济宁市住房公积金管理中心

关于印发《济宁市住房公积金管理中心档案整理工作方案》的通知

济住发〔2023〕22号

各科室、分支机构：

现将《济宁市住房公积金管理中心档案整理工作方案》印发给你们，请遵照执行。

济宁市住房公积金管理中心

2023年4月21日

（此件公开发布）

济宁市住房公积金管理中心档案整理工作方案

按照《档案法》《机关档案管理规定》等法律法规规定和济宁市档案局、济宁市档案馆《关于做好2022年度归档整理工作的通知》等有关要求，结合《济宁市住房公积金管理中心住房公积金业务档案管理办法》（济住字〔2021〕40号），制定中心档案整理工作方案如下。

一、组织领导

中心档案工作由综合科牵头，各科室、分支机构分别抓好本部门档案管理工作。中心设立综合档案室，集中管理中心的档案，确保档案收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用。各科室、分支机构负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作，科室、分支机构负责人为本部门落实档案管理工作要求的第一责任人，同时确定至少一名专职或兼职档案管理人员，负责本部门档案资料的收集、整理、归档，并定期移交至综合档案室。档案管理人员信息请于4月23日前报综合科，联系人：林国燕。

二、收集要求

各科室、各分支机构在职能活动中形成且办理完毕，具有查考、利用的各种文字、图表、声像和电子文件等不同门类和载体的历史记录均应收集归档。结合实际情况，收集的材料主要分为文书、公积金业务、财务类、特殊载体和实物等五类。主要包括：

（一）文书材料。综合类文件材料包括会议类：党委、政府（含两办）召开的属中心主管业务的会议文件材料；省主管部门或同级部门召开的工作会议文件材料；文秘工作类：中心制定的规范性文件、中长期规划纲要；中心代上级机关起草并被采用的重要法规性文件，专项业务文件的最后草稿；中心的请示与上级机关的批复、批示；上级机关制发的属于中心主管业务的重要文件，或非中心主管业务但要贯彻执行的文件材料，或其他一般性或普发性文件材料；同级及下级机关报送的重要业务问题的来函、请示，中心复函、批复，重点问题的专题报告，或一般业务问题的请示和中心的批复，或非中心主管业务但要贯彻执行或普发性的文件材料，或年度和年度以上的计划、报告、总结；以及上级机关、上级领导视察、检查中心工作时形成文件材料。

党务人事类文件材料包括党群工作类：中心党组会议纪录、纪要；中心党组织简则、印信启用、换届选举的请示、批复、结果，党员、工会会员名册、登记表、党组织关系介绍信及存根，批准加入党工作组织等文件材料；中心机关党委工作计划、报告、总结、会议记录；中心纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料；中心关于党员、工会工作的情况反映、工作简报；上级机关关于党的组织、纪检、监察、宣传、信访、共青团工作的规定、通知等文件材料；组织人事类：中心机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料；人事工作制度、规定、办法等文件；中心人员任免、录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料；中心人员人事考核、职称评审、工作调动等相关工作文件材料；本中心及工作人员受到表彰奖励、处罚处分的相关文件材料；人事教育、培训等文件材料。

行政业务类文件材料包括本中心相关行政管理文件：上级和本级有关上述行政工作批复、通知；本级工、青、妇、档案、保密、安全、保卫工作请示、汇报；本级工作简报、信息。来信来访处理材料；住房公积金政策管理文件：上级机关制发和中心制定的重要的、中心制定一般的、上级机关制发一般的文件材料。

1.公积金业务材料。各机构按照中心要求，结合业务工作流程确定需要收集的文件材料。具体可以参照《济宁市住房公积金管理中心住房公积金业务档案管理办法》中的档案收集章节。

2.财务类。主要是各类会计凭证、会计账簿和会计报表，以及中心管理经费的相关凭证。

3.特殊载体类。各类会议、活动、工作成果、重要仪式，以及上级领导视察或检查工作等产生的照片、录音、录像，以及业务类数据、档案备份数据，办公设备等特殊载体档案。

4.实物。印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案。

三、整理要求

各科室、分支机构必须严格按照国家有关标准整理，确保档案分类科学、文件排列有序、档案编制规范。

（一）整理一般要求。

1.分类方式。中心采用“机构-类别-年度”的方式对档案进行分类、整理。其中机构分为机关、各管理部、各分中心，类别分为文书档案、公积金档案（按照业务类型又分有归集、提取、贷款三类）、财务档案、特殊载体档案和实物档案。

2.组件立卷。中心各科室、各分支机构应针对不同类型的档案采取不同的方式组件立卷：

（1）文书档案一般以每份文件为一件。

（2）公积金档案归集类档案和提取类档案按照业务办理完成的时间进行立卷；贷款类档案中个人公积金贷款档案，按借款人单笔贷款放款时间进行组件，一人一件；贷款楼盘管理材料按开发项目、形成时间进行立卷。

（3）特殊载体档案以及实物档案以“件”为单位，财务类档案以“卷”为单位进行整理。

3.排序修整。中心各科室、各分支机构按照以下原则进行件（卷）内文件材料排序修整：

（1）按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的顺序排列。

（2）按照文件内容的纵向进行排列，文件内容为横向的，按照长边在左的原则进行排列。

（3）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下折叠成A4大小，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠，折叠时注意留出装订边。

（4）对于纸幅比较小的要进行托裱，规整页面到A4大小。

（5）对于破损的文件要进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件要进行复制。

（6）去除金属钉、曲别针、大头针等易腐蚀的金属物。

4.编目著录。中心各科室、各分支机构要使用软件或电子表格逐件（卷）编制目录，著录电子目录，形成归档文件目录，。

5.装订装盒。中心各科室、各分支机构在装订装盒时遵循以下要求：

（1）装订后文件要平整，有利于归档文件保护和管理。

（2）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

（3）装订时应该左、上侧对齐后，按照归档文件的实际情况使用“三孔一线”、“直角装订”或不锈钢订书钉进行装订。

（4）各类按“卷”为单位整理的归档文件应当制作卷内文件目录，并在装订时放在卷首。

（5）在归档文件装盒时，要有盒内目录和备考表，盒内目录在归档文件之前，备考表在归档文件之后。

（6）按照顺序将归档文件装入档案盒，盒内文件不必太满，也不要太空；不同年度、保管期限、门类的归档文件不能装入同一个档案盒。

（7）装盒后要在档案盒背脊标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等信息。

（8）归档文件装盒后分开保管期限和类别，按照盒号进行排列，排架按照阅读方向，从左到右，从上到下进行，要留出一定的余量。

（二）整理积存材料。

中心各科室、各分支机构要加大力度对往年“积存”未归档材料的整理力度，按照归档范围相关要求，分类补充齐全，并与2022年度归档整理工作同时进行，确保积存材料规范归档整理。

（三）文书档案。

2016年（含）以后的文件材料以“件”为单位，按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）进行整理；保管期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）确定永久、定期（30年、10年）。

其他时间段的文件档案参照《文书档案四个阶段整理归档标准要求》进行整理

（四）公积金业务档案。

按照《济宁市住房公积金管理中心住房公积金业务档案管理办法》进行整理。

（五）财务档案。

按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）和《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）整理

（六）特殊载体档案。

（1）纸质照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）归档整理，数码照片按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）归档整理，同时要选择代表性的照片冲洗出纸质照片归档，照片尺寸统一按照6寸标准收集，事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等文字说明项目齐全。

（2）录音录像按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）归档整理

（3）其他电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）归档整理

四、档案数字化加工

中心按照相关工作要求，结合实际情况，安排综合档案室依照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）《档案服务外包工作规范 第2部分 档案数字化服务》（DA/T68.2-2020）等针对公积金业务档案中的个人贷款档案按照“机构-年度”分阶段进行数字化加工。

五、移交

1.移交综合档案室。各科室、各分支机构应在今年6月30日前将本部门归档的各类材料、目录、电子数据移交综合档案室。各科室、各分支机构在移交时需要编制移交清册、清点并签字确认；如不能按时移交的，应写清楚原因，报分管领导审批后，可暂缓移交，缓交期限不得超过一年。

2.移交进馆。按照《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》规定，“自形成之日起满十年”的档案要及时向市档案馆移交。中心今年移交进馆2013年（含）前形成的除公积金业务档案以外的档案，并按照《全宗卷规范》（DA/T12）、《档案著录规则》（DA/T18）编制全宗卷、检索工具等。

六、公开信息送交

中心按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府信息公开条例》要求，向市档案馆政府信息查阅中心送交政府公开信息。

七、档案安全情况

中心各科室、各分支机构要强化责任落实，按照防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等“九防”要求，改善保管保护条件，配备必要设施设备，开展隐患排查，狠抓问题整改，确保档案实体和信息安全。

八、监督检查

中心对各科室、各分支机构年度归档工作进行监督检查，并对归档工作进行指导，确保按时完成归档整理任务。中心将对不能按时完成归档任务及存在安全隐患的部门，责令限期整改，并在中心通报。对档案工作中的违法违纪行为，将依据《档案管理违法违纪行为处分规定》依法处理。

WORD版：22号档案整理工作方案.docx

PDF版：22号档案整理工作方案.pdf