我们工作的每一天都会收发邮件，那么如何高效地处理工作做的邮件呢，以下7个技巧强烈推荐！！

 0 1 

邮件批处理

不要第一时间看邮件，邮件不是传播紧急事情的最好媒介，电话才是。所以，发到邮件中的信息，一定不是最紧急的信息，所以，你不需要总是第一时间去看邮件，或者急着答复，而是尽量做到批量处理。

 0 2 

所有邮件当场回复

如果你打开了邮件，就应该立刻回复。多看一次，就会多浪费一次时间。任何邮件，无非包含三个信息：发来的时间，谈的内容，要求回复的时间。因此，处理时，只要关注内容即可。立即回复，相当于省掉了三分之二的时间。

 0 3 

判断邮件时间5秒即可

90%的邮件是传递信息用的，只需要了解，或者回应即可，时间5秒足矣，超过10秒的思考统统都是浪费。

 0 4 

一封邮件只谈一件事情

便于清晰传达，也便于追踪和关闭。

 0 5 

写或回复邮件不超过半屏(20行)

想高效沟通，一定要简洁明了。20行还讲不清楚你表达的意思，可能是你写太多事情了。若是，干脆分开另发一封。或者是你太啰嗦了，需要精简。20行大约是半屏，不用数，瞄一眼就知道了。

 0 6 

邮件中每段不超过3行

超过3行的段落表达，一定啰嗦，学会用短句子表达。简单，清晰，明了，少歧义。

 0 7 

邮件内容不要询问，应提供选项

不管是给上司、同事、下属的邮件，沟通的内容尽量不要询问，而是提供选项，让对方选即可，这样效率最高。比如，开会时间，不要询问对方什么时候合适，而是直接给2-3个选项，让对方勾选即可。这样，你只要寻求最大公约数即可。简单而又高效。

※  如果你对邮件使用的基本格式和要求有困惑的话，下面这些内容可以帮助到你。

明确邮件发送对象

只给需要信息的人发送邮件

收件人：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

抄送人：则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。

各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

规范邮件文本格式

内容完整、字体统一

字体：颜色、大小、字体全文统一

标题：邮件内容的高度概括

收件人：参照上面说明

抄送：参照上面说明

称呼：恰当地称呼收件者，礼貌又亲切(搞清收件者人数、性别、职务等)

正文：在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的。规范用语，简练无歧义。内容复杂的列1、2、3几个段落进行清晰说明。正文明确三点：

1、如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息？

2、我希望对方采取哪些行动措施？

3、我需要对方什么时候给予回复？

合理提示重要信息，加粗、加大字号。如有附件，需要对内容进行简要说明，超过5M的需压缩。

结束语：最简单的结尾写“祝您顺利”、“顺祝商祺”之类礼貌用语。

个人签名：姓名、所在部门/岗位、联系方式等。

邮件发送

1、必须写明主题

2、慎重考虑收件人、抄送人范围

3、邮件转发要注重保密性

4、慎用群发邮件

5、发送前需仔细检查，确认无误并添加附件后再发送

邮件回复

1、注意时间结点，勿期盼他人会立即回复你的信件，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。收到他人的电子邮件后，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件，一般不要超过24小时。

2、如果事情复杂，你无法及时确切回复，应及时回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。记住，及时作出响应，哪怕只是确认一下收到；如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能或委托工作交接人，以免影响工作。

3、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注或请对方确认收到Email，并借机“跟催”。

4、主动控制邮件的来往，不要就同一问题多次回复讨论，避免无谓的回复。

5、区分单独回复和全部回复。

5 W 1 H  衡量邮件沟通是否规范的方法

1、Why——目的，我为什么要交流？我讲话的动机是什么？我的目的可以是告知、说服、影响、教育、慰问、娱乐、劝导、解释等。

2、Who——对方是谁？邮件受众的个性、受教育水平、年龄、地位等，他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？

3、When and Where——在何时何地交流信息？

4、What–我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采用？

5、How——我将如何传递信息？用文字、图解、口头、电话、书面报告；如何表达？采用何种语气？命令式的、请求式的、用哪种词汇？

6、6C

1)清楚——clearly       2)简明扼要——chiefly

3)有礼貌——courtly    4)有建设性——constructly

5)正确——correctly    6)完整——completely

 最后提醒大家：

正确的使用邮件可以提升职场的专业度和工作效率，但是邮件也只是众多沟通方式的一种,日常的沟通不完全依赖邮件，见面三分情，有时候见面沟通或者电话沟通会有不一样的效果！