入库、出库管理是仓库活动的两项基本内容, 如果在这两个环节中建立起全面、合理的工作制度, 就可以使整个库存管理活动处于流畅的状态之中。需要注意的是, 针对入库、出库的制度应包含工作开始之前、进行之中、完成之后三项内容的详细规定, 以求全面高效地开展物资管理活动 。

物资入库作业从物资通过验证前进行的入库准备开始，到物资通过验证后的搬运入库，对物品进行码垛、摆放、记录，再到这批物资的相关资料移交到仓储管理小组为止。物资入库管理的主要内容如图5-1所示。

图5-1 入库管理内容

入库组的管理者需要组织好人员，对即将入库的物资做好准备工作，这样才能提高入库工作的效率。

入库前的准备包括以下几项内容。

1.人员的组织

参与入库工作的人员包括入库主管、盘点员、搬运员，有时候还需要安全员在现场作指导。物资未入库之前，入库主管需按照工作计划提前通知相关人员到达库区的日期，并根据物资种类安排人员准备好搬运工具，以确保物资抵达后能顺利进行搬运。以上各类人员在物资入库时的主要工作内容如图5-2所示。

图5-2 不同岗位人员在物资入库时的工作内容

2.货位的准备

当入库组接收到物资运抵计划后，要及时对库存环境进行熟悉和确认。这样做的目的在于为将到达的物资选择一个合理的存储空间。在进行货位准备时，需要考虑的因素包括这批物资适合存储的环境，诸如温度、湿度、光照、通气性等外在条件，还包括这批物资取用时从哪些货位上取下是最方便的，为物资出库做好准备。如果近期还有其他的物资入库计划，还要同时考虑几批物资的存储计划（如图5-3所示)。

图5-3 货位选择应考虑的问题

3.单据的准备

入库管理工作中涉及很多行业规定的单据，这些单据的存在是为了方便入库管理工作和后续其他环节的工作。此外，还有一部分单据是为财务部门进行结算等工作提供依据（具体如图5-4所示)。

上述单据都需要入库组在正式开展入库工作前准备好。

图5-4 入库单据的三种类型

4.存储的准备

针对存储所进行的准备工作主要根据物资存储条件开展。例如，有些物资需要避免光照，有些物资要有充分的空气流通才能保证品质不改变，还有一部分物资需要一个干燥的存储环境。所以，入库组在物资到达前需要提前根据物资属性进行相关物品的准备，比如，用于苫盖物资的苫布，承装物资的托盘，防止潮湿的干燥剂等。

进行存储准备时，还需要提前考虑物资的码垛、摆放、堆放的方式。物资码垛方式主要依据物资属性选择。有些物资码垛时直接堆到一起没有问题，但有些则需要隔离开来，还有的物资需要码放进托盘中进行摆放。

存储空间是否合理是进行存储准备时必须要考虑的内容。入库主管在考虑物资存储位置时坚持的原则之一就是合理安排空间。合理安排空间是指在考虑仓储品放置的位置时，在确定物资不受外在条件影响发生变化后，还要兼顾物资所占面积的大小。

进行入库仓储准备时要坚持如图5-5所示的三个原则。

图5-5 存储准备的三个原则

完成以上四个方面的内容后，入库准备工作就基本完成了。入库组可以在验收小组完成验收工作后立即根据事先制订好的计划，按部就班地完成物资入库任务。

对入库物资进行分类管理的原因有两个：一是避免物资因为受到外在环境的影响而变质、损坏；二是物资需要出库时可以及时、快捷地找到。分类工作主要由入库小组与库存管理小组共同完成。

物资分类管理做的好不好，将决定物资出库的效率高低及物资品质的好坏。

为避免物资出现不良变化以及出库时出现混乱的情况，在进行物资分类时，必须考虑两个因素：物资的属性和管理的需求。

1.物资的属性

物资属性是指物资的物理及化学属性。根据物资属性进行分类时，一定要查看仓库环境，选择适合的货位对物资进行摆放和管理，并定期检查、测量环境有无变化（见图5-6)。

图5-6 影响物资属性的外界因素

2.管理的需求

一批物资在入库前需要考虑的问题还包括如何满足今后的使用需求。物资入库自然是为了满足企业的生产经营活动。当物资成为企业库存的一部分后，相关部门就会在一定时期内开始使用这些物资。如果在初期没有对物资进行分类管理，相关部门领取物资时就会发生物料寻找困难的情况。

对企业来说，为满足物资管理的需求，不仅需要对物资进行分类管理，还需要对库存区域进行划分。比如，库区的某个货位专门用来储存A物资，另一个区域则专门放置B物资。

在进行库存区域划分的时候，应根据实际需要进行划分（具体如图5-7所示)。

图5-7 库存分区的参考标准

根据管理需求对物资分类，实质上也是再次对物资进行细致划分的过程。

通常来讲，根据物资属性进行分类，只是对库存环境、码垛方式的一次选择，并不能从根本上保证物资取用方便。所以，入库小组仍然需要继续进行细致的物资分类工作。

图5-8 物资分类

根据前文提到的两个因素制订物资分类管理计划时，有很多实践过程中形成的方法可供参考。

其中，编码就是可操作性很强的一种物资分类管理方法，编码是指按照物资的种类，用数字、字母、汉字、符号等简明扼要的形式来代替冗长的物资信息，从而使整个仓库的物资能够有一定的系统性和条理性，以便于查找和管理。

通常来讲，一家企业在以往的库存管理中已经建立起一套物资编码的方式。物资到来时，入库小组可以根据相应的规定和流程完成物资编码工作。编码坚持的原则是简洁性、系统性、唯一性（见图5-9)。编码所代表的物资信息可以一目了然，这就要求入库人员在进行编码、记录的过程中避免输入错误信息。

目前，常见的编码方式如下：根据物资到来的顺序进行编码的流水型编码方式；以数字不同位数代表不同含义的分段型编码方式等。这些方式都能很好地反映物资的基本信息，方便物资管理。

图5-9 物资编码的原则

物资由搬运员运至仓库后就可进行物资码垛处理。

入库主管应提前根据工作计划制定合理的码垛方案，进行物资码放时，只需要参照已有的方案执行就可。

下面列举几种库存管理实践中常见的码垛方法。

1.利用存储工具进行码垛

用于存储的工具主要有以下四类。

（1) 装货箱。根据材质的不同，装货箱有木质的、纸质的、金属的、塑料的等。企业要根据物资本身的属性选择不同材质的箱子。为保证物资的安全，有时候还需要在箱子中添加用于保护物资的材料。

装入箱子的物品能否叠加码放，要根据物资的属性进行判断，材质较硬、通气性要求不高的物资装箱后可以堆码在一起，而材质较软、受外力后容易变形的物资则要避免挤压。

利用装货箱的利弊可参见图5-10。

图5-10 利用装货箱的利与弊

（2) 货架。货架在库存管理过程中是经常用到的设施。货架是一种架型工具，有层次性，在进行物资的分类管理时十分实用也十分便捷。在使用货架摆放物资时，需要管理人员用标记卡或者清单等对物资做出清晰地记载。如此，货架的功能才能够更好地发挥出来。

利用货架进行码垛的优缺点如图5-11所示。

图5-11 选择货架进行码垛的优缺点

（3) 托盘。有些物资体积较小，分开管理会遇到不小的麻烦，这时，经常使用的存储工具是托盘。将物资码放进托盘里，可以轻松地实现物资的挪运和统计。另外，将物资放置在托盘上进行保管的另一个目的就是保证物资间不会相互磕碰，造成损坏。

（4) 苫盖工具。对物资进行苫盖处理主要是防止物资沾染灰尘、减少光照、避免淋湿。需要进行苫盖的物资在堆放的外形上有一定要求。如果物资堆放的形状太过分散，或者棱角突出，进行苫盖时就比较费劲。

2.整齐规则型堆放

这种方法适用于外形是规则的长方体或正方体且质地较为坚硬的物资的堆放。在进行堆放的时候，物资紧紧依靠，堆成规则的形状即可（如图5-12所示)。

图5-12 整齐规则堆放示意

码垛成规则形状时注意维持货垛的稳定性，以免出现物资坍塌的现象。

3.散装型堆放

这种方法主要用于那些数量巨大、用存储工具和规则的存储方法很难完成堆放的物资。比如，一些矿场外的矿砂，数量巨大，不便收集管理，利用相应工具又会耗费大量的人力和物力，而存储堆放起来的价值又不大，则可以采用这种方法进行保存。

选择合适的码垛方法将决定一批物资进入库存状态后能否安全保存，以及接下来的管理工作能否顺利开展，物资发放是否可以流畅进行。所以，入库管理人员要提前做好物资码放计划，依照计划进行搬运码放，为后续工作奠定基础。

1.货位管理步骤

货位管理是指库管人员为了货位方便物资管理和提高物资出入库工作效率，对物资在库房中的位置进行规划和管理的活动。货位管理的具体步骤如图5-13所示。

图5-13 货位管理的步骤

对货位进行规划之前要先树立全局意识，即从仓库的整体结构入手进行规划。某仓库的平面示意如图5-14所示。

图5-14 仓库平面示意

2.货位管理原则

货位管理的基本原则如图5-15所示。

图5-15 货位管理的原则

3.货位编码指导

货位编码的基本原则如图5-16所示。

图5-16 货位编码的原则

一般来说，货位编码应该包含以下信息。

（1) 货位的位置。比如，一个货位的编码为001002，如果在进行编码的时候是根据在仓库中由南向北的顺序进行的，那么这个货位指的是第一排第二个货位（如图5-17所示)。

图5-17 货位位置编码示意图

（2) 货位的层次。货位的层次是相对于货架或形成架状存储的物资来说的，因为一个货架本身包含几层，编码中不含层次信息的话，寻找物资时依旧需要大量的翻找工作。所以，编码中含有的另一部分信息就是货架的层次。

比如，当翻开库存记录时，发现一个物资编码为：00100204，通过该编码可得知这种物资是放在第一排第二个货架的第四层上，这样就可以很方便地找到该物资（如图5-18所示)。

图5-18 货位编码位数的不同含义

货位编码要与货位标记同时进行，用于标记货位的符号要尽量显眼、易于寻找。当然，进行货位规划时也要考虑稳定性问题，即尽量减少货位的变动，以便形成系统的管理方法。对于闲置的货架应进行集中管理、保养，避免使用时出现异常状况。

在市场经济环境下，为客户提供更周到的服务是企业发展壮大的必然要求。而退换物资服务又是客服工作的一项重要内容，所以，库存管理中历来有这样一种观点：退货水平决定了服务水平。

无论是退货还是换货，产品被寄回后，验收部门要对产品进行验收，查清客户要求退货的原因是什么，并对相关问题进行确认，确保产品再次入库后能得到恰当的处理。

也就是说，库存小组在进行退换产品管理时，要与验收小组紧密合作，区别对待被退回的产品，实现产品价值的最大化。具体的退换货流程如图5-19所示。

图5-19 退换货流程

1.退货

由验收小组确定可以为客户进行退货处理的产品主要有以下几类：质量不合格、已过有效期、物资出现损坏等，具体的处理方式如下（见图5-20)。

（1) 质量不合格的物资。质量不合格的物资退回仓库后，存库管理组应该及时将产品归入相应的货位，做好记录，根据公司的规定，通知相应部门对不合格品进行维修或者作其他处理。

（2) 已过有效日期的物资。已过有效期的物资是指因为物资本身的属性在一定时限后发生变质现象，而导致无法使用的物资。库存组需要对这样的物资进行报废处理。

（3) 出现损坏的物资。出现损坏的物资需要区分对待，如果损坏部分可以通过更换来弥补，就可以放到相应的货位上，与相关部门进行沟通后处理问题；而对于损坏严重的物资，则应进行报废处理。

（4) 其他原因。符合退货条件的其他原因包括送货不及时造成客户不满，客户不喜欢物资的样式，物资错发等。这些情况下，若物资本身并没有问题的话，只需要做好记录，放入成品库中，让其重新流入企业生产经营活动中即可。

图5-20 区别对待退货物资

2.换货

客户要求换货的原因和退货相似。对于库存管理组来说，其处理方式也与退货的处理方式相似。只是对于客户退回的物资进行区别对待之后，多出一道挑选新物资并重新发货的工序。

在进行退货和换货的相关工作之前，相关部门要熟知公司关于退货、换货的规定。如一些不能进行退货、换货处理的商品应拒绝客户的退换要求；对可以退换的物资进行验收时也需要查看客户的手续是否齐全，并调查清楚造成物资损坏的具体原因，促进后续产品质量的提高。

对于进行维修或更换器件之后重新进入成品库的产品，库存组尤其需要注意保管好完整的记录。因为当产品再次流入企业经营活动时，质量部门需要根据库存记录对重新进入生产经营的物品进行跟踪处理，以避免异常情况的出现。

涉及大批量的物资退换业务时，验收小组进行相关检测之后如果认为退换要求合理，应提前通知库存管理组，以方便后续开展大批量物资退回入库工作。

如果涉及经济赔偿问题，库存小组应协助其他小组共同工作，调查清楚物资被退换的原因，避免这种情况的再次发生，并由库存小组保管物资存放的相关记录。

物资出库是指出库组遵循公司规定，根据其他部门、公司客户出具的出库单，依照单据上规定的物资种类、规格、数量、发货地址等要求，对相应物资进行物资出库处理的过程。

出库工作主要由出库组与库存管理组相互合作完成。物资出库的流程如图5-21所示。

图5-21 物资出库的流程

出库是公司进行生产经营活动必不可少的一环，对于大部分企业来说只有产品出库发送给客户后，产品利润才得以实现。出库管理水平的高低，往往决定着出货速度的快慢，也决定着企业产品利润实现周期的长短。只有高水平的出库管理才能够保证客户及时收到物资，从而促进企业市场占有率的提升。

出库组在进行出库物资准备时要坚持以下三个原则（见图5-22)。

第一，出货合理原则。出货合理是指物资的出库要求符合公司的规定，手续、单据齐全，不涉及违规操作。

第二，数量准确原则。出库小组对相关物资进行盘点的时候，要避免疏漏造成的数量不准确。否则，很可能引发物资补发或其他麻烦，甚至出现发给客户的物资被退回的情况。

第三，保证质量原则。保证质量是指在进行出库物资选择时应选择不存在质量缺陷的物资。而在进行物资包装、选择运输方式和运输工具时则要避免损坏物资。

图5-22 物资出库的三个原则

物资出库后根据去向可以分为两类：一类是供企业自身生产使用；另一类是作为产品发给客户。下面分别讨论这两类物资的出库工作。

1.企业自身生产使用

用于企业自身生产使用的物资主要是一些物料及配件，这一部分物资可以根据生产计划来进行出库任务的安排。

生产物资的出库环节如图5-23所示。

图5-23 生产物资的出库环节

出库组根据生产计划，首先要对库存中的物料进行确认，查看生产部需要的物料是否还有库存，如果没有，及时进行申报采购；其次，查看物料的规格和种类，避免出现物资误发的现象；再次，进行生产物资备货时，还应对数量进行确认（具体如图5-24所示)。

图5-24 生产物资备货需要确认的基本问题

2.作为成品发给客户

客户从提交订单开始到确认验收之间所花费的时间我们称之为收货周期。一般来说，客户的收货周期主要会历经以下环节，具体如图5-25所示。

图5-25 客户收货周期所经历的环节

影响收货周期长短的因素有很多，但主要因素是企业出库小组的工作效率。

当市场部将客户的需求订单送抵出库小组的时候，小组成员应立即按照单据的内容进行备货。备货过程中要严格遵守公司规定和相关备货原则，排除质量存在缺陷、表面有污渍、有损坏的产品，在进行包装时，尤其要注意包装用具、包装方法的选择，如果物品在运输过程中有特殊要求，出库人员要提前做好准备，以确保发货后物资不会出现特殊变化。具体的备货流程如图5-26所示。

图5-26 客户物资备货的流程

备货工作完成后，在物资发放给客户之前，出库小组还要对出库物资进行一次核实工作，以确保即将发送的物资没有任何问题。

物资准备妥当之后，出库小组要填写相关单据，并将物资做好分类，发货日期一到即顺利发货。

出货备货工作看似简单，其实，无论是生产物料的出货还是发放给客户的产品出库，都涉及大量的管理工作。为保证这些工作环节中产生的信息完整、准确，出库人员需要及时填写并整理好相关的账目及单据。

在上一节内容中，我们将出库的物资分为两大类：用作企业生产的物料以及发给客户的产品。两者出库时所需提供的单据是有区别的。

生产物料主要用于企业内部，所需的单据主要依据企业内部的规定来制定。生产人员领料时，通过物料管理系统提出物料出库申请，找到相关的责任人签字同意后，再去出库部门领取物料即可。出库后，相关人员对账目和单据进行整理。

一般来说，生产物料出库流程及所需单据如图5-27所示。

图5-27 生产物料出库流程及所需单据

出库申请单是生产人员根据生产需要，在领取物料之前所填写的单据，单据内容包含物料种类、规格、数量等信息，需要领导签字。现在大部分企业采用信息管理系统，在系统中对物料的领取申请进行逐级确认和审批后即可领取物料。表5-1是某企业的物料申请单，供读者参考。

表5-1 物料申请单

物资出库单是为了保留相应信息以便日后核对的单据，由出库小组保管并完成填写，需要领料人员签字确认（具体格式如表5-2所示)。

表5-2 物料出库单

完成领料后，出库人员进行账目登记，以便物资信息与实际情况相符合。

发给客户的产品进行出库时所需的相关单据远比生产物料领取时涉及的单据多。前者所需的单据可以分成三大类：产品自身的证件、出库部门的手续、相关部门的手续（如图5-28所示)。

图5-28 物料出库单据分类

1.产品本身的证件

产品本身的证件是指在产品生产过程中，必须取得的相关认可，功能保证以及对使用者的指导文件等。这些文件具体包括生产许可证、质量保证书、合格证、使用说明书等。

产品本身的证书是产品的一部分，在发货时，必须与产品一起发给客户。

2.出库部门手续

出库部门手续包括产品出货单、物资出库记录、出库账目管理三方面内容。

（1) 产品出货单。产品出货单的形式和制式与物料出货单相近，但包含的内容更多，例如客户公司名称、物资运送目的地等。表5-3列举了某企业的产品出货单，供读者参考。

表5-3 产品出货单

（2) 物资出库记录。物资出库记录是保存出库日期、参与人员、盘点状况等基本信息的记录，其中也包括对一些异常情况的描述。

（3) 出库账目管理。出库组完成发货工作后，要及时进行销账处理，以保证库存物资与实际信息相符。

3.相关部门手续

相关部门的手续既包括内部部门的手续，也包括承运单位的手续。

内部部门的手续包括市场部相关人员对物资发货的确定手续，以及其他在工作中涉及出库事项的相关部门的手续。

承运单位的手续办理完毕后，相关单据也需要交由出库管理部门统一管理。此类单据包含的主要信息有承运物资数量、日期、发货单位、送货单位、地址、金额等。