会计档案实行部门立卷。财务处工作人员负责将积累的文件材料及时整理组卷。

(一)整理组卷原则

1、各种记帐凭证应按时间顺序整理，并按记帐凭证编号为序组卷，每卷厚度以不超过2cm为宜。

2、其它会计核算材料如帐薄、报表等，一般按年度组卷，不得跨年度。工资清册按月份组卷。正确填写帐薄起用交接表，各类印鉴齐全，并要求完整填写帐户目录。

(二)组卷操作步骤

1、整理材料：按以上整理组卷二个原则整理文件材料。卷内文件材料必须去掉金属物，对破损的材料要修复，并拆除空白帐页。

2、编页号

(1)卷内目录、备考表均不编页号；

(2)卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

(3)页号应用黑色号码机敲出，起始号为1；

(4)页号的位置在每页材料非装订线右侧下角。

3、填写卷内备考表：卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，以件为保管单位的案卷，备考表应注明卷内文件件数、页数；

(2)立卷人：财务处档案人员签名；

(3)检查人：财务处负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；

(4)立卷时间：填写立卷的年月日。

4、装订：会计帐薄，在会计年度终了后，由会计经办人填写好经管人员一览表，编写页号，编上档号后装盒。凡是计算机打印的帐薄，帐薄内需打印一份由经办人填写好的经管人员一览表附上，然后装订成册。其它同上。

会计凭证，经过审核后的记帐凭单及原始凭证装订成册后，需在凭单前加牛皮纸封面，填写好科目名称、记帐凭单、编号、年月日、总册、分册。在左上角封口，并敲起封章及加盖档案章。正确填写凭证装具，要求与凭证册封面内容填写一致。

5、填写案卷封面

(1)案卷题名：案卷题名应简明确切、体式一致。准确揭示卷内文件材料的内容；

(2)归档单位：填写滁州学院财务处；

(3)起止日期：填写案卷内文件的起止日期；

(4)保管期限：填写其划定的保管期限；

(5)密级：依据保密规定填写。

二、归档验收

(一)归档时间：会计核算材料(凭证、帐薄、报表等)在本单位保管两年后，编制《财会档案案卷目录》及《移交清册》连同档案案卷以及光盘一并移交档案馆。

 (二)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求的，档案馆不予接收并限期改正。

    (三)移交手续：档案移交档案馆时，须办理档案交接手续。