接待礼仪是会议服务中最常用也是最基本的礼仪，常常因为企业不够重视而忽略。随着经济的发展，会议逐渐增加，会议服务成为重要的环节，对接待礼仪的认识不足造成会议失败。本文以文献阅读为主要方法，用案例分析接待礼仪对于会议服务的重要性。首先对会议服务进行阐述，再用礼仪引出接待礼仪；其次通过对接待礼仪原则、会前、会中、会后的类型分析，得出接待礼仪的重要性；最后，对会议服务中如何做好接待礼仪提出解决办法，在日常工作中运用好接待礼仪对会议成功、企业发展起到促进作用。

随着经济的迅速发展，会议成为个人与个人、个人与企业、企业与企业之间交流的基本程序，通过会议相互沟通了解，传播企业文化，创造企业价值。会议作为企业发展中的重要活动，会议接待服务工作发挥着十分重要的作用。xxxx、政府机构、国企、外企在发展历程中都要依靠合作伙伴和客户的支持与理解，才能稳步发展，而会议服务是企业相互建立信任和友好关系的第一步，确保每次会议能够圆满成功，就需要接待人员做好礼仪规范，以精简、节约、实效、热情、细心、耐心的原则做好接待礼仪。接待礼仪的工作重、任务杂、细节之处较多，接待人员容易忽视其重要性，如何做好接待礼仪，提高工作效率就成为要解决的重要问题，提出具有针对性对策，实现会议服务的高效率，树立企业窗口形象。

做好接待工作有利于后续工作有条不紊的进行，无论是将从事秘书行业还是在职秘书学会接待礼仪不仅能够提升自己的专业能力，还能在工作中为领导分担，无形中提升自我素质和业务能力。接待礼仪是客户对于本人和企业的第一印象，是最直接也是最不容易改变的，因此做好细节工作，时刻保持较强的责任心，提高工作的综合质量，有利于提升企业部门在他人中的形象。当然，接待工作需要各个部门和工作人员的有效配合，所谓人多力量大，一支筷子容易断，一把筷子就不容易，工作人员的凝聚力和协调合作能力也是提高整体质量不可缺少的因素。

会议在古代主要指君王的早朝或朝会，用于商讨军事、政治以及君对某事做出决策，臣将要上奏的事项写成奏折或在朝会是发表言论，君与臣进行协商，这就是最初的会议。会务服务是指为保障会议工作的召开和会议的顺利举行而进行的各种具体事务工作的总称。而会议服务是会议中不可缺少的一种服务形式，属会务工作的一部分，具有事务性和服务性。会议服务也指在会议进行过程中在现场提供服务的工作人员，对于会议服务人员的要求也比较高，大多数都经过专业的培训，一些国际机构还专门设有秘书部门，在会议服务中为客人提供服务。

会议服务，也有狭义和广义之分。狭义的会议服务指为各种会议的实际进程安排中所提供的服务，指会议正式进行过程中的服务。广义是指为与会议相关的各种内容的活动提供全方位的服务，具体是指会前准备工作：确定会议、拟发通知、会场的选择与布置、会中接待工作：迎接、安排食宿、参观游览、宴请、会议材料、购买车票等；会后善后工作：送别客人、赠品选择等全方位、细节化的服务工作。

最初，“礼行于社，礼行于祖庙，礼行于五祀”，用于祖庙祈福，为古代的祭祀活动，后发展为朝代之上所用的规范礼仪。在汉高祖时期，君臣商量治理天下的办法，群臣建议“定朝仪”，并“臣愿征鲁诸生于臣弟子，共起朝仪”，便制定了一套朝堂之上的礼仪，用于约束和降低大臣的僭越之心。礼仪一词最初分为礼和仪，礼是一种制度、规则和社会意识，仪则是一种表现形式。在孔子整理的六经中，‘礼’提出的是仪礼；许慎《说文解字》提到：“礼，履也，仪，度也。”而礼仪一词连用最早出现自《诗经》的《小雅.楚辞》中：“献畴交错，礼仪卒度”，其中“礼仪”就有规范的意思。

接待礼仪顾名思义就是在接待客户中使用的礼仪，接待礼仪在古代是君接待诸侯使臣，使臣上朝，年老或有威望者皇帝会“赐座”，是一种接待礼仪；家里有客人来，父母会叫子女倒茶，也是接待礼仪的一种；随着经济的发展接待礼仪成为企业在会议服务中的专有名词，对来访者或者受邀约的人安排相应的人员迎接与招待；接待礼仪发展为职业礼仪的一部分，是在会议实践活动中形成的人与人之间、组织与组织之间、国家与国家之间相互表示友好和敬意的外在行为规范和准则。规范接待礼仪行为，有利于秘书人员在工作中提高自身修养，弘扬企业文化、塑造企业形象、提升知名度等。

1.3.1尊重原则

尊重是礼仪的基本原则，中国素有礼仪之邦的美誉，尊老爱幼的话语随处都能听见。在交往活动中要相互尊敬、友好相待，对交往对象要重视、恭敬。尊重是礼仪的重点和核心，只有当你尊重别人，你才能在别人那里获得同样的尊重；对待客人要一视同仁，不能因为职位高低、身份差别就区别对待，冷言冷语，在交谈中要让客人感到被尊重、被重视，要做到敬人之心长存，不可失敬与人。

1.3.2宽容原则

宽容意味着要有容忍的雅量和换位思考的品德。既要严于律己、又要宽以待人，要多容忍他人，体谅他人，理解他人，不能求全责备，过分苛求，咄咄逼人，所谓“己所不欲勿施于人”要以理解和宽容来增强人们之间的信任感。

1.3.3遵守原则

工作中、社会中，任何人不论身份高低、职位大小都要自觉遵守法律法规和日常行为规范。常说没有规矩，就不能很好的约束别人和自己，如果在工作中人员懒懒散散、工作没有激情和斗志，随意按照之间的想法做事，那必定是一盘散沙，因此遵守工作中的规则、要求、行为礼仪才能约束自己的行为。

2.1.1会前的通知

会议前的通知是会议组织者与与会人员最重要的沟通，是会议准备的重要环节。及时发送会议通知，告知与会人员会议的相关情况，确保与会人员的准时参加和接待人员的准备工作。在通知与会人员参会时要注意时间、地点，确认与会人员是否接到会议通知，要做到一下几点：（1）不能只用一种方式传达会议通知。当领导安排你通知相关与会人员开会时，可采用发电子邮件、微信、qq等形式通知，并附上“收到请回复”字样，对于没有回复的人员，采取打电话的方式再次通知，确保每一位与会人员都通知妥当；（2）确保参会者知晓会议地点。通知，明确好日期、时间、地点，切忌通知模糊不清；（3）主要的联系人一定要保留联系方式，以保证有急事能够联系上；（4）根据会议的类型，明确提前通知的时间，可采用书信式、备忘录通知。如果正式的邀请应准备邀请函，才显得单位重视参会者，邀请函上也要附上回执，确保通知准确。

2.1.2会场的选择与布置

会议室的选择也决定了此次会议是否能够取得成功的重要因素，应该保持安静，要远离马路、远离街道和工地，门窗应该隔音，要选择良好的会议设备。

不论是小型会议还是大型会议活动，会场布置尤为重要。会场布置要畅通无阻，除了安全通道外还要考虑特殊人士的要求，既要做到一视同仁又要照顾到所有人。光线的引用，可以采用自然光源和人造光源，利用自然光源时要考虑强光刺眼应备好窗纱。安装人造光源时要合理配置灯具，光线尽量选择柔和，给人安心的感觉。大型会议贴上指示标语，方便客人寻找会议室。如庆祝会、联欢会可选择花卉、旗帜、台幕等装饰会场。小型会议、决策会议或讨论会配有一两株盆栽即可，准备好会议所需要的设备设施，提前检查投影仪、话筒、音响是否正常。

2.1.3座位的安排

会议中座次安排应遵循国际惯例以右为尊，小型会议参与者较少时，所有人员都应设座，不设xxxx台；大型会议一般设有xxxx台、观众席、主要领导人居中而坐，第二领导人在第一领导人左手边，然后是右手边，依次安排就坐。小型会议可按照自由择座、竖桌式、横桌式等方式安排座次。

2.2.1工作人员接待礼仪

大型会议设有签到处，工作人员要提前30分钟左右达到，准备好签到的纸笔以及需要分发的资料；站姿端正、稳重，女士两腿并拢，脚尖成V字，双手合成位于腹部，或者成丁字型站立；男士两脚分开，比肩略宽，双手自然下垂；面带微笑迎接来参加会议活动的客人，细心的指导、耐心的解决客人的问题，必要时引导客人达到座位处。小型会议若没有签到处，工作人员可在门口迎接客人。

2.2.2引导礼仪

走廊引导礼仪：接待人员应走在客人的左前方，为2-3步的距离，客人在右后方，这样符合接待礼仪的标准客人又能看见前方，避让迎面而来的人。楼梯引导礼仪：带领客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员在后面；若是下楼接待人员应该在前面带路，客人在后面，同时提醒客人上下楼注意安全；电梯引导礼仪：电梯处有专人接待让客人先进先出，没有专门接待人员，引导时应该让客人后进先出，这样能够保证客人的安全；进会议室引导，如果门是向外打开的，接待人员一手开门一手做出“请”的手势，如果门是向内打开的，接待人员先进，再请客人进入。

2.2.3确定迎送规格

在安排接待人员接送客人时要先了解客人的基本情况，包括职务、年龄、宗教、抵达时间、身体状况，再安排相应的接待人员前往接待地点迎接，接待人员应提前达到接待地点，如果迟到则会在客人心中留下不好的影响，无论过后怎么解释也难以抵消这种评价。迎接外国的国家元首或政府首脑时，应按照国际通行的迎接仪式及礼仪进行。迎接国际友人及重要宾客时，也可举行欢迎仪式，准备迎接牌，写上“欢迎XX”字样，也可写明接待单位名称，书写要字迹工整、字体要大，方便寻找。

2.2.4举办欢迎宴会

一般在大型活动在正式会议开始的前一天晚上，安排相关的娱乐活动对与会人员表示欢迎，同时有利于与会人员缓解紧张、疲劳的情绪。班固《东都赋》提到：“于是庭实千品，旨酒万钟。列金罍，班玉觞，嘉珍御，大牢飨。”逢朝会，称贺之后便举办大宴，如遇特殊时期会有所省俭，与现在策划活动中应该考虑到会议经费的支出问题相同，不超标准、不超规格，维持预算标准。在举办宴会时也要做好应急处理方案，做好安全处理措施，保证与会人员的安全问题。

3.1.1前期准备工作

会议开始之前，会议通知是重要的一步，明确会议日期、时间、地点、参与者、事由是会议成功开展的前提。西汉时期对于朝会，也就是现在所称的会议，在日期、时间和参会者都有了明确的规定。西汉为“平明”，东汉为“夜漏未尽七刻”；《左传.成公十二年》；“百官承事，朝而不夕”，这些都是古代对于朝的时间规定。会议时间要包括报到时间、开始时间与结束时间，以便参会者做好日程安排，只有明确会议时间，才能拟定好会议通知，减少失误，提高工作效率。其次，还要做好参会者的确认，参会名单除了领导下达的指令外与会议有关的人员也要做好统计，拟定的名单要交于领导审核。东汉时对于应该参加朝会而无故不出席者，应该受到惩罚，包括朝会服饰也有要求，在下发通知时要注明参会者的姓名、必要时可注明职务，如“销售部王经理”，若是请柬和书信式，语气要恭敬、委婉，前面冠以“尊敬的”等敬语，后缀“先生、女士”，如需正装出席也要说明。最后，做好会场的选择与布置，会议类型不同，会场的要求也有不同。。此外，消防栓正常、灭火器数量足够、安全通道畅通，定期检查线路，防止短路起火。增强会场安全防意识，做好未雨绸缪。

3.1.2制定完善的接待计划

第一步：了解与会人员的行程安排，乘坐的交通工具，何时到达、何时参会以及何时离开，中途是否有别的行程安排；迎送时要在飞机或者高铁到达之前到达迎接地点，如果安排鲜花，要保持新鲜、鲜艳和整洁，忌用菊花、杜鹃花；可准备接送牌；第二：与会人员的生活饮食习惯，居住环境的要求、饮食的禁忌、常备的医疗用品；由于宗教信仰不同，对饮食文化也存在不同之处，提前询问不仅能体现对客人的照顾有加还能体现公司的细心之处；需要的医疗用品，在国外如果询问客人身体健康，会被认为涉及到隐私问题，在不方便询问的情况下准备好常备的医疗物品即可，如：速效救心丸、胃药、止痛药等；第三：收集与会人员的相关信息，了解与会人员的目的；根据目的的不同接待的程序也会不同，可能是：上级视察、检查工作、企业合作等，根据来访的要求安排相关的活动，如参观工厂、游览名胜古迹等；第四：安排接待人员，组织接待团队，制定接待计划，安排食宿等。第五：会议的前一天再次和与会人员确定行程，询问是否需要准备有关资料。第五：将与会人员日程做好详细记录，以便接待人员及时了解具体情况。会议结束后，为与会人员安排适当时间的机票，并送往机场，目送与会人员进站。

3.1.3拟定接待标准

根据与会人员的数量以及身份安排相应的接待团队。制定接待计划时要注意以下标准：一节俭务实，在接待中要注意节俭，切忌铺张浪费，不要大摆筵席“一宾赴宴，众人陪吃”，搞形式主义，不设鲜花、不贴标语、不设红地毯、可准备接机牌；二主随客便，热情周到，做好服务。秘书人员在接待中要时刻牢记“主随客便”的标准，想对方之所想，急对方之所急，尽可能满足对方合乎情理的需求；三不特殊对待，对与会人员的一视同仁，不因对方的身份地位而做出实质性的改变，忌来往送礼，如现金、支票、首饰等贵重物品，可赠送纪念品增进双方友好来往，不要送带有明显宣传标语的产品；四安排工作人员接送，提前到达约会地点，子曰“有朋自远方来，不亦说乎”，对远道而来或者约定好的客人要指派专人迎接，提前到达以表达应有的尊重。

3.2.1加强服务工作的组织管理

无规矩不成方圆，建立完善的制度标准是员工发展、工作有序进行的前提。制度不完善、工作毫无章法、潜规则就会盛行，无法预防组织内部出现的矛盾和问题。建立分级管理制度，各个环节相互监督，严格把关审批环节。明确工作职责加强沟通，在接待任务中员工应该明确“我是谁、我的任务是什么”，解决好因工作职责模糊不清而推脱责任等问题；精细化分工，明确每一个岗位的任务，实行专人专责也要做好互利合作，每个环节不是独立存在做好衔接到位，从根本上保证接待工作的顺利进行。全面优化企业数据系统，建立接待流程管理，抓好“严”字当头，做到热心细致，出现问题时必问责、必追究“动员千遍，不如问责一次”。增加考核激励，实行周考或者月考，对表现优秀者进行表扬表彰、对表现欠佳者进行批评及再次培训，若依旧考核不合格考虑协调岗位。

3.2.2对会议服务工作实行监督

为了做好会议工作，建立信息记录系统，以便上级领导在授权下属处理会议工作能及时、有效、高效、完整的了解工作进展情况。实现各个部门的监督协调，会议筹备、预算明细、信息反馈以及检查督促，并且客户资料是保密的，严格保证客户信息、行程不被泄露。同时也要做好事前监督严格按照规定办事、监管审批流程、节约开支、提高人力、物力、财力的利用率。实行监督检查，以避免某个环节出现失误而造成不可挽回的利益损失，也实现了责任可追究。快节奏的工作环境中建立数据系统化形成大数据体系，有效提高了工作效率和质量。

3.2.3会务人员的服务标准化

严格按照公司服务标准规范执行，节约务实、服务到位、谦虚有礼、朴实大方、以礼相待。秘书人员是公司的门面，是公司的第一形象。待人接物要微笑，利用微笑可以拉近人与人之间的距离，打破尴尬的氛围。热情迎接、适当交谈，但不能涉及客户隐私问题，笑容要真诚做到表里如一，与自身形象相辅相成更能体现气质与自信。仪容整洁、着装干净、女士应该自然而不失气质，忌浓妆艳抹、过分夸张，。男士不留胡须、着装大方、不带耳环等夸张饰品，不易过分隆重喧宾夺主。行为举止规范，接待人员应注意礼节、对客户一视同仁，热情迎接，杜绝以貌取人、以职待人。在接待中充分考虑客户的风俗和习惯，尊重对方的要求，在细微之处为客户提供舒适的环境，获得信任与好感，给客户留下好的印象。

3.3.1对会务服务的系统分析

建立完善的会务服务系统分析表。对于会议服务计划步骤进行系统的评估，包括执行、预算费用、接待标准、以及对本次客户的针对性是否充足，确保方案的可行性，降低费用的支出以减少不必要的浪费。组成意见团对预定计划评估其可行性再根据成员意见进行改正最后实施，对已经完成的会议服务工作进行分析评估，包括接待流程、预算的支出范围、客户的满意度、员工的执行力等找出不足之处，形成接待评价资料以供下次制定计划时作为参考方案。

3.3.2服务人员的自我分析

建立自我评价体系，形成反馈系统。明确目标，分析自己所制定的工作目标是否顺利完成。按照评价表进行分析目标未达到是否存在以下原因：业务知识不够、对工作不够积极、责任意识不强、抗压能力不足、思想行为懒散、心理素质欠佳以及其他备注。当员工参与一次接待任务时，结合评价表对本次任务形成书面总结，其中包含自我体会、自我不足、自我优势、同事评价、自我评价表采取十分制。根据工作环境学习专业知识，提高业务能力、增强心理素质。

3.3.3建立整改措施

加强服务人员的责任感，明确职责，加强沟通，培养优秀人员、引进优秀人员。可以引进智库人才，如退休老员工、老学者他们所拥有的知识和经验是难得的一本教科书，他们对员工做出的指导是书面文字所不能传达的。强化会议服务中的接待礼仪，礼仪本就是接待中最重要的语言，更多的情况下需要我们的肢体行为去表现，礼仪也是素质最基本的表现。增加相应的礼仪课程培训，除了肢体语言、口语表达、形象气质等，细节之处往往时我们最容易出错的地方，比如引领客人时秘书的位置，不同的场合不同的着装等，提高秘书人员的自我意识。

3.4.1加强礼仪理论学习

形象是接待人员在客户心中第一印象，客户把他对公司的信任交给一个素未谋面的人，而我们在接待中要主动拿下这份信任，就要做好礼仪方面的学习。个人方面：增加自学能力，空闲时间翻看接待礼仪书籍，熟知接待礼仪的基本知识，做好个人卫生、化妆须知、着装穿搭、女士姿态优雅、男士英武之貌，还要了解接待礼仪中涉及其他地区不一样的手势、语言、礼品要求等，做成备忘录以便翻看；收集与接待礼仪有关的理论知识，可音频可视频，在家放松时播放，让大脑和耳朵对接待礼仪增加敏感度，达到潜移默化的影响。企业方面：开展培训课堂，定期进行接待礼仪交流，以周或月为单位安排不同人员进行一部分接待礼仪知识分享，通过自己理论知识结合工作经验形成总结，同事间交流探讨工作中容易出现的礼仪失误或需额外加强注意的礼仪之处。

3.4.2提高自身修养

工作中要不断学习完善自己的不足，可以通过以下途径：（1）向长辈请教，吸取经验。“听君一席话，胜读十年”，长辈的经验都是在工作中积累下来的，能够取得优异的表现肯定有过人之处。放低姿态，正确认识自己的不足，向长辈虚心请教，长辈的指点能够让我们在处理事务时让少走许多弯路，根据长辈的经验完善自己的工作并在此基础上学会创新。（2）培训班，培训班种类较多可以根据自己的兴趣、工作需要有针对性的报班学习。秘书人员综合能力要求较高，涉及的技能领域也较多，如秘书英语，涉外企业总是会和外企合作，在会议交谈中，领导有需求时秘书还要充当翻译角色。此外秘书的人际沟通能力和语言表达能力也十分重要，要求也逐渐提高，利用培训班有针对性的提高自己人际交往能力，工作也会达到事半功倍的效果。（3）自我学习，对于不是熟悉的领域可以利用碎片时间进行自我学习，不用每天刻意安排时间，除此外，还应注意心理素质的提高，健全的心理素质是一个合格秘书必备的要求，能合理处理自己的心理才能应对工作中的困难。

3.4.3熟悉会议礼仪程序

对会议礼仪程序做到得心应手，少不了勤奋好学，要做到：（1）自我熟悉，通过书本、视频、借鉴以往会议策划增强理论基础，模拟会议开展书写策划方案，注重查漏补缺，自己容易忽略或遗忘的细节，整理备忘录增强对会议服务敏锐度。（2）注重实践，“实践是检验真理的唯一标准”，只有将理论融入到工作中才能明确自己的不足。公司开展情景化模拟比赛，一方面可以增加员工之间的合作默契，另一方面可以测试员工对于理论知识的掌握程度。以小组为单位进行模拟，自主分工，挖掘潜力。（3）老带新，在会议服务中安排新员工做老员工的助手熟悉会议礼仪，多次带领过程中将理论投入实践。老员工耐心指导，形成榜样标杆，对新员工表现进行总结评价，学会融会贯通，增强独当一面的自信心

接待礼仪是秘书人员的素质体现，是企业形象的一面镜子，同时也是企业发展方向的一盏明灯。由于接待礼仪不够完善与工作中，学习贯彻不够透彻，在会议服务中总会出现失误，造成一系列损失。接待人员是做好接待礼仪的重要一步；接待礼仪是做好会议服务的重要一步；会议服务是达成合作的重要一步；环环相扣，不可脱离彼此单独存在。因此，做好会议服务，提高接待人员的专业能力和技能水平是一件长久与自身不断学习的过程。遵守人际交往中形成的行为准则或规范，做好会议服务工作需要秘书人员在实际工作中不断积极经验、不断探索、创新与实践中总结会议服务的内涵。

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