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来来来

接着上篇敢给导师发这样的邮件？你死定了~

我们继续来说说邮件该怎么发

也就是具体的实操环节啦

安心

本篇

依旧

小白级别零基础科普

超全面~

0

认识邮件界面

首先，自然是真正零基础的功能介绍了

△ 这是小E截的一个outlook的发送邮件界面

为的防有的同学一次邮件都没发过

不太清楚邮箱界面的各个功能

（知道的同学此段可略）

附件：

简单来说就是附加文件，原则上是不局限格式所有文件均可附加，outlook的附件大小一般限制为20M，最大为2GB。具体视邮箱不同，限制不一。

抄送&密送：

简单来说，抄送好比@，密送好比私信。

打个比方：

如果A 发送邮件给B、C，抄送给D、E，密送给F、G，那么：

B、C、D、E、F、G都能收到这封邮件。

B知道这是A发送给他和C的邮件，并且抄送给了D、E，但不知道密送给了F、G。

D知道这是A发送给B、C的邮件，并且抄送给了他和E，但也不知道密送给了F、G。

F知道这是A发送给B、C的邮件，并且抄送给了D、E，密送给了他，但不知道同时还密送给了G。

——例子来自百度百科

主题栏：

类似邮件的“标题”，没点开邮件前会看到的内容。所以主题栏要简要概括提要邮件的主题和内容，方便对方了解信息。

正文：

就是点开邮件可以看到的内容啦，可以插入图片以及简单排版编辑。（应该不用多说）

发出来的效果示意如图~

△ 截图来自outlook官网示例

嗯，啰嗦完毕

1

电子邮件主题该怎么写？

一封邮件最重要的部分莫过于“主题”了

你们可以看下邮箱的界面

打开邮箱阅读邮件时，

第一眼看到的就是邮件的主题

正文只能显示开头很少的一部分

那对于收件人来说，

想要快速了解查找邮件内容最简单的方法

就是看“主题”

所以，一封邮件最好添加“主题”

方便收件人了解邮件大概

也方便吸引收件人点开你的邮件

△ 可不是做标题党哦~

你需要的做的就是列关键词

时间 地点 人物 事件 对象 目的

像“Hi”这样的无实际意义的词就不要发了

特别注意：

英文邮件的主题最好不超过35个字母

将位于句首的单词和专有名词首字母大写

简短简洁直观，就是英文邮件主题的要点

给老师的邮件主题该怎么写：

Include your class and what the email is specifically regarding in the subject

包括你的课程名以及具体内容

*除此之外，你的正文里

应该包括你的全名，年级班级，课程名

举例

示范：

Janie Daniels, MWF 8:30-9:20 a.m. Division 0006

Subject:CPT 141: Project 3 Proposal

2

问候、结束语和署名

还记得以前写信的开头都要写称谓，结尾都要署名吗？

电子邮件也不例外。

1、问候&开场白

在正文开始前，先要打招呼。这个不能太随意，越常见的，越保险：

1、通常的称呼方式举例：

Dear Professor Smith,(亲爱的史密斯教授，)

Hello, Ms. McMahon,(你好，麦克马洪女士，)

Hi, Mary Jane,(嗨，玛丽珍，)

特注，并不是所有的教授都是博士，如果你并不清楚，用Professor比用PhD要保险。

2、如果你不知道收件人的名字，或者如果收件人是针对不同的群体，尝试用一些通用的较礼貌的问候方式，如：

To whom it may concern,(敬启者，)

Dear members of the selection committee,(亲爱的评选委员会成员，)

Hello, everyone(大家好，)

2、结束语

结尾祝福语是一种基本礼貌

1、常见的结束祝福语：

Thank you,(谢谢，)

Best wishes,(最好的祝愿，)

See you tomorrow,(明天见)

Regards,(问候，)

△ Grammarly上12种最常见的结束语

2、对于一个正式的邮件，例如：申请工作，请使用商业邮件中通用的结束语，例如：

Sincerely,(此致)

Respectfully yours,(肃然，)

3、署名

署名，告诉收件人这封信是谁写的。请务必在邮件末尾注明你的姓名。

如果你不了解你的收件人，你也可以把你的职位和所在单位名称包括在内。

你可以这样署名：

Mary Watkins

Senior Research Associate

Bain and Company

贝特和公司高级研究员玛丽沃特金斯

Joseph Smith

UNC-CH, Class of 2009

约瑟史密斯

UNC-CH，2009级

3

正文的写作

邮件不适合长篇大论，其次由于其不具备隐私性，在措辞以及语言表达上最好慎重严谨。把握住这关键的两点，写邮件就有底了。

1、基本的注意事项

1、注意语气，更加平和委婉积极向上

可别认为语气不重要。

打个比方

“

When I complete the assignment

If I complete the assignment

当我完成作业

如果我完成了作业

”

你觉得哪一句语气更好些？

太过随意，或者 语带讽刺，简直就是灾难。

别忘了哦，发出去的邮件，就收不回了，你的挖苦讽刺将会作为呈堂公证，

所以，请使用更积极的表达和口气。

避免使用否定词，比如- 以“un，non或ex”开头或以“less”结尾的单词

仅在适当时使用微笑，眨眼;-)和其他图形符号

使用缩写来增加友好的语气

2、内容尽量简短简洁

最好保证内容简短简洁，不要超过一个屏幕长度。

要是写电子邮件也写的和本篇图文一样长，那肯定不行啦

还有一个排版小技巧，一段话不要超过3~5行，阅读会比较舒适。如果你的段落比较长，最好分分段。

字体不要花里胡哨，使用一般的字体Arial就可以了。

避免过度使用粗体和斜体，这会使电子邮件看起来混乱。

不要用全都大写字母书写; 这在电子邮件中是表现愤怒或过度兴奋的。

说完了大的方面

我们要谈细节啦

△ Illustration by Melissa Ling. The Balance, 2018

你在写完邮件后，可以按照上表进行校对检查

同时注意下，下方一些措辞上的注意事项

2、要避免和注意使用的词句

1、避免陈词滥调

△ 避免这些用烂的词句

2、要避免重复使用的词语

△ grammarly上最常重复的词语

3、避免滥用感叹号！

△ 电子邮件中使用感叹号时最常用的句子和单词

3、添加附件

给导师的邮件，经常会要附带我们的作业或者其他资料。那在发送前，也要注意：

发送附件时，请在邮件正文中注明文件名，格式（可能还包括文件版本）

Attached: “Project3Proposal.doc” This file is in Microsoft Word 2007.

最好以富文本格式（rtf）或可移植文档格式（pdf）发送文件以确保兼容性。

一封标准的给导师的邮件示例：

你好， Jones教授，

星期四的ENGL 101课，我有一个有关下周二的论文作业的问题。我不理解提示中的以下句子的含义：

“关于主张支持或反对要求所有UNC的新生选修ENGL 101，写一篇10页的论文，并为你的观点提供提供合适的论据。”

我不确定什么样的论据是合适的论据，使用3个文献支持可以吗？

我能在明天下午2点到您的办公室与您讨论我的问题吗？您那个时间段方便吗？如果不方便的话，我也可以在周五的1点之后找您。

非常感谢。

Tim Smith

关于怎么给导师写电子邮件？

你会了吗？

ref:

https://www.grammarly.com/blog/email-writing-tips/

https://www.thebalancecareers.com/how-to-write-and-send-professional-email-messages-2061892

https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/effective-e-mail-communication/

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—以上—我是小E有用的知识也是有趣的

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