我们代理的疑难复杂土地类诉讼案件，都是标的额大且历史遗留居多，当事人对委托的律师都非常挑剔，不仅要求在土地诉讼专业方面非常精深，而且还要求超强的执行力。

面对如此浩瀚的卷宗以及客户的迫切需求，如何快速锁定争议焦点，挖掘案件细节，寻找可以制订或支撑诉讼策略的突破点，是我们工作的第一步。 清晰、准确且规范的卷宗，对于提高办案效率，又是这第一步的基础所在。

整理电子诉讼案卷时，我们的脑海里会经常冒出这样的问题：

笔者以批量处理技术和办案文件制作衔接为思路，在实践中反复试验，最终汇总为本文，期望能为上述问题找到较为高效的解决方法。

文末附有文件命名格式的推荐，希望能对各位有所启发。

二、电子卷宗的整理原则

电子卷宗的整理目标自然是为了下一步更有效率地梳理案情，故必须从全面性、实用性上考虑，满足文件快速查找、与办案文件的制作无缝衔接，最终达到迅速提高办案效率的目的。

（一）原则一：考虑兼容能力

整理卷宗的时候考虑兼容，主要是为了与办案的其他流程相衔接，避免案件小组成员间的重复工作，其中包括三方面：

1.与文书制作兼容

我们在撰写诉讼文书时，经常会需要引用相关的证据。若在卷宗整理时，刻意将文件命名的标题字段与证据中的标题保持一致，不但能够提高我们查找文件的速度，还能在引用证据时更为规范。

而且，由于疑难复杂的诉讼案件，涉及的具体事实非常多，这就要求我们必须通过大事记的形式梳理案情。

在准确命名文件标题后，只要通过本文所分享的小技巧，可以批量生成文件目录，同时并为大事记的制作提供便利。

2.与团队协作兼容

如果是团队服务的律师，那么建立统一的标准很有必要，能够提高团队成员之间互相协作的效率。

即使是个人独立执业的律师，还是建议有一个相对统一的整理方法， 一是考虑到形成习惯之后无需每次花费时间重新思考整理方法，二是单独执业的律师依然会存在不少与其他律师合作的情形。

3.与应用软件兼容

电子卷宗整理本身并非是最终的目的，我们整理卷宗始终是为了办案服务的，所以整理后的卷宗，必须要兼顾我们其他办案流程的需要，这就需要考虑到与其他应用软件的配合。

实际上，在我们常用的办公软件中，是存在通用的时间格式的（下文会介绍到），当我们输入的格式与通用格式兼容，则可以节省额外替换输入和调整的时间。

（二）原则二：提高检索效率

电子卷宗一大优势，就是可以快速检索。但如何能够更高效地检索，需要我们前期做好卷宗整理作为检索基础。文件的命名越是简洁、清晰、完备，越能提高我们的检索效率。

也因此，文件的命名也应该配合我们的检索习惯，字段信息的选择，应符合我们大脑中的“关键词”提炼习惯，选择越有辨识度的字段越好。

例如，若我们所代理的案件所在地是我们首次代理的地区，不妨在项目文件夹或文件名中加入该字段，以提高我们的检索效率。

（三）原则三：减少操作负担

当我们查阅电子卷宗时，或许打开第一个文件夹没感觉，当我们连续打开第五、六个文件夹才能找到我们所想要的文件时，我们的心情也是会随着这样繁复的操作而逐渐焦躁。

1.文件名不宜过长

命名时候需要注意，在部分 Windows 系统中的文件名长度有所限制，而该长度的构成不仅包括文件名本身，还包括扩展名及所处的文件夹及其路径（即：有几层文件夹就需要将所有层数相加作为总的文件名长度），合共为 255 个英文字符。

若文件路径与文件名过长，有可能会出现不能复制黏贴、解压、云储存软件同步等问题。如果文件名过长，会导致系统默认的文件夹目录上的“名称”标签栏下的信息无法全部显示，这时便需要我们手动拉长文件夹详细信息分列，无疑会增加操作负担。

2.文件与文件夹命名一体化思考

文件夹数量过多，会导致打开文件效率降低。一般而言，在项目文件夹内，建议设置的文件夹层级最好不要超过三层。

实际上，若我们在检索文件的时候使用一些专业的检索软件（如：Everything），则可以看到该文件所处的文件夹及其路径（可以设置为双击路径打开该文件夹），没必要在文件命名时将与文件夹重复的信息录入进去。

若需要对文件进行分类，可以考虑增加文件名的字段，使得文件与文件夹之间的结构更为扁平化来实现，即：通过文件命名时所涵盖的信息来替代文件夹。

例如，文件夹的名称为“一审”，该文件夹下的文件名无需再次包含“一审”这一字段。相反，若并未额外建立“一审”的文件夹，则可以直接通过文件名的字段进行筛选。

所以，我们在命名文件名时，不仅要考虑文件自身的名称，还需要考虑与文件夹名称的兼容。

3.减少重复手动操作

当我们有大量文件需要重复处理操作的时候，能交给计算机软件或者程序批量处理的，不要手动处理。

我们只需要在处理文件前，找到所需要进行的操作的共性，然后通过综合搜索引擎检索（如：百度一下），即可找到相应的教程。

例如，我们想要批量增加文件名前缀，一个个文件去修改调整无疑会十分浪费时间，这时候我们可以检索“批量 增加前缀”即可以找到相应的解决办法。

三、 文件命名、批量处理及拆分方法

整理电子卷宗前，会根据阅卷的便捷需要对文件类型进行区分，一般分为以下四类： 程序性文件、司法机关文书、诉讼主体文书、事实类文件。

（1）程序性文件：包括立案、收案、传票、授权、送达等法院程序性要求所产生的文件。

（2）司法机关文件：法院的裁判文书、检察机关的抗诉书等。

（3）诉讼主体文件：即是指诉讼主体陈述事实与理由、提出主张的文书，根据证据规则，其内容有可能成为自认的证据，故需要特别将其区别出来。包括：起诉状、反诉状、上诉状、再审申请书、监督申请书、答辩状、证据目录、质证意见、代理词、庭审笔录、情况说明等。之所以将庭审笔录也纳入范围，是因为庭审笔录记录了当事人的陈述内容，在确保记录真实准确的情况下，有可能作为言辞证据，故一般会将庭审笔录归入诉讼主体文书一并整理。

（4）事实类文件：主要指证据等。

通过不同的分类，可以在我们不同的需求情况下，选择更合适自己的整理方法。

1. 字段的选择及排序

如上面所介绍的，文件的命名除了要长度适中外，为了达到提高检索效率的目的，还要涵盖必要信息。

文件名可能包含的字段包括：标题、主体、案由、程序、日期、版本等。

常用的文件名字段为：（提交）主体、标题、程序、日期，但这些字段之间的顺序如何排列，何者为先，何者为后，则需要了解在办案过程中各类文件不同的性质来决定：

（1）程序性文件： 一般涉及到时效判定，一般按日期在先进行排列。

（2）司法机关文件：这些都更侧重于其所处的程序，一般按日期在先进行排列。

（3）诉讼主体文件：该类文件，其制作时间往往没有表达者身份更为重要，所以为了兼顾案件办理思路的习惯，按文书制作主体在先进行排列更方便。

（4）事实类文件：兼顾制作大事记的需要，一般按日期在先进行排列。

可以看出，大量文件还是较为适合以日期在先的方式进行排列，即： 【日期 主体,标题_程序】，而诉讼主体文件较为适合以 【主体,标题_程序 日期】的方式命名文件。

如果有点轻微的“强迫症”，也可以为诉讼主体文件额外创建一个文件夹，这样能够保持一个文件夹内的排序一致，也能配合我们的查阅习惯。

2. 一键生成文件目录

网络上有非常多的批量生成方法、例如通过压缩文件夹的路径复制、应用软件的自动生成、以及通过批量处理命令 bat 实现。

具体方法详见如下小技巧：

第一步：在拟生成目录的文件夹内，新建 txt 格式的记事本文件。

第二步：打开 txt 文件输入“DIR *.* /B >LIST.TXT”并保存。

第三步：将 txt 文件修改为 bat 格式。

第四步：双击 bat 文件，文件夹内即生成“LIST.TXT”文件，该文件夹内的文件名皆在其中，我们使用时只需要删除该文档里面“LIST.TXT”和 bat 文件（如“一键生成文件目录.bat”）这两项内容即可。

注：（详情可参阅《超级简单的批量提取文件夹内文件名的经典方法》作者 IT 部落窝）

在我们向客户、团队进行汇报并确认案件材料时，若文件数量较多，不妨通过该批量处理方法快捷生成目录。

3. 分隔符的选择

当我们在命名文件时，在考虑好选择什么字段作为文件名一部分后，还需要考虑用什么分隔符作为字段与字段之间的链接。

对文件和文件夹命名不能使用这 9 个字符： / : * " < > | ？，具体在命名或者重命名的时候如果输入了这些字符就会有提示。

实际上，在笔者过往的经验，遇到使用“_”（下划线）、“-”（中横线）、“ ”（英文输入法空格）、“vs”各种形式的都有。这些分隔符看起来似乎没有什么区别，但是当考虑到与批量处理方法兼容的情况，则会有所不同。

（1） 与日期格式的兼容

在选择单元格格式中可以选择输出为中文日期。如：

（2） 与 Excel 的文本分列兼容

在 Excel 中有一项名为“文本分列”的功能，可以对数据进行分列处理的功能，将单元格内的信息分拆成不同的列，通过这样的分拆，我们便可以通过 Excel 的数据筛选功能，对所需要的信息进行不同维度的排序。

而“文本分列”最常用的，便是通过我们所选择的分隔符号来实现的。

以 2016 版的 Excel 为例，文本分列时候可以使用的分隔符号，包括系统默认的“分号”（英文）、“逗号”（英文）、“空格”（英文）以及“其他”。在“其他”的选项中，可以将分隔符自定义为中文字符，如中文的逗号、句号以及空格等都可以实现，但前提是只能定义为单一字符，不允许使用字符组合。

换言之，如按“主体vs主体”的模式命名，则不能直接分拆数据，而需要先行通过“查找”并“替换”的方式，将“vs”替换成分隔符来实现。

根据实际的需要，如果想在使用文本分列时有更多的分列选择，可以考虑通过使用不同的分隔符来同时命名文件。

具体方法详见如下小技巧：

第一步：选择要分列的文本，选择“数据”选项卡，点击“分列”。

第二步：选择分隔符号后，点击“下一步”。

第三步：根据需要勾选和设置要分列的信息，点击“下一步”。

第四步：点击完成，即可得到分列后的表格。

4. 自动生成大事记框架

文本分列之后，只要我们补充输入表头，选择全部表头单元格，打开“数据”标签页，点击“筛选”后，选择需要排序的列，即可实现数据的升降序排列。

当文件数量非常多的情况下，可以用该方法批量处理，快速制作出大事记的框架。

按升序排列可得结果：

5. 电子文件的拆分方法

一般而言，无论是我们将阅卷所得的材料扫描后，建议保留阅卷回来的电子源文件保留源文件，并记录好阅卷人信息及阅卷时间。

对于不同类型的文件，是否拆分可以参考以下方法：

（1）程序性文件：可以不进行拆分。但当该类文件与案件的争议焦点相结合，如案件涉及到程序违法、诉讼时效等问题，司法机关的程序性文书仍然需要特别拆分出来，为我们的诉讼策略提供依据。

（2）司法机关文件：由于该类文件一般涉及到事实查明及争议焦点的认定，一般而言属于必须拆分文件。

（3）诉讼主体文件：由于诉讼主体文件直接涉及到双方诉求和所陈述的事实，更有可能构成自认，所以属于必须拆分文件。

（4）事实类文件：选择与争议焦点密切关联的文件拆分。

有些案件的卷宗数量庞大，所涉及的文件数量非常多，若强求全部拆分，不但要耗费大量的时间，而且可能会因为拆分后的过多文件，干扰我们对重要文件的查找。

所以，文件的拆分，应该要依据案件争议焦点有侧重地进行。同时，保留原始卷宗，能够在我们发现新的突破点时，不至于丢失证据。

四、总结

总结上面所介绍的原则与方法，笔者简单推荐如下两种命名方式：

电子诉讼案卷整理的目的是减少我们查阅案卷、制作文书的操作负担，最终提高我们的办案效率。 尤其是疑难复杂的诉讼案件，文件数量多、时限短，为自己或团队打造一套合适的电子卷宗整理方法变得更为重要。

当然，具体要采用何种文件夹层级设置、命名方式，需要我们根据团队和个人的实际情况，在规范、效率与成本之间找到平衡。

以上为笔者对电子诉讼案卷整理的一点简单思考，如果觉得对您有所启发，希望您点赞与转发。

如果对这个问题有其他思考或经验，欢迎您在文末留言区和我们分享。

责任编辑：天宇 | 专栏编辑：江河返回搜狐，查看更多