2022年正常毕业的博士生进入了答辩季，这里介绍一些关于PPT和汇报的形式上的建议，供参考。

如何面对答辩委员会

构建适合宣讲的PPT的页面风格

前三页PPT：首页、简介与内容提要 

特别注意引言的要求 

核心内容的重组建议

结尾的艺术 

控制好时间

论文答辩具有答辩委员会职能全、答辩流程严谨和答辩过程长等特点。以答辩委员会职能全为例，其中至少有两名会行使其他职能。

2. 分学位委员：答辩委员会一般会包含一名分学位委员（即答辩后参与审议你学位的成员），该委员将在分学位审议会上依据你的答辩表现来介绍你的工作，以便其他分会委员投票时有依据，因此你的答辩能留下可圈可点的印象十分关键。  

当然，其他答辩委员会成员也不能忽视。在任何情况下，准备PPT时，需要以全部评委为中心。为此，需要知晓以下几点：

评委是来听你报告的，不是来读你的PPT的。

不能按照课件的形式准备PPT，即不能把评委当学生，而应该把评委当考官。

评委是来挑问题的，不是来贺场的，虽然最终通过后都会给予祝贺。

答辩时不仅需要通过宣讲PPT来展示自己的工作，而且需要回答评委的提问。

为了突出以答辩委员会为中心，需要精心准备PPT和汇报，让PPT适合讲，避免由于讲得不到位、重点不突出而增加回答质疑的难度。正因为如此，有必要事先了解评委的可能提问形式。

针对一个具体问题或术语要求提供进一步解释。用尽可能简洁的方式解释。注意，这是最常见的问题。

问你一个常识性或专业知识问题。依据你的知识掌握程度回答。

指出你工作的不足，建议你未来考虑。简单致谢并答应未来可以考虑。

指出一些错误，要求你改正。一定要致谢且答应改正。

对你的工作做一番评价，不明显指出有什么问题。简单致谢。

评委之间产生分歧，提问转为争论。不抢话，不介入争论，除非有评委邀请你介入争论。

要你指出你的最重要贡献是什么或再次总结一下你的工作。你需要预备好你的回答。

其它需要注意的地方：

回复问题时，应目视提问老师回答。

不要对评委的提问进行评价，如不要说“这是一个很好的问题”，“您的知识真渊博”。

对于明显无关的问题或错误的问题，注意礼节。

自己心里不知道的问题，先停顿一下，表明你在思考，最后简单回复对不起，确实不知道。

回答问题时言简意赅。

如果你在汇报过程中出现评委提问，尽量快速回答，如果做不到，可以申请汇报结束后再考虑回答，以免耽误汇报和打乱思路。

除了以上七个问题，还可能有一些其它问题。例如，本文末尾的参考文献【1】给出了一般答辩中遇到的20个常见问题。你可以依据这些可能的问题（有的问题不一定相关）提前做好准备。 

虽然内涵重于形式，但好的页面风格不仅会留下好的第一印象，而且更容易表达你的思想。这里给一些建议，供参考。

1 突出每一页幻灯片的主题并将其用作标题

尽量不要使用内容提要的大纲作为标题。每一页幻灯片应有一个与本页内容密切相关的主题作为标题出现。例如，介绍某一条结果时，以主要结果作为标题。不同主题的内容应分配到不同页面之中。一个大的主题则可以分配到不同页面之中。这如同论文的大纲，可以起到导航作用，评委看到标题就大致了解你当页的内容了。

2 可以用短语替代长句子

为了避免一页的文字太多，可使用包含关键词的短语句来交代你的意思。这些短语单独出现时并不要求满足语法规则，但你演讲时，需要采用完整的满足语法逻辑的句子。

3 优化排版

优化排版后，不仅视觉效果好，而且更容易理解。建议排版时考虑如下几个方面：

统一文法风格，统一文献引用风格，统一字体（至少对于相同内容，统一字体）。

注意字体大到让最末排的观众能看得清主要元素。

一页幻灯片有不同内容时，按某种逻辑顺序（如时间、重要性、繁简等）排列内容，且逻辑顺序按由左到右由上至下匹配。

尽量下载一些经过排版设计的模板，在其中填写自己内容。例如，一些资源可以提供为引言、文献、方法、结果和讨论等专门设计的PPT模板【2】。

James Hayton给出了制作PPT的其它一些要求【3】。这些要求涉及避免花哨的背景、尽可能避免使用动画、翻页注意事项等。

4 控制图形、表格与公式等对象的数目

除非用于对比或关联，一页幻灯片尽量不超过一幅图形（可以包含子图）。一幅图占的页面尽量不到半页。一页幻灯片不能有太多数学公式，只放关键的公式，可以用文字或口语介绍其推导、意义和作用。

5 条目可定位

如果使用条目排列内容，建议不用大点作为条目符号。用数字或字母序号容易定位，这样，评委提问时，可以明确指出是第几条，否则还需要数数。例如，上面关于优化排版的五个条目并未使用数字类序号，这样不利于定位。James Hayton【3】给出的三种条目风格（图1）值得借鉴。

图1 条目的三种风格【3】

6 使用不同语气区分不同来源

使用不同语气区分对通用知识、文献知识和自己的贡献的交代。例如：

对于通用知识可以使用“我们知道”启动介绍

对于文献知识可采用“据某文献研究”启动介绍

对于自己的贡献可采用“我们得到”、“我们给出”或相似短语启动介绍。

评委会聚精会神听最先出现的三页幻灯片。如果起始的三页幻灯片效果不好，就会对余下的演讲不抱希望。

1 首页与开场白

首页幻灯片的质量会给评委留下第一印象。好的开场白让你接下来更顺畅。起调不宜太高，就像唱歌起调太高会唱不下去一样。念首页幻灯片时，尽量不要看屏幕，而需要面对评委。一般不会记不住题目、导师姓名和自己的姓名。

建议的开场白：一边用诚恳的表情环视一圈答辩委员会成员，一边念“各位答辩委员会老师，你们好！我论文的题目是...，我的导师是...老师（职衔高的应将“老师”改为“职衔”，如“我的导师是...院士”）。现在向各位评委老师汇报我的具体工作”。

不建议的口语：“欢迎各位老师参加我的汇报或答辩”。（欢迎词应该是主持人说的）

2 论文工作简介

论文工作简介可概括本论文面对的问题是什么，问题的来源是什么。概括论文开展了什么工作，必要时指出目标是什么。图2是论文工作简介示例。

图2 论文工作简介（D Goldenberg，年份不详）

建议：论文简介所包含的信息应尽可能简练，以一分钟的时间交代完，最后接一句口语“下面是具体内容介绍，先看内容提要”，并翻到下一页内容提要。

3 内容提要

第三页是内容提要。不超过7个条目。核心内容的标题应尽量揭示主题或重要结论（不能写成第n章）。用数字序号（而不是点号）区分不同条目。在每一条目对应的内容出现的起始位置，应重复出现内容提要一页，并将对应条目的颜色加深。

引言的目的是交代问题的来龙去脉并给后面介绍核心内容进行铺垫。书面论文的引言需要从引言的逻辑结构介绍三部分内容（见论文引言的逻辑结构）。对于PPT演讲，也需要突出这种逻辑结构。

第一部分是研究背景及其意义。以第三者的角度从背景引出需求，从需求牵引研究主题。这部分内容可以用一页PPT展示。如果研究主题涉及比较重要的专业术语或概念，则可用另起一页对具体术语或概念进行适当讲解，必要时采用示意图。注意，这部分不要提本文研究内容。所谓重要性，要么是对更宽广的领域有价值（横向价值），要么对推动一件事情的发展有价值（纵向价值），要么本身重要（提出一个原创主意）。

第二部分是研究现状。围绕研究背景中的需求和研究主题，交代研究动态。首先介绍如何来综述文献。接下来是文献综述的主体：可以按研究历史、研究方法、理论或作者分类；通过总结、综合和评估来分析文献。最后给文献综述下结论，用于总结你从文献中获得的主要发现，并强调其意义；通过总结遗留的问题和需求，把它和你的主要研究问题联系起来。

第三部分是本文工作。按顺序交代：为了满足背景中的需求，现有研究遗留了什么需要进一步研究的内容；本文将研究其中的什么内容；本文的研究目标；本文的研究思路（或理论框架）。本文工作介绍尽量不要超过2页，其中研究思路最好是单独一页。 

引言用于提出问题，并指出问题的重要性。需要强调的是，还有不少其他方式产生问题，见如何定义或寻找研究问题/对象？。如果问题来源于企业，可以在研究背景中介绍。

引言的介绍常见的不足是，引言的三部分内容各自为政，没有形成逻辑关系，没有厘清问题的来龙去脉和建立上下文关系。具体而言：

研究背景中未指出需求，未牵引出实现该需求的研究主题应该是什么。

研究现状讲得太细，但没有提炼要点，没有围绕背景中的需求介绍动态。

本文工作没有呼应研究背景中的需求，没有结合研究现状遗留的研究内容来引出自己的内容。

研究方法、研究结果和研究结果的分析是核心内容。书面学位论文有足够的篇幅展开这些内容，但PPT不能太长，尤其不能事无巨细地在这里介绍。为此，需要重新组织内容。

其它建议：

不要将论文中的全部内容不加区分地一章接一章地拿来介绍，好像在快速宣读书面论文一样。

突出重点和难点，尤其突出意外的发现，突出自己独到的思路。

在核心内容部分适当引用相关文献，尤其是用到的别人的方法，有不同于别人的结果和超越别人的地方。

依据本文原创、别人的观点和常识等区分语气。详细要求见构建适合宣讲的PPT的页面风格第6条。

你在介绍核心部分的内容时，由于复杂程度高，难免会有一些失误或者卡壳，但这些不足可以通过好的结尾（通俗地说）“捞回来”。结尾是你的结论与展望，此时，你可以像背书一样念为此精心准备的PPT，以避免卡壳和失误。

结论、展望与致谢

首先概括论文工作：概括论文针对什么问题、做了什么工作、有什么最重要的结果、是否实现了目标等。

清晰地提炼创新点：以条目形式罗列主要创新点，数目不要超过4条，并指出这些创新点有什么重要性或作用。创新点是指带来了什么样的新知识，可以是创造了什么新知识、完善了什么现有知识和拓展了什么现有的知识。见对知识做出贡献的三种类型（讨论稿）和学位论文创新点：问题、手段、思路、发现或发明。

给出展望：指出论文工作的不足、提出了什么值得进一步需要开展的工作、个人有什么打算。

最后可列出致谢对象：可以在最后一页列出致谢对象作为结尾。此时不一定需要念致谢，可以等待答辩委员主席宣布答辩决议后致谢。

结束建议：结尾时面向评委，结束语不要拖泥带水，不要侃侃而谈。

建议结束语：我的汇报完了，谢谢各位老师！

不建议的结束语：欢迎各位老师批评指正。

不能采用的结束语：千万别以会议主持人的口气“命令”各位评委提问。例如，结尾时不要说“现在请评委老师提问”。提问应由答辩主席来宣布。

各单位对答辩人汇报PPT的时间可能有所规定。例如，清华大学研究生工作手册“二、博士学位论文答辩程序及有关要求”第3(4)条“规定，由答辩人报告学位论文的主要内容的时间为约30-45分钟。

如果答辩流程规定了宣讲PPT的时间范围，那么建议取最短时间。例如，如果答辩流程规定用30-45分钟宣讲PPT，那么尽可能按30分钟演讲时间来准备PPT。

那么如何分配各部分时间呢？

由于核心内容的组织存在前述的三种不同情况（见核心内容的重组建议），因此很难统一地规定各部分所占的时间。凯特.海默恩（Kate Hemeon）将内容分成研究目标、文献综述、整体思路、研究方法、发现和建议几个部分，提出的相应的时间分配为【4】：

研究目标：2 分钟

文献综述和整体思路：5 分钟

研究方法：5 分钟 

发现：10 分钟 

建议：5 分钟

如果按上面的构成分配时间，那么再加上开场白和其它一些时间，总的时间应控制在40分钟以内。

在时间分配上，不管得到什么建议，需要将主要时间留在那些能打动评委，让他们记住要点和能突出你的特点和贡献的内容上，而不应机械地为了平衡各部分要素来分配时间。

在回答问题时也需要注意控制自己回答问题的时间。尽可能言简意赅地完成一个问题的回答，避免绕圈子和将自己绕进去。

Di Pierr提供了准备答辩的更多建议【5】。她在提建议前写到：

对许多博士生来说，博士论文答辩——博士研究的顶点——存在于遥远的未来。但如果不给出警示，他们会自认为这是一道屏障。他们想知道，作为研究生，他们将如何或是否会设法完成这一“最后的表演”，并作为真正的学者进入学术领域。

学生们从来没有像他们所希望的那样为这场活动做好准备。这一通过仪式作为一个神秘和未知的事件，一个哥特式的恐怖（gothic terror）在他们面前时隐时现。

当然不应该是这样，一些预先的考虑和准备将会大大增强信心。以下建议（见下面的二维码）将有助于学生控制这种令人紧张的感觉，并将其转化为令人兴奋、难忘和快乐的事件。

本文参考文献：

[1] List Of 20 Common Thesis Defense Questions You Should Be Prepared For，http://www.artistswithavision.com/top-20-questions-frequently-asked-during-thesis-defense

[2] Slide Team, Example Dissertation Proposal Presentation Powerpoint Presentation Slides, https://www.slideteam.net/example-dissertation-proposal-presentation-powerpoint-presentation-slides.html

[3] James Hayton, How to design outstanding powerpoint slides January 27,2016,https://jameshaytonphd.com/quick-tips/how-to-design-powerpoint-slides-for-academic-presentations

[4]  Kate Hemeon, M.A. Preparing for a Thesis Defense，http://www.msvu.ca/site/media/msvu/DefensePreparation.pdf

[5] Marianne Di Pierro，Preparing for the Oral Defense of the Dissertation，ASQ Higher Education Brief January 2010，http://asq.org/edu/2010/01/career-development/preparing-for-the-oral-defense-of-a-dissertation.pdf

• 如想了解更多科研干货、同领域发表案例、重点期刊信息，可以关注公众号 ：Unionpub学术，更多信息会在公众号第一时间发布