在软件生产过程中，总是产生和使用大量的信息。软件文档在产品的开发过程中起着重要的作用，描述如下：

提高软件开发过程的能见度。把开发过程中发生的事件以某种可阅读的形式记录在文档中。

管理人员可把这些记载下来的材料作为检查软件开发进度和开发质量的依据，实现对软件开发的工程管理。

提高开发效率。软件文档的编制，使得开发人员对各个阶段的工作都进行周密思考、全盘权衡、减少返工。并且可在开发早期发现错误和不一致性，便于及时加以纠正。

作为开发人员在一定阶段的工作成果和结束标志。

记录开发过程中有关信息，便于协调以后的软件开发、使用和维护。

提供对软件的运行、维护和培训的有关信息，便于管理人员、开发人员、操作人员、用户之间的协作、交流和了解。使软件开发活动更科学、更有成效。

便于潜在用户了解软件的功能、性能等各项指标，为他们选购符合自己需要的软件提供依据。

    从某种意义上来说，文档是软件开发规范的体现和指南。按规范要求生成一整套文档的过程，就是按照软件开发规范完成一个软件开发的过程。所以，在使用工程化的原理和方法来指导软件的开发和维护时， 都应当充分注意软件文档的编制和管理。 在整个软件的生命周期每个阶段都有文档产生，描述和规定了软件的使用范围及相关的操作命令只是少部分文档的内容。