记录某次利用word邮件功能 由excel数据中批量生成奖状 遇到的问题及解决措施 |
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记录某次利用word邮件功能 由excel数据中批量生成奖状 遇到的问题及解决措施
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学校的一次活动结束之后，部门下发了一个任务：由一个excel中的数据生成奖状 如果人工操作，除了需要一个文件一个文件编辑，还有一个很麻烦的地方，那就是团队成员无法直接复制，表格中的数据带有年级+学号，而奖状中只需要姓名。 这种由数据批量编辑的做法很容易想到word的邮件功能，正好我之前用的不多，就拿来练练手。然后我马上遇到了第一个问题 word邮件功能无法打开数据源
打开数据源之后插入合并域，这里的操作很简单，在你想要的位置插入对应的字段就好了 考虑通过替换的方式修改excel中的数据，可以观察到每个数据的格式是这样的：“年级-学号-姓名”，这里说来话长，如果数据都是这个格式，改起来并不难，但是这些数据是不严格筛查格式的个人填表，我们在表中一次次筛查后发现了以下几种情况： “-”格式错误，数据中有这几种“-”的替换写法：空格、半角非中断空格( )、中文“-”、全角“-”不写“级”或多写，比如“20级-”写为“2020级-”或“20-”写成“年级-姓名-学号”，这个比较严重不写“-”，即“年级学号姓名”，这个也很严重在年级后面跟上专业，比如“21级计算机-”或“21计算机-”上面几种问题的组合，比如写成“年级-姓名-学号”，而且不写“-”，“级”就会和姓名连起来单纯用excel的替换肯定是解决不了这些问题的，用正则表达式比较理想。一番尝试与修改过后，我们制定出了一套针对于这些数据的提取方案，其中excel替换和正则表达式结合使用（正则表达式使用该工具） 顺序必须不能错： 将下面这些符号替换为“-”：空格 半角非中断空格( ) 中文短杠 全角短杠正则替换 正则表达式：\d\d级正则替换 正则表达式：[\x{4e00}-\x{9fa5}]{2,5} 子模式序列号：-$0-$1正则匹配 正则表达式：(-[\x{4e00}-\x{9fa5}]{2,5}-)|(-[\x{4e00}-\x{9fa5}]{2,5})excel通配符替换“*–”（这里是双杠）为空格excel替换“-”为空格分别的作用为： 讲语法错误纠正，统一改为“-”先去掉“级”，避免级和姓名连起来无法区分的情况给没有在分割处写“-”的加上“-”，方便之后处理只留下姓名和两旁的“-”（还有一小部分处理不到，下面一步来处理）处理上一步无法处理的，即“计算机-”这种，这种到这里已经被处理为“计算机–姓名”，用通配符删掉“–”之前的即可删掉所有的“-”到这里就可以纯净提取出所有的名字了，插入合并域并点击“查看合并数据”后就能得到如下效果，上下翻就能看到做的每一张 之后又出现了一个严重的问题 word邮件合并后，每个单独的文件最后都会多出一页
所以点三下键盘即可删除第二页，之后点一下保存，再结束录制 也可以直接代码写一个宏，要注意宏的名字要符合变量命名，数字不能开头，尽量用英文，我这个起了个名叫“g4” Sub g4() Selection.MoveDown Unit:=wdScreen, Count:=1 Selection.EndKey Unit:=wdLine Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1 ActiveDocument.Save End Sub然后就是 如何批处理运行宏了在需要操作的文件夹里新建一个.vbs文件 编辑并输入以下内容，有两处需要修改的地方 Option Explicit Const c_strRootFolder = "C:\Users\lyle\Desktop\a\b" `这里输入文件夹路径，外面要加"" On Error Resume Next Dim oApp, oDoc Dim fso, oFolder, oFile Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set oFolder = fso.GetFolder(c_strRootFolder) Set oApp = CreateObject("Word.Application") oApp.Visible = True For Each oFile In oFolder.Files If (UCase(Right(oFile.Path, 4)) = ".DOC") Or (UCase(Right(oFile.Path, 5)) = ".DOCX") Then Set oDoc = oApp.Documents.Open(oFile.Path) oApp.Run "g4" `这里写宏的名称，外面要加"" oDoc.Close True End If Next oApp.Quit False Set oFolder = Nothing Set fso = Nothing Set oApp = Nothing编辑完成之后点击，就会看到一个文件一个文件的闪出，操作没问题的话就成功了 |
excel中的数据为以上形式，根据排名分为一二三等奖，要给每组分发奖状，奖状为以下格式 
奖状中一共有三处不同的地方：
其实这个解决办法很简单，大部分的原因都是因为文件格式不对。邮件合并功能不支持excel的高级版本，也就是.xlsx对应的07版往上，将excel另存为.xls就解决了 如果还有问题，那基本上就是格式的问题了，邮件要求第一行的字段名称对应下面的字段内容，格式错了之后再修改成功是很难的，我建议把对你有用的数据单独复制下来，粘贴到一个新建的xls文件中，这样能就解决问题
但在这之前还有之前提出的一个问题没有解决，奖状中要求只要人名，但数据是带有年级和学号的，直接插入就会出现这种情况 
然后我们需要导出这每一张奖状，点击“合并到不同新文档”，将这些文件放到一个新建的文件夹中 
我并没有找到一个简单的处理方法批量删除文档最后一页，WPS的批处理中没有找到这个功能，所以尝试用word中的宏来处理 由于宏也无法直接批量运行，所以需要一个vbs文件来操作宏批量运行，运行时office的Word配置比较完全，容易创建进程，所以在Word中录制宏，之后再讨论如何使用WPS 录制宏需要先开启“开发工具”这一栏，具体方法可以在网上找 Word中录制宏没法记录鼠标操作，所以删除第二页必须只用键盘操作，几番尝试后我找到了一个比较好的方法：
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