1.确认货物的价值：如果免费货物的价值低于一定标准，例如500美元，可以进行免征关税的清关处理。但如果货物的价值高于这个标准，就需要一同申报并缴纳进口关税。

2.确保清关文件的准确性：在清关文件上，需要清晰地标明货物是免费的，并将货物的价值标记为0。清关文件包括提运单、发票、包装清单等。

3.寻找适合海运的运输方式：由于免费备件重量较大，运输需要选择适合海运的运输方式。可以联系货代公司，寻找最合适的运输方式和方案。同时，需要了解运输时间和海运时间，确保货物能够及时到达目的地。

4.与客户保持联系：在发运过程中，需要与客户保持及时沟通，让其知道备件的到达时间和执行情况。

在这个案例中，由于备件比较重，建议选择海运。您需要联系货代公司，协调好运输事宜。在报关时，需要在清关文件上标明免费备件的数量和价值，并将货物价值标记为0。和客户保持联系，让其知道备件的到达时间和执行情况。