来源：宣传通讯 2023年10月23日

标题：“五个强化”推进干部人事档案数字化建设  上海师范大学档案馆

为提高干部人事档案管理工作的科学化、规范化、智能化水平，创新干部人事档案管理方式，上海师范大学档案馆深入贯彻落实习近平总书记关于干部人事档案工作的重要指示精神和《干部人事档案工作条例》等相关要求，稳步有序推进干部人事档案数字化建设工作。

强化组织领导，拧紧落实“责任链”

干部人事档案数字化建设的成功离不开坚强的组织领导。学校党委深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示，切实加强对档案工作的领导，不断健全档案管理机制和工作机制，将干部人事档案数字化工作视为一项重要任务，并加强组织领导，确保专项经费的落实，精心推动实施。

学校领导对干部人事档案数字化建设工程高度重视，多次召开协调会议，深入项目现场，了解进展情况，及时解决问题，确保工程按计划有序推进。学校从组织部、人事处等部门抽调了十多名党性强、素质高、业务精的干部，组成干部人事档案专审队伍，持续深入开展干部人事档案专项审核工作。同时，档案馆选派了多名熟悉干部人事档案和信息化工作的同志，集中半年时间，专职负责档案数字化建设工作。

此外，学校还进一步强化场所保障，特别安排了数字化项目实施场所，提供必要的办公条件、档案用品、办公用品及耗材，为数字化工程的实施提供坚实保障。

强化基础工作，严把信息“精准度”

干部人事档案数字化工程的成功建设离不开坚实的基础工作。

在数字化工程前期，档案馆严格遵循“统筹规划、分步实施、有序推进”的原则，采取“逐项校对、逐页核查、逐卷审核”的方法，对干部人事档案进行全面审核，仔细鉴别档案原始材料的完整性和规范性，确保材料的真实准确性。对不属于归档范围的材料进行剔除，将需要归档的材料按十大类进行分类并填写审核登记表，对缺材料等情况进行记录，先后完成了1600余卷在职干部人事档案的审核工作。

在做实基础工作、严格审核的同时，将干部人事档案数字化建设同档案专项审核工作有机结合。学校组织部和人事处联合启动了干部人事档案的专项审核工作，重点审核干部的关键信息，如“三龄两历一身份”、家庭主要成员及重要社会关系等。这一审核工作与数字化工程相辅相成，使数字化的数据信息更加准确可靠。通过对此前档案馆审核工作的反向复核和检验，不仅夯实了数字化建设的基础，更是为数字化工程把好信息的“精准度”。

强化制度建设，织牢安全“保护网”

干部人事档案数字化工作量庞大，专业性强，且安全要求高。为确保干部人事档案的信息安全，学校建立健全档案数字化制度，构建了坚实的安全保护体系。

严格筛选数字化加工服务公司，选择具备国家认证的涉密资质的供应商，明确档案工作人员和数字化加工人员工作职责，并与每位项目组成员签订了保密协议，进一步明确保密责任和义务。

加强对数字化加工区域和人事档案办公室的监控和安全防范，安装监控设备，有效防止档案材料发生涂改、损坏、丢失等风险。严格限制数字化工作人员携带手机、移动存储介质等电子产品进入数字化加工场所，并统一放置在指定位置。同时，屏蔽数字化设备的USB和光盘驱动器等物理读取数据接口，严格限制其访问外网，以确保数字化工作的安全性。

为提高工作人员的保密意识、安全意识和责任意识，定期开展档案业务培训，组织学习干部人事档案管理相关条例，明确工作纪律和岗位职责。

强化规范操作，把好数字化“质量关”

严格按照《干部人事档案数字化技术规范》的有关要求，规范档案调卷交接程序，档案按计划分批移交给数字加工人员，交接过程必须在双方同时在场的情况下进行。交接过程中，需要进行档案或新增零散材料的清点和核对，确认无误后，双方填写档案交接清单，详细注明交接的卷数、档号、档案人员姓名、新增零散材料页数、交接时间和经办人等关键信息。

为确保数字化工程的顺利进行，制定了详细的数字化建设流程，严格遵循数字化预处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、档案归还等“十步走”工作流程，以确保每卷档案都受到规范处理。

数字化采集完成后，安排专人对照纸质档案逐卷、逐项、逐页进行检查和复核，包括图像扫描质量、清晰度以及数据完整性，以确保扫描结果与纸质档案完全一致，及时发现并修正漏扫、多扫、图像不清晰、挂接错误等问题，有效确保数字化档案的标准和质量。

强化成果应用，提升服务 “便捷度”

随着干部人事制度改革的深入，跨部门、跨单位、跨区域人事调动日益频繁，这也对干部人事档案的利用效率提出了新的更高要求。干部人事档案数字化不仅能够实现信息资源共享，还具有灵活和便捷的特点，有助于方便档案调取与查阅，为各个部门的工作提供了便利。

所有的干部人事档案利用手续都纳入了干部人事档案管理系统，进行统一申请、统一审批、统一赋权和统一回收。只需输入关键词，即可快速获取所需的相关信息，最大限度地发挥档案信息的利用效率。同时，还减少了实体案卷的借阅，有效提升了实体案卷的保护水平。

此外，借助干部人事档案数字化的信息资源，采用专门的人事档案管理软件，并运用信息技术、大数据和云计算等辅助手段，对干部人事档案中的数据进行全面分析，通过建立干部人事档案信息的纵向和横向联系，学校可以科学地选拔符合要求的人才，为组织人事部门提供决策的科学参考。

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