编辑导语：你是否会遇到总是找不到自己想要的文件在哪里，不知道如何规范管理自己的文档？作者分享了一些自己的做法，我们一起来看下。

最近好朋友想转产品，自己去查找学习产品经理时整理的资料时，发现文件内容存的特别乱，特别杂。

当时保存的文件完美的中了以下三个词。

我将自己的保存文件的思路与具体方法分享给各位。

从以上场景中，我们可以归类出文件类别主要有：

我们接着抽象来看，我整理出了一个文件的生命周期，具体如下：

然后根据文件类型与文件生命周期，找到一种能够同时满足的文件管理方法即可。

下边直接说目前我找到文件管理方式。

首先，文件夹的层级关系如下：

采用这种方式的原因：

根据文件生命周期图，文件最终归宿是归档留存的，以终为始。

在项目开始时，按照归档文件的形式建立文件夹，过程中的文件随时更新调整。

对于其他同事输出的文档，如UI图，测试用例等，在需要归档时找到相关人要到最终文档补充进去即可。

文件层级关系说明：项目文件、个人文件、日常文件、临时文件各建立文件夹。

在项目文件下，单独按照不同项目+不同版本建立文件夹。

在每个项目版本文件夹内，按照项目流程划分，再分别建立：项目文档、计划管理、需求管理、UI设计、技术管理、测试管理文件夹。

当然这些文件夹看自己的日常工作要求，我司是什么文件都找产品要，所以我就把项目相关文档都统一汇总。

项目内文件夹单独说明：

存储个人工作内容，如述职ppt等。

杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

不重要但是没地方放的文件，只是起到个存放

开始命名前我们先说下命名原则。

精准：每个文件的命名要准确表达，文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致：文档内容的统一出口最初在产品这，至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一，不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

比如以前做过一个项目，公司内项目组成员叫移动审方项目，商务同事叫互联网审方项目，外包叫在线审方项目……

（1）项目文件夹

序号+名称。

（2）文档命名规则

序号+项目名称+项目版本号+文件名称+最新更新日期（精确到分），其中序号可有可无，影响不大。

曾经采用的方式为：序号+项目名称+项目版本号+文件名称+文件版本号+最新更新日期。

直到多次出现过如下对话：“项目版本是V1.0，还是文档版本？”

同时出现2个版本号提升了多余的沟通成本，我便取消了这种方式，只保留一个项目版本号，毕竟自己写的文档自己能做区分就行，对外只需要给出确定版即可，无需新增多余的认知成本。

（1）个人文件与其它文件说明

对于不属于项目文件，但是属于工作内容中的一部分。

如我日常会帮忙处理商务同事的标书技术偏离表，我司每月要每个员工填写绩效评价表，这些文件则可以直接建个新的文件夹，单独存放即可。

由于这些文件数量是累加的，我便直接采用了两种方式：

（2）临时性文件与一次性文件说明

我采用的方法是：

（3）对于临时文件小方法

通过微信/钉钉/飞书等通讯工具发出的文件，直接对话框内点击文件，word打开，处理完成后保存，然后在转发刚才的文件消息即可。

因为文件已经存在电脑的某个位置了，处理完保存后，直接转发的就是处理后的文件。

借助工具，如Everything、腾讯桌面、dropit等文件管理工具。

当然，如果自己有了文件存储规范，工具的作用就不是那么重要了。

这是我目前的文件管理方式，整体使用来看还是可以满足自己的需求的，当然这也是给大家提供个思路，毕竟适合自己才是最重要的。

如果你觉得这种存储方式还不错，但是懒得建文件夹。

我做了个批量生成文件夹的.bat文件（不支持Mac），直接在文件夹内点击运行就可以批量生成和我目前一样的文件夹，无需手动创建。

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