团队使用大量不同的工具来规划工作空间。 无论是制作组织结构图、创建项目计划，还是将内部文档正规化，各地的组织机构都在利用可视化模板来构建自己的工作空间。 这些数字模板包括流程图。 流程图是一种非常有用的工具，有许多不同的应用，在绘制团队工作流程图时非常有用。 在本文中，我们将概述流程图最重要的优势，并谈谈它们面临的一些独特挑战。 如果您想了解流程图的各种应用，可以查看我们关于十种不同流程图示例的指南。

流程图模板是一种图表，它将一组线性步骤可视化，以定义一个更大的流程。 流程中的不同步骤将由不同的形状表示，这些形状由方向箭头连接起来，引导用户朝正确的方向前进。

传统上，流程图可帮助人们快速做出决策或自动执行重复性程序，还可用作记录工作流程的视觉辅助工具。 流程图中的不同符号和形状有助于为用户明确方向、行动和结果。

由于流程图具有灵活性，并且能够绘制复杂的工作流程图，因此在许多不同类型的组织中都能找到它的身影。

如果您想进一步了解流程图及其使用方法，请点击此处。

使用流程图可以帮助绘制工作流程图，为组织绘制地图，并轻松交流信息。 即使对于不是视觉学习者的人来说，流程图也是一种非常有用的提高效率的工具。 以下是流程图的几大优势。

流程图非常擅长将一系列复杂的步骤整理成直观易懂的格式。 将信息格式化为流程图，有助于明确已定义的流程，使一切更容易理解。

具体地说，流程图通过简单、逐步的可视化方式来提高清晰度。 通过在地图上用方向箭头、操作命令和路径来组织信息，任何人都可以使用流程图来达到预期目标。

不仅要明确过程中的步骤，还要明确不同的结果和最终成果，这对团队集中精力实现一个目标并找到实现目标的最佳方法非常有帮助。 流程图将这些信息汇集到一份文件中，使其简明易懂。 提供单一信息源是它们建立清晰度和帮助团队内部形成共识的另一个原因。

流程图的一大优势与客户旅程图类似，有助于将流程分解为各个步骤。 从团队的角度来看，这有助于了解更大的工作流程或体验中的每个具体步骤。 该流程从最初的触发点开始，细分为多个单独的步骤，突出了任务的完成过程。 这些步骤是按方向分解和确定的，这意味着它们可以按线性方式进行，以确保您以最高效的方式完成工作。

对这些步骤进行细分，可以突出那些可能被忽视或被混为一谈的事项，而实际上它们本应是各自独立的步骤。 将任务分为不同的步骤，有助于确定与该行动相关的具体目标以及每个阶段的预期成果。

将流程绘制在流程图上，有助于确定流程中最重要的步骤，并发现没有直观辅助工具难以发现的问题。 通过这样做，您可以在障碍出现之前就找出可能的障碍和优化策略。

与确定流程中的具体步骤类似，流程图主要用于概述复杂的流程，使其更加简单。 这与具体步骤关系不大，更多的是它们之间的联系。

流程图侧重于在流程中创建定向流。 事情从 A 点开始，通过一系列步骤和行动，最终到达 B 点。流程图就是要让这个过程变得简单、可预测和优化。 流程图将一个看似复杂的过程组织起来，为每一个步骤指明方向，使人们能够轻松地按照流程取得成功。

简化流程非常重要，原因有很多，但最主要的是它能让复杂的任务更容易沟通。 团队之间和新员工之间的任务沟通使跨团队协作变得异常顺畅，并能提高每个人的效率。

正如我们在上文所概述的那样，流程图可以非常方便地快速传达想法。 流程图可以让你直观地看到工作流程中的每一个步骤，从而创建一个活的文档，任何人都可以从中获取背景信息和指导，而不是在列表中将整个流程罗列出来。

流程图创建了一个论坛，人们只需参考一个简单的视觉辅助工具，就能即时交流流程、步骤和方向。 这种辅助工具使交流流程图中的想法变得异常简单，并为人们提供了一个参考点，以开始讨论如何以最佳方式实现目标。

流程图还能让新员工在深入了解某个概念或任务之前，立即对其有一个简单、宏观的认识。 通过将复杂的任务分解为宏观和微观层面的信息样本，可以利用这些信息顺利开展入职流程。

与流程图以易于理解的方式传达想法类似，流程图也有助于协调特定位置的重点。 例如，在客户拓展流程图中，如果需要遵循三个非常具体的步骤才能达到最终目标，那么团队就会把精力集中在这三个步骤上。 在以前的迭代中，他们可能会击中一个或两个，但现在他们可以集中精力击中所有三个。

将工作流程可视化是流程图之所以有益的一个极其重要的部分，有了可视化的辅助工具，团队就可以查看他们的项目需求，并立即了解哪些是最紧迫的项目。

特别是对于项目经理来说，能够使用流程图来提前规划未来的冲刺，并为开发团队创建一个易于管理的流程，这对他们来说是非常有帮助的，而且可以减轻人们在优先级排序方面的负担。 在确定步骤的优先次序时，能够协调团队的努力至关重要，而能够做到这一点是流程图众多优点中的另一个关键部分。

当流程图勾勒出流程中最重要的步骤时，它就完成了两件大事。 它可以让团队围绕这些步骤集中精力，提高效率，并暴露出效率低下和浪费的地方。

通过列出流程中的每一个必要步骤，流程图只关注对项目完成至关重要的事情。 无论外部因素如何，这些项目都是绝对必要的。 这样，团队就能专注于在它们之间移动的最佳方式，并以最高效率完成循环。

此外，当列出所有这些步骤时，有助于揭示团队在实施流程图之前可能一直在做的事情。 这些做法可能会降低其整体效率，根据其效果，可以完全取消。

使用流程图模板对某些人来说是有益的，因为它能为特定流程提供清晰的文档。 对每个人来说，了解流程运作的细节可能并不是最重要的，但将其清晰地记录下来，对于分发和传达这些信息会有极大的帮助。

例如，数字流程图可用于招聘、入职和医疗保健，帮助记录内部和外部流程。 然后，每个通过这些服务的人都可以访问该流程图，并在未来数年内提供价值。

作为数字化转型的一部分，许多公司正在进入这样一个时期：越来越多的文件存储在模板中，越来越多的流程需要记录。 流程图是直观记录流程并保存供大家使用的现代方法的一个很好的例子。

此外，数字流程图还有助于节省纸张，为大量人员提供更高效的文档编制方式。 对于某些行业来说，拥有可访问的文档至关重要，这也是我们的流程图优势列表中的一项重要补充。

流程图是常用的交流和记录工具，但也是解决问题的好工具。

流程图将序列分解成多个部分，每个部分都很容易单独定义，从而帮助解决问题。 将记录在案的流程分解为基本要素，有助于突出任何缺失、任何浪费以及最重要的阶段，所有这些都是有效解决问题所必需的。 在突出流程的不同阶段时，人们可以很容易地发现问题出现在哪些地方，并集中精力解决这些特定领域的问题。

此外，每个步骤都有与之相关的特定方向，因此不会出现没有前进逻辑路径的空洞问题。 一切都与最终目标相关联，因此总会有一条通往解决方案的清晰路线。 了解问题的根本原因与制定解决方案同样重要，而流程图可以更容易地追踪和隔离真正的问题。

在某些情况下，工作流程的可预测性和重复性足以促进任务自动化。 创建一个可靠的流程图对促进任务自动化至关重要，在这种情况下，程序可以根据先前的结果，按照步骤激活触发器。能很好映射流程图的工作流程非常适合自动化，因为它们不需要解释。 通过使用 “是”/”否 “命令映射线性步骤，程序可以轻松完成这些操作，而无需解释客户的反应。

电子邮件营销活动就是一个很好的例子。 在创建一系列滴灌式电子邮件营销活动时，首先要手动创建多个附件电子邮件，并按照一定顺序发送给特定的联系人列表。 然后，根据他们的反应、与产品的互动或缺乏兴趣，您将改变他们收到的电子邮件，并希望将他们的沟通转给个人代表。 电子邮件软件在发送自动营销活动时都会遵循这一流程图，这说明了流程图对于创建有效的自动化是多么必要。

了解更多信息：什么是流程图模板？

虽然流程图可以提供极大的帮助，但它并不适合所有情况。 有些时候，流程图会浪费时间、造成混乱，而且总体上不利于团队的工作流程。 下面我们概述了使用流程图模板的一些潜在挑战和缺点。

流程图有助于节省重复流程和教授信息的时间，但首次创建流程图可能非常耗时。 特别是对于有很多不同步骤的图表，绘制流程图需要仔细构思。 这个过程需要时间，需要多次修改，这也是有些人可能无法在紧要关头绘制流程图的原因。

花费额外的时间并不是不绘制流程图的理由，尤其是对于那些在未来很长一段时间内都能从流程图中获得价值的流程，但如果你时间紧迫，那么绘制流程图可能并不是你最应该集中精力的地方。

即使您有时间绘制流程图，但如果您的流程需要大量独特的操作，流程图也可能难以考虑到每一个步骤。 流程图在绘制线性、可重复和循序渐进的流程时效果最佳。 这就意味着，要创建一个经常折返、需要独特操作、不遵循熟悉顺序的流程将很难实现可视化。

复杂的流程不仅难以用流程图来解释，而且即使你能绘制出一张流程图，它也可能会变得乱七八糟，无济于事。 创建一个无法遵循的图表是在浪费时间，而且也不会为管理层留下任何可用的版本供以后的迭代使用。 正因为如此，流程图在说明和有效绘制方面受到限制。

有很多好的软件程序可以帮助创建流程图，比如IdeaScale Whiteboard，但即使有了这些强大的创建工具，编辑流程图也可能很困难。 特别是在试图重新排列图表以考虑新的步骤、消除层或提供新的端点时，重新排列流程图可能很有挑战性。 如果您不是特定工具的专家，编辑图表和对其进行维护可能是一个严重的缺点。

与前一点类似，流程图由于使用独特的流程图符号，进入门槛略高。 并不是每个人都能理解流程图符号、它们所代表的含义以及它们之间的细微差别。 由于创建和理解流程图需要一定程度的专业知识，这可能会成为希望实施流程图的团队的一个不利因素。

例如，如果您想为新员工创建一个入职流程图，但他们不懂如何阅读和识别流程图符号，就很难有效地传达信息。 尽管如此，你可以随时编辑流程图，使其更便于新用户阅读，这也是在入职程序中实施流程图的最佳做法。

了解更多信息：不同的流程图示例

虽然并不是每种情况都需要流程图，但如果应用得当，流程图还是非常有用的。 流程图用途广泛、简单易用，而且能够直观地传达信息，因此是最受各地团队欢迎的模板之一。 如果你想进一步了解如何构建自己的流程图，请务必查看IdeaScale Whiteboard。