【摘 要】公文写作是党政机关、企事业单位人员在实际工作中的基本素质和能力，也是展现自身才华、学识的最为直接、有效的途径。本文针对公文写作过程中的常见问题，深层次分析原因，提出切实可行的解决办法，为广大员工，特别是秘书人员提供参考。

【关键词】公文 写作 秘书

当前，在党政机关、企事业单位中，“笔杆子”的作用愈加突出和重要，素有“战争年代枪杆子，和平年代笔杆子”的说法，这从一个侧面也说明了写好公文的重要性。文字材料空洞泛泛、结构混乱、词不达意、高度不够是公文起草过程中的常见问题，本文从三个方面对公文的常见问题进行分析、查找原因，寻求解决措施。

一、文字材料写实的问题

为什么写不实，究其原因是因为不了解情况，不清楚前因后果，不明白流程。作为秘书人员，应该增强对单位日常工作观察，提升敏感度。能否做到“七步成诗，倚马可待”，关键在于日常知识的储备和资料的积累。

（一）素材的内容要全

一是上级精神素材，党中央、上级对口单位的各种最新政策、最新精神、最新要求。明确上级精神总体上讲什么，重点是什么，当前做什么，应注意些什么问题等，途径来源可以是内、外部网站的要闻、重要会议部署，讲话等。只要这样，才能真正做到贯彻上级精神不变形，落实上级政策不走样。二是本单位的工作素材。一般来说，领导都比较重视思考研究如何把上级精神与本单位实际结合起来，提出创造性的工作思路、措施办法，体现本部门特色。文字材料只有着眼于反映热点和普遍关注的问题，听者才能感兴趣。可以将日常工作经手或遇到的各类讲话、文件、总结、报表、会议记录，甚至是通知、通讯等收集起来备用。三是注意收集语言素材。积累与写作有关的法律法规、名家名言、典型例子、数据数字、古今中外精辟议论、思想观点。一些词语成语要常读、常看，对一些重要文件、讲话的关键段落要能够背诵，作为形成文稿观点和综合分析的依据，或直接引证所用。要努力做到离开电脑、现有文字材料和网络，还能随心所欲存取素材。

（二）素材的分类要准

在注重资料积累的基础上，要对日常接触到的各类资料分类整理。因人而异，按照文稿种类、用途分门别类，以方便日后检索查询。平时对资料分类整理得越细、越精、检索时就会越快、越准。这里介绍两种形式，一是按照内容横向分类，将全年的通知、通讯报道、各种专业会议的讲话、会议纪要、报告等分门别类的整理出来，这种分类方式较为直接，清晰，是最为常用的一种。二是按照结构纵向分类，把文字材料打散分装。这种方式对于初学者较为适用，它不仅能够帮助整理资料，还可以帮助分析文字材料的结构、亮点，从骨架入手提升写作能力。具体表现为总结归纳不同文种的行文特点和写作规律，摸索出不同文稿在标题制作、开头结尾、中段过渡等方面约定俗称的套路，并将它们固化下来。这样的话，写作中就不一定偏偏另起炉灶构建思路，只需按照不同要求给文章加料即可，不至于出现边想边写的情况。

二、文字材料的层次感问题

文字材料的层次感，源于文字材料的结构，整篇文章有结构，每一章、每一节也有层次，每句话也有自己的逻辑顺序。结构安排合理，写作过程就会很顺畅，素材能够恰如其分的融入其中。否则，在写作过程中会处处掣肘，往往需要推倒重来，所以，拿到写作任务时，不要着急下笔，要先搭好台子，拟好一组结构后，打一打腹稿，理顺一下思路，看看材料是否能够放进去，写文章比较忌讳前后矛盾或者重复，让人感觉冗长繁琐。

一般情况，文章结构分三个层级。一级结构，由标题和大框架构成。这个结构相对固定，在写作过程中也是比较好安排。比如总结类的材料，基本就是总结成绩、存在的问题和下一步思路。二级结构，章的部分，这个层级我个人认为是整篇文章的灵魂，从布局到语言描述，都需要认真分析，仔细斟酌。布局方面，主要是次序问题，次序的安排体现了文章重点的分布，反映了一个单位哪些工作需要加快实施，哪些工作需要稳步推进。语言方面，要能够突出重点，表达有力，富有感染力，让人有看下去的欲望。三级结构，节和段的安排，有的材料每章下面是一段话，有的是分开的，一般没有具体要求，具体要看内容的关联程度。涉及到具体内容，层次感安排是否得到，对于文章的流畅、简洁至关重要。一般情况下，先介绍制度、政策、上级规定方面的，后介绍具体的方式方法等。

三、文字材料的高度问题

所谓的写出高度，就是起草人站位要高，看的要远，有一种居高临下之感，怎样才能写出高度呢？

一要全局在胸。从全局出发，站在上级单位、企业领导的角度上看问题，从大处着眼，小处着手，把企业与中央、上级对口单位联系在一起，这样能给人一种高屋建瓴、洞察一切的感觉。能够把本质工作与中央发展大局联系在一起是一种本领，要把握全局，必须做到“风声雨声读书声声声入耳，国事家事天下事，事事关心”，要关注中央的决策部署，上级的重要会议、文件材料，熟悉国家、企业要做什么，工作重心在哪。十八大召开以来，中央八项规定、反对“四风”、群众路线教育等内容在中央各类文件、会议上反复强调，这就是大趋势，大环境。因此，在我们起草文字材料，就要将这些内容恰如其分的融入到材料中。

二要放大背景。各种事件都处在一定的背景当中，在撰写材料时，必须考虑背景因素，将思维调整到所在单位、部门所处的环境背景、经济背景、政治背景，文化背景当中。如果就事论事，不讲究背景，就显得不厚实，就无高度可言。

三要学会运用理论。理论是系统化的理性认识，是客观事物的本质规律性的反应。有理论，才能进行理性思考，理论水平高理性思维的水平才能搞，看问题才能更加透彻，更加客观，所写的材料才能更具指导意义。进行理论思考，建议掌握三个方面的理论。掌握基础理论，主要是辩证法和唯物主义方面的内容，能够逐步运用哲学的观点解决问题。掌握中间理论，就是系统科学理论，包括系统论、协同论、控制论等。掌握应用理论，比如管理学、人力资源学等。

四是要适当引用讲话。引用讲话包括领导人的讲话、会议文件和至理名言。因为这些内容，是高度概括的凝练短语，是经过多人或者集体智慧的结晶，如果应用适当，可以使文字材料增加高度。

来源：论文网返回搜狐，查看更多

责任编辑：