【商用英文會議】如何用英文安排會議、約會議時間、寄送會議通知？｜Lado 拿多企業英文培訓 |
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【商用英文會議】如何用英文安排會議、約會議時間、寄送會議通知？｜Lado 拿多企業英文培訓
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職場生活中，每個人或多或少都有參與會議，或是安排會議的經驗。安排會議時，需注意是否準確地傳達會議目的、調查會議時間、並向每位會議參與者寄送會議通知等等。安排英文會議亦是如此。 那我們該如何用英文安排一場會議呢？只要牢記以下的步驟、例句與技巧，便能高效率地以英文安排會議了！ 在安排一場會議前 —— 先評估會議的必要性！其實，並非所有事情都需要透過會議解決。因此，建議先確認此議題，是否有其他更省時的討論方式，例如一封 email、一封訊息，或是面對面溝通。有時候，透過直接且簡短的對話來討論事情，遠比安排一場會議來得更有效率。 第一步：傳達會議主題與目的在向他人提出會議邀請時，我們需要讓對方清楚地了解本次會議是為何事而開。 ■ (to) discuss something■ (to) go over something■ (to) talk about somethingI would like to schedule a meeting with you to discuss…我想要安排一場會議，和您討論...I was wondering if you had time to take a quick call so we can go over three points: 1)…我想知道您是否有時間與我通話，我們有三個議題需要討論。第一、...I’m planning to schedule a meeting with every one to talk about…我希望能夠與各位安排一場會議，來討論... 第二步：詢問並安排會議時間接下來，你需要詢問對方方便的時間，或是提出你希望的會議時間供對方參考。 ■ (to) check your availability for... ■ Are you available to...■ Do you have any time to...I’m writing to check your availability for a 30-minute meeting today or tomorrow morning.想請問今日或明早，我們是否有 30 分鐘的空檔能夠安排一個會議。Would you be available to meet sometime this week?您這周是否有時間能與我開個會呢？Do you have any time later today or tomorrow to set up a quick call?今明兩日，您是否有時間與我通個電話呢？If you would like to discuss this in more detail, I’m available for a quick virtual meeting from 18:00-22:00 Taipei time (12:00-16:00 Berlin time). Let me know.若您想與我討論更多細節，我在台灣時間晚上六點到十點，皆可安排線上會議。請再讓我知道您的時間。【注意介系詞的正確使用】 第三步：確認會議日期與時間與對方約定好會議時間後，請再次確認會議時間。 ■ I'll see you on (date) at (time)■ Let's meet on (date) at (time)■ Look forward to seeing you on (date) at (time)Perfect. I’ll send you a meeting invite for Thursday at 9 a.m.太好了，我會再寄送星期四早上九點的會議邀請給您。OK, great, so I’ll see you on September 15 at 3:00 p.m. your time.太棒了，那我們 9/15 下午三點見。Ok, it’s confirmed then. I’ll send you a meeting invite shortly. Look forward to talking with you on Thursday at 9 a.m.好的，那就這樣確定了。我會盡快寄送會議邀請給您，期待週四早上九點與您見面。【注意介系詞的正確使用 - Part 2】"schedule a meeting on Monday for Friday" 意旨我們在星期一時安排了一場星期五的會議。 第四步：寄送會議通知最後，我們需要寄送會議通知給會議參與者。經過上述步驟後，儘管對方對這場會議有一定程度的了解，我們仍需要在通知信件中，提供相關的議程或議題。此信件除了能供對方隨時查看會議的時間，信件中附上的會議連結、會議議題，或相關檔案，也可以幫助對方事先查閱、了解與準備。記得，越正式的會議，我們提供的內容也需要越詳細、越完整。 ■ This is an invite to...■ Here's the invitation email for...Hello everyone, this is an invite to the project A review meeting. The agenda is included below for your reference. Looking forward to seeing you all there!各位好，此信件為 A 項目評估會議的會議通知。在此也提供了會議議程供您參考，期待在會議上見到各位！Here's the invitation email for our upcoming meeting. I’ve included a few discussion points below. Let me know if you have any questions.隨信謹附本次會議的討論議題。若是有任何問題，請再與我聯繫。 Boost your Business English■ 延伸閱讀 — 【商用英文會議】「提前、延期」會議英文怎麼說？用英文更改會議時間！■ 延伸閱讀 — 【商用英文寫作】英文 follow-up 信件的 4 個常見問題與解析■ 延伸閱讀 — 【商用英文寫作】台灣人寫英文 email，這 3 項錯誤最常見！
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