洋政发〔2022〕5号

长沙市岳麓区洋湖街道办事处

关于进一步规范街道机关办文办会的规定

为进一步规范办文办会工作，提高我街办文办会办事的规范化、制度化、科学化水平，提升工作效率，确保街道机关政令畅通、运转高效，根据上级制发的办文办会相关规定，结合我街工作实际，现就有关事项规定如下:

一、收文工作

（一）工作程序

登记(党政综合办)——拟办(党政综合办)——传阅(相关党政领导)——交办(党政综合办)——签收(相关办、所、队，以下统称相关部门)——处理(相关部门)——文件归档(党政综合办)

（二）工作要求

1.收文管理。街道所有收文均由党政综合办负责统一管理。

办公室须明确专人进行收文管理，未经许可任何人不得随意代理收文工作，以免造成文件遗漏、丢失。

2.文件传阅。严格按照时效要求做好文件的收文、登记到传阅工作，一般文件应在三天内跟踪办理完毕，重要文件应在两天内跟踪办理完毕，特急文件应当及时跟踪办理完毕。秘密、机密件要当日送阅当日收回，不得在领导办公室过夜。

3.文件交办。对于有具体工作任务和要求的，文件阅处领导应明确签署批办意见，并交办至相关责任人或责任部门。

4.文件处理。文件承办责任人或责任部门应按照批示要求及时处置，防止积压误事。

5.文件借阅。文件借阅应办理借阅手续，并及时归还。

6.其他。凡党政领导外出会议带回需传阅的文件，党政综合办收文后应及时登记、传阅。

二、发文工作

（一）工作程序

拟稿(相关部门)——核稿(党政综合办)——签发(拟文部门)——编号(党政综合办)——印刷(党政综合办)——用印(党政综合办)——分发或报送(拟文部门)——存档(党政综合办)

（二）工作要求

1.发文原则。坚持“精简、必要、务实、规范”的原则，严格控制发文数量和发文范围。凡可通过电话、便函联系的，原则上不发文。

2.公文起草。坚持“谁主办、谁拟稿、谁把关”的原则，各部门按业务职责分工，负责起草相应业务范围内的公文，并由部门负责人和分管领导审查把关。各部门应对业务范围内一般公文的程序合规性、内容准确性、格式规范性等自行严格把关，对不符合起草规范的公文，党政综合办可要求退回重拟。公文拟稿应文字精练、内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文种正确、格式规范。办理审批事项或需对方回复的“函”“请示”，应当在附注处注明联系人姓名和电话。

3.公文审核。党政综合办应根据《党政机关公文处理工作条例》规定，对所有发文进行审核，确保公文准确、严谨。未经审核通过的文稿，相关责任部门应进行修改或重新拟稿。

4.公文签发。文稿审核修改后，由经办人填写公文处理单内的“拟稿单位、拟稿人”，再交党政综合办主任签拟办意见。街道工委文件由工委书记签发，办事处文件由办事处主任签发；党政联合行文经分管领导会签后，由办事处主任签署意见，由工委书记签发。领导签发公文，应明确签署意见(“同意”“同意发”“发”)，并写上姓名和时间，若圈阅或只签姓名则视为同意。签发后的文件不得再变动。如有政策、口径和文字上的较大调整，需由原签发人同意。所有签发文件均由党政综合办负责审核把关，未经审签的文件一律不允许发出。

5.公文发送。坚持“按需发文”的原则，

只发给该项工作相关的单位。以街道工委、办事处的名义制发的上行文，由经办部门负责送达至相关上级单位，平行文或下行文由经办部门负责送达至相关单位。

6.公文存档。拟发文稿按程序审核签发后，由党政综合办负责文件编号并加盖公章，同时将文件和拟文稿纸双份存档。如有特殊情况，本着急事急办的工作原则，由拟文部门电话请示相关党政领导（工委文件需报工委书记，办事处文件需报办事处主任）同意后，填写“文稿签发单”，三日内将领导补签的拟文稿纸和两份文件送党政综合办存档。

三、领导批示件工作

（一）工作程序

登记(党政综合办)——批示(街道主要领导和相关党政领导)——交办(党政综合办)——处理回复(相关党政领导或部门)——资料归档(党政综合办)

（二）工作要求

1.批示件呈阅。在交办、转办领导批示件时，应严格遵守签收制度，由专人负责专办。

2.批示件回复。领导批示需限时回复的，相关责任部门应按要求及时回复至相关部门和单位。如需以街道工委、办事处名义回复上级部门的，由责任部门行文，并报党政综合办把关后进行回复。

3.其他。确因情况复杂，难以在规定时间内办结的，责任部门应及时向主要领导报告办理情况和进度，并向来文单位说明情况。

四、档案工作

（一）工作程序

档案收集——档案整理——档案分类——档案入库

（二）工作要求

1.档案收集。综合性文件由党政综合办负责统一归档；业务性资料，如承包合同、设计图纸、业务性采购档案等由相关部门统一管理、归档。

2.档案保存。各部门应按照档案管理要求对需归档的文件进行收集整理，确保归档文件完整，按照类别、期限、时间等进行编号，编制好文件目录收至档案盒中进行保存，保存时须注意防火、防盗、防潮、防光、防尘、防生物和防污染。

3.档案借阅。借阅档案文件须向档案管理人员办理借阅手续后方可借阅。借阅档案原则上最长不超过3个工作日，借阅期间，所借档案的完整性由借阅人负责。任何人不得将档案带离本单位。

五、会议组织

（一）工作程序

制定方案——会议申报/备案——会议通知——会议组织——资料归档

（二）工作要求

1.会议组织。严格按照区委办、区政府办下发的《关于厉行节约反对浪费加强财政财务管理的通知》文件要求组织会议。由党政综合办负责主要领导安排的全街综合性会议的筹备、组织；各部门负责组织各线安排的业务性会议的筹备、组织；各部门联合开会则由牵头部门具体负责会议的筹备、组织。

2.会议申报。各部门需使用街道会议室召开会议的，承办部门须至少提前半天向党政综合办申报。

3.会议材料。涉及全街性的报告或讲话，由党政办公室负责拟稿，有关部门负责提供所需资料或情况；党政主要负责人会上的讲话材料，由会议承办部门拟稿，党政综合办把关。

4.会议记录。街道工委会议、党政会议由党政综合办负责安排专人做好记录，视情出具会议纪要。其他会议由相应部门安排专人负责会议记录并存档。

4.其他。会议承办部门要做好会务工作，包括会议签到、座签、会标、音响、茶水，在会议结束后做好会议室基础清洁工作，关好门、窗、电源。

长沙市岳麓区洋湖街道办事处

2022年4月7日