Excel电子表格基本知识点

Excel 第一课

基础知识和基本操作

一、基础知识

1、简介：EXCEL是一种电子表格处理软件，主要用于对数据的处理、统计、分析、与计算。

2、启动与退出

3、界面介绍：标题栏、菜单栏、各种工具栏、编辑栏、行/列标题栏、水平垂直滚动条、编辑区、工作表标签、状态栏

二、基本概念

1、工作薄：一个EXCEL文件就称为一个工作薄，一个工作薄中可以包含若干张工作表。

2、工作表：工作薄中的每一张表格称为工作表，每张工作表都有一个标签，默认为sheet1\sheet2\sheet3来命名（一个工作薄默认为由3个工作表组成）。

3、单元格：工作表的每一个格称为单元格。

4、活动单元格：工作表中带黑色外框的单元格叫活动单元格，也叫当前单元格或激活单元格。

5、单元格区域：由多个单元格组成的矩形区域叫活动单元格区域（也称为表格区域）。

6、行标题：工作表中的每一行行首数字（1、2、3、）称为行标题；一张工作表最多有65536行。

7、列标题：工作表中每一列列首的字母（A、B、C）称为列标题；一张工作表最多有256列。

三、基本操作

1、工作表操作 ：

（1）插入工作表：右击任一工作表——点击“插入”即可。

（2）删除工作表：右击要删除的工作表——点击“删除”即可。

（3）重命名工作表：右击要重命名的工作表——点击“重命名”——输入工作表名称——回车即可。

（4）移动工作表：

A、同一工作薄中：按左键拖动工作表至目标位置即可。

B、不同工作薄中：右击要移动的工作表——点击“复制或移动工作表”——在工作薄列表框中选择目标工作薄——点击确定。

（5）复制工作表：

A、同一工作薄中：按CTRL键拖动工作表至目标位置即可。

B、不同工作薄中：右击要复制的工作表——点击“复制或移动工作表”——在工作薄列表框中选择目标工作薄——选中“建立副本”选项——点击确定。

2、单元格操作：

（1）插入单元格：选择相邻单元格——点击“插入”菜单——点击“单元格”——选择所需的选项点击“确定”。

（2）删除单元格：选择要删除的单元格击“编辑”菜单——点击“删除“——选择所需选项击“确定”。

（3）移动单元格数据：选择单元格，光标移至下边框，变成向上箭头时拖动单元格至目标位置。

（4）复制单元格数据：选择单元格，光标移至下边框，变成向上箭头时按Ctrl键并拖动单元格至目标位置即可。

（5）合并单无格：选择多个单元格，点击“对齐方式”工具栏上“合并及居中”按钮。

（6）取消单元格合并：选择已合并的单元格——点击“对齐方式”工具栏上“合并及居中”按钮——取消“合并单元格”选项，即可取消。

（7）删除单元格（区域）数据：选择包含数据的单元格（区域）按键盘上的Delete键。

（8）选择单元格：按住鼠标左键拖动即可选择多个单元格。

3、行/列的操作 ：

（1）行／列的插入：选择下面／后面的单元格——点击“插入”菜单——点击行／列。

（2）行／列的删除：选择要删除的行／列——点击右键——点击删除行／列。

（3）行高的调整：光标放行标题之间的交界处，变双箭头时按左键拖动至适当的高度。

（4）列宽的调整：光标放列标题之间的交界处，变双箭头时按左键拖动至适当的高度。

（5）行/列的选择：点击行标或列标即可。

★：按ＣＴＲＬ键可选择不相邻的单元格、行、列。四、格式刷：位于“常用”工具，用于复制选定对象或文本格式，并将其应用到你所需的对象或文本中步骤：

（1）选择源格式文本 （2）单击“格式刷” （3）选择目标文本即可

★：要将格式复制到多个项目上，可双击“格式刷”，然后选择要改变其格式的各个项目。完成操作后按“ＥＳＣ”取消键以关闭“格式刷”

五、数据输入

成批输入数据（多个单元格输入相同数据）

方法：选择单元格区域（如为多个不相邻的单元格则按Ctrl键选择），在一个单元格输入数据后按Ctrl+Enter）

Excel 第二课

数据输入与工作表格式化

一、自动填充数据

等差序列：按固定的步长增加或减少数值的序列（方法：先在前面两个单元输入数据并选中，鼠标指向单元格右下角的填充柄为十字光标时拖出所需的序列）

二、数字的输入及其格式

（1）设置数字格式：选择数据区域点击“格式”菜单——点击“设置单元格格式”——选择“数字”标签——选择数值类型按需要设置——点击“确定”。

（2）设置文字格式：选择数据区域点击“格式”菜单——点击“设置单元格格式”——选择“字体”标签根据需要设置——点击“确定”

（3）设置数据对齐方式：选择数据区域点击“格式”菜单——点击“设置单元格格式”——选择“对齐”标签按需设置确定”

（4）设置单元格边框：选择数据区域点击“格式”菜单——点击“设置单元格格式”——选择“边框”标签按需设置——点击““确定”

（5）设置单元格底纹：选择数据区域点击“格式”菜单——点击“设置单元格格式”——选择“图案”标签按需设置——点击“确定”

★：选择数据区域右击——点击“设置单元格格式”（出现单元格对话框）注意灵活运用。

EXCEL 第三课

公式与函数

一、公式与计算

概念：公式是指在工作表中对数据进行分析计算的算式，可进行加、减、乘，除等运算，也可在公式中使用函数。公式要以等号（=）开始。

1、单元格的引用：指在公式中常用单元格的地址来代替单元格，并把单元格的数据和公式联系起来，引用时列在前、行在后。

2、输入及编辑公式

（1）输入公式：先输入等号（=），再输入公式，如：=A2+A3；（分为在同一单元格中与不同的单元格）

（2）复制公式，按CTRL键在有公式的单元格中拖动填充柄进行公式的复制；

（3）编辑公式：在编辑栏中的公式中单击按需要进行设置。

二、函数的应用

函数是预先编制的用于对数据求值计算的公式，包括数学，三角，统计，财务，时期及时间函数等。

常用函数举例：求和函数（SUM）：求所选区域的总数

方法：光标放在要存放结果的单元——点击“插入”菜单——点击“FX函数”——选择数学与函数——选择SUM——点击“确定”——点击NUMBERI右边的红箭头折叠按钮——选择要求平均值的区域——按回车键——点击“确定”。

求平均函数（AVERAGE）：求所选区域的平均值

方法：光标放在要存放的单元格——点击“插入”菜单——点击“FX函数”选择——选择统计——选AVERAGE——点击“确定”——点击NUMBERI右边的红箭头折叠按钮——选择要求平均数的数据区域——按回车键——点击“确定”。

求最大值/小值函数（MAX/MIN）：求所选区域的最大/小数据

方法：光标放在存要放结果的单元格——点击“插入”菜单——点击“FX函数”选择统计——击MAX/MIN——点击“确定”——点击NUMBERI框边的红箭头折叠按钮——选择数据区域——按回车键——点击“确定”。

求数据个数函数（COUNT）：求所选区域的所有数据个数

方法：光标放在要存放结果的单元格——点击“插入”菜单——击“FX函数”——选择统计——选择“COUNT”——点击确定——点击NUMBERI框的红箭头折叠按钮——选择数据区域——按回车键——点击“确定”。

频率分布函数（FTEQUENCY）：求一系列数据中的频率分布

方法：光标放在要存放结果的单元格——点击“插入”菜单——点击“FX函数”选择统计——选择“COUNT”——点击“确定”——点击DATA-ARRY框右边的红键头折叠按钮——选择数据区域——按回车键——点击BIN-ARRAY框旁的红色折叠按钮——选择条件区域——按回车键——同时按CTRL+SHIFT+ENTER（回车键）

（注意：A、数据区域必须在一列输入；B、条件数据也要在一列中输入；C选择结果区域时要比条件区域多选择一个单元格）

Excel电子表格基本知识点（B）

三、格式工作表

点击“格式”菜单——“工作表”—— （1）“隐藏”：隐藏目前活动工作表。（2）“背景”：根据所选位图，在工作表背景插入一个平铺的图形映像。

Excel 第四课

数据清单

概念：数据清单是指按行和列组织起来的信息的集合，是EXCEL的一个内部数据库；在数据清单中的列标记被认为是数据清单的字段名，每行称为记录，每列称为字段。

一、创建数据清单

1、创建：直接在工作表中输入数据建立一个数据清单

2、向数据清单尾部添加记录：

（1）直接在数据表中输入数据（记录）；

（2）菜单命令：点击“数据”菜单——点击“记录单”——点击“新建”——输入数据——点击“关闭”；

3、删除数据清单中的数据（记录）；

（1）直接从数据表中选择记录然后删除；

（2）菜单命令：点击“数据”菜单——点击“记录单”——点击选择记录——点击“删除”——点击“关闭”

二、排序

指将数据清单中的数据按一定的依据排列。

按列排序：选择一列，击常用工具栏一的“升序或降序”按钮（只改变所选列的次序，其他的列不随之变次序）

多列排序：光标放在数据清单中——点击“数据”菜单——点击“排序”——选择排序关键字（可同时设置三个关键字）——选择排序顺序（递增或递减）——点击“确定”（关键字是指按哪个字段排序）

三、筛选

在数据清单中查找满足条件的记录

（1）自动筛选；光标放在数据表单中——点击“数据”菜单——点击“筛选”——点击“自动筛选”（每个字段名旁边都出现一个下拉箭头）——从下拉列表中选择要显示的记录。

（2）若选“自定义筛选”则需在对话框中设置运算符、条件值等后击“确定”。

四、条件格式化

把满足条件的数据进行格式化。

步骤：选择数据区域——点击“格式”菜单——点击“条件格式”——（出现对话框）选择比较运算符——输入条件数值——点击“格式”按钮——设置好字体对话框——点击“确定”（如要设置多个条件格式可击“添加”按钮添加条件格式）——点击“确定”（注：至多可设置三个条件格式）

五、分类汇总

将数据清单按进行汇总，汇总类型有Sum/Coun/Average等。

步骤：光标放在数据清单中——点击“数据”菜单——点击“分类汇总”——点在“分类字段”框中选择字段——在“汇总方式”框中选择汇总类型（即函数）——选择“汇总项目”——点击“确定”。

Excel 第五课

图表处理

概述：在Excel中，图表是数据清的另一种表示方法，可直观地反映数据的变化情况，要建立图表，必须先建立一个数据清单。

一、创建图表三步曲 将光标放在数据清单内——点击“插入”菜单——点击“图表”——选择图表类型（常用类型为柱形）——点击“下一步”——选择要建立图表的数据区域——选择系列产生在“行”或“列”——点击“下一步”在标题标签中输入图表标题及X轴名称——点击“下一步”选择做为其中的对象插入——点击完成。

二、格式图表（包括更改图表大小、位置、字体、图例等）

1、设置图表的位置和大小：移动位置：把光标放在图表区直接按住左键拖动至目标位置即可。调整大小：光标在图表中单击即选中图表（按键盘的Delete键可删除图表

2、格式化图表文字标题：右击图表区——点击“图表区格式”——点击“字体”标签——按需设置好——点击确定

3、更改图表类型：在图表区域击右键——点击“图表类型”——在“标准类型”标签中选择图表类型——点击确定。

三、编辑图表

1、向图表添加数据：在图表区域中单击右键——点击“数据源”——选择“数据区域”标签——击数据区域框右边的红箭头折叠按钮——重新选择数据区域——点击右边的红箭头折叠按钮——点击确定。

2、移除图表中数据系列：在要移去的数据系列上击右键——点击清除。（或在数据清单中删除不需要的数据也可改变图表）

3、添另图表标题及X轴、Y轴的名称：在图表区域中单击右键——单击“图表选项”——在标题标签中分别输入图表标题及X轴、Y轴的名称——点击“确定”。

4、更改图表Y轴的刻度值：右击Y轴刻度线——选择刻度标签——修改Y轴刻度值确定。

Excel 第七课

其他编辑与排版方式

一、窗口的冻结

1、冻结：使用“冻结窗格”按钮可在滚动工作表时，使行列标题保持在视线之内。冻结标题不影响打印。步骤：选取所需的单元格（一般为列标题与行标题的第二单元格）——点击“窗口”菜单——点击“冻结”

二、批注 批注实际上就是对单元格的注释。当为一个单元格增加了批注后，该单元格的左上角会出现一个红色的小三角符号，一旦鼠标指针停留在该单元格时，批注框会自动出现，批注内容自动显示。

1、添加批注：单击需要添加批注的单元格——在“插入”菜单——点击“批注”命令——在显示的文本框中输入自己的注释（批注），输入完后——把光标在外面单击即可。

2、编辑批注：单击需要编辑批注的单元格——右单击——再点击“编辑批注”——即可出现编辑文本框

3、删除批注：右单击需要删除批注的单元格——再点击“删除批注”即可.