点以及出席活动的对象等。在表达时，应尽量使句子结构合理、语意通顺流畅，而且言语表达要准确。如： There is going to be a lecture in our School Hall at 2:00 pm on December 20. The lecture is about the difference between American English and British English, which will be given by Professor Green from Nanjing University.

另外，英文通知的末句，往往也是一些常识性的语句，如： Please be on time. /All the students are welcome to attend it. /Anyone who wants to take part in it, please be there on time. 等。

三、用好过渡性词语，润色文章语句，提高文章的连贯性和可读性

一般情况下，英文通知的主题内容往往比较简洁明了。写作时，所运用的语句较单一，如果仅将其主要内容都用简单句来拼凑，那么，写出来的通知将会使人感到很生硬。所以，在写英文通知时，应尽可能地运用一些过渡性词语来巧妙地连接每一个单词，从而使内容具有连贯性和可读性。写英文通知时，常使用的过渡性词语有： first ， then ， later ， in the end ， finally ， at last ， after that ， since then ， immediately ， suddenly ， soon 等表示时间顺序的过渡性词语； and ， or ， also ， too ， as well as ， neither … nor ， not only … but also ， either … or ， not … but 等表示并列关系的过渡性词语； but ， yet ， however ， while ， on the contrary 等表示转折关系的过渡性词语； what's more ， further more ， besides ， what's worse ， to make the matter worse ， also ， still ， on one hand … on the other hand 等表示递进关系的过渡性词语； I think (believe ， suppose ， imagine ， guess ， etc) ， I'm afraid ， you know ， as is known to us all ， as we all know 等表示过渡性的插入语； in short ， in belief ， in a word ， on the whole 等表示总结性的过渡性词语等。

四、通读全文，检查修改

检查修改是书面表达解题过程中必不可少的一个重要环节。整个文章写完后，应将全文通读一遍，注意检查体裁格式是否正确；内容要点是否齐全；语言表达是否准确；单词拼写、字母大小写以及标点符号是否有误；连接词和过渡语的使用是否正确；所用词句是否重复；句子结构是否完整；主谓是否一致；动词的时态和语态的使用是否正确；分词和从句等较高级句子的使用是否有误等。最后，一定要注意书写规范，字迹清楚。

五、英文通知写作实练

假设你在校学生会负责英语角（ English Corner ）的活动。请你为学校的英语广播站起草一则通知。通知必须包括以下几点：

1. 英语角定于本周星期四下午 4 点在学校 2 号楼 106 室举行活动。

2. 五位在南京师范大学（ Nanjing Normal University ）学习的美国留学生将应邀参加。

3. 他们当中一个名叫 Tina 的学生将向我们介绍美国人的生活方式和美国的学校教育。

4. 活动之后，大家可就两国学生的生活、语言学习等方面进行自由交谈。

要求：

1. 不要逐条翻译。

2. 词数： 100 左右。

［参考答案］

An Announcement

Boys and girls,

Attention, please! The Students' Union has an announcement to make.

The English Corner is to be held in Room 106 of No. 2 Building at 4:00 this Thursday

afternoon. Five American students studying at Nanjing Normal University will be invited to take part in it. Tina, one of them, will give us a talk about the way of living and school

education in the USA. After that, there will be a free talk on language study, the school life in both countries and so on.

Everyone is welcome. And I hope you will find the English Corner fun.

Please remember:

Time ― 4:00 pm, Thursday afternoon

Place ― Room 106 of No. 2 Building

That's all. Thank you.

如何写英文通知

如何写英文通知

通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。通知的写法有两种，一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，此种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。

例一：布告形式的通知：通常此类通知上方正中写Notice或NOTICE（通知），发出通知的单位的具体名称可放在正文前，也可放在正文后，右下角处，发出通知的日期写在左下角处。例如：

NOTICELat中国英语学习网

All professors and associate professors are requested to meet in the college conference room on Saturday, August 18, at 2:00 p. m. to discuss questions concerning international academic exchanges. 通知Lat中国英语学习网

本星期六（8月x日）下午二时，全体教授和副教授在学院会议室开会，讨论国际学术交流问题，请准时出席。

例二：书信形式的通知Lat中国英语学习网

Dear Examinee:

As you know, due to unfortunate circumstances, ETS was forced to cancel the scores of the October 1992 TOEFL administration in the People's Republic of China. At that time, you were notified that you would be able to take another TOEFL without charge up through the October 1993 administration. You should be aware that the TOEFL program has a long standing policy of not refunding test fees when administrations are cancelled.

We apologize for any inconvenience that this may cause to you.

各位考生：

如你所知，很遗憾，教育考试服务处被迫取消19xx年x月在中华人民共和国进行的托福考试成绩。当时，我方通知你在19xx年x月以前可免费参加在此期间的任何一次考试。你应该知道托福考试项目的

长期以来的政策：当考试被取消时，不向考生退还考试费。Lat中国英语学习网

因此带给您的不便，深表歉意。

教育考试服务处，托福考试项目执行主任：

拉塞尔?韦伯斯特（签字）

英文的便条包括以下几部分：

1．日期日期写在右上角，只要写出月、日或星期几， 有时只需写明上、下午的具体几点。

2． 称呼 称呼写在第二行，要左起顶格写。语气可随便一些。如Dear Tom, Tom, Xiao Wang等。

3． 正文 正文应再起一行，用词要通俗简明，只要把事情说清楚就行。

4． 署名 署名要写在正文的右下角。一般的留言条只写留条人的姓名，姓或名均可。请假条、借条的署名要正式些， 在姓名前写上Yours, Your student , Your friend等。遗失、启事、招领启事， 有时不署名，只留下联系单位的电话号码。

在中考书面表达中写便条时， 语句要正确， 意思要清楚、简明、易懂， 要符合英语的表达习惯。

二、中考热点话题

假如你叫高飞， 是Miss Mary的朋友，请根据以下的提示给Miss Mary写一个留言条。

你于今早（6月x日）从广州乘飞机到北京，10：30 去她的办公室看她，Miss Mary不在，你告诉她你住在和平宾馆088房间， 你明天去美国，询问Miss Mary是否给父母带些东西，见条后立即打电话，号码是7782079。

三、满分作文引路

10:30 a.m. June 18

Dear Mary,

I got to Beijing from Guangzhou by plane this morning. I came to your office to see you, but you were not in. I'm going to fly to America tomorrow morning. I don't know if you want to ask me to take something to your parents for you. I live in Room 088 of Heping Hotel. Please ring me up after you read the note. My telephone number is 7782079.

Yours,

Gao Fei

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