一、收文处理

（一）概述

收文处理是机要工作中的重要工作，主要包括签收、登记、拟办、传阅、承办、催办、立卷归档等环节。其基本要求是准确、及时、安全、保密。

（二）流程

1．签收

签收是指收文单位的经办人员收到文件时在发文单位提供的簿单上进行签字的手续，其作用在于确认收到文件并为明确交接双方的责任提供书面凭证。

根据上级来文的渠道不同，签收方式也不同。具体有以下几种方式:

（1）上级单位发传真、打电话或短信到本单位机要秘书，明确时间地点领取文件，按照指示要求，派专人专车取件，在对方的送文簿上签字。一般为省委机要局、省委办公厅、省保密委、省教育厅、省考试院等单位的密件。

（2）通过邮递部门寄来的挂号件或通过机要交通部门传递的机要件，在对方登记簿上签字。

（3）每周定时前往省委交换中心取件，做好领取时间、数量、密级、取件人等相关信息。

（4）通过网络专线收文。目前有河南省电子政务内网、河南省党委教育工作领导机构电子文件交换系统、省教育厅协同办公系统（校长办公室转）、河南省高等教育学会四条网络专线。根据要求按照程序，每天进行文件签收。

2．拆封

拆封是拆取收到的公务文书的过程，拆封的具体要求如下：

（1）检查文件是不是给学校，如有寄送错误，应及时退回来件单位，以免误事。

（2）拆封时不能用手撕，要用剪刀沿封口剪开，注意不能剪去邮票、邮戳、邮编、地址等标记，更不能损坏信封内的文件。信封要保留一段时间，备查。

（3）检查封内文件是否取净，避免遗漏文件。

（4）检查文件附件是否齐全，如漏掉附件或附件不全，应通知来件单位补全，待附件齐备后，再行处理。

（5）封内有文件清单的，应对照清单核对，封内有回执的应在回执单上签收并将回执单退回来件单位。

3．登记

收到的文件应当登记，以便于管理、查找、统计和催办。

（1）建立收文台账。对收到公文等材料应第一时间做好登记，详细记录接收时间、发文单位、文号、文件标题、密级、份数、办理时限、办理要求等主要信息。

（2）登记簿分类。我校目前采用的是“分类簿式登记”方法。按照来文的性质分为密码电报、中央密级、省委密级文件、上级部门非密文件等4类。

4．拟办

对收到公文等材料，机要秘书应认真阅读文件并标识出办理时限、工作任务等具体内容，填写处理签后呈办公室主任签批。办公室主任应根据材料内容和学校领导分工签署拟办意见，交由机要科呈送相关校领导阅批。

拟办的方法：

第一，阅知件拟办。阅知件是指只需要领导阅读了解情况，无需具体办理的文件。具体方法如下：

①来文不需要办理，只需要分管的领导或相关部门知道，阅后即可归卷的，可写明“请XX（姓名和职务）阅”。

②来文内容如需要两个及以上分管领导或部门阅知，不需要办理，阅后即可归卷的，可写明“请XX和XX（姓名和职务）阅”。

③内容重要事关全局，必须让领导成员都阅知的文件，可写“请党委书记阅示”。

第二，阅示件拟办。阅示件是指需要领导干部阅读并批示的文件。具体方法如下：

①需要具体办理或要传达贯彻的文件，应请领导干部阅后批示，再由有关部门或办公室根据领导批示办理的，可写明“请XX（姓名和职务）阅示”。

②内容涉及两位及两位以上的分管领导，必须由他们共同研究，提出处理意见，再行处理的文件，可写明“请XX（职务）、XXX（职务）阅示”。

③涉及内容重要必须由领导班子集体研究作出决定的文件，可写明“请党委书阅示，并建议在XX会议研究”。

第三，阅办件拟办。阅办件是指需要领导阅知批示并具体办理的文件。具体方法如下：

①来文内容重要且较为复杂，必须请领导干部阅知并作出办理批示的，拟办时要提出如何办理的具体建议，如说明可能涉及的哪些方面的工作或问题、过去办理此类文件的情况、此件应由哪个部门办理（如需两个以上部门办理的应当提出主办部门）、如何办理、办理时限等。文件涉及重大问题的，拟办时应附上有关的背景材料或上级有关规定。情况不明的，应进行初步调查，掌握实际情况，形成调查材料，一并向领导干部提供，以便领导干部作出全面、正确的判断和批示。

②属一般业务性问题，需要职能部门负责人阅知并由职能部门办理的，可将来文直接转有关部门处理，具体意见可写明“请XX同志（或部门名称）阅办（阅处）”。

拟办的要求：

拟办是办公室辅助领导决策，当好参谋助手的重要一环，也是办公室和秘书人员思想、政策水平和业务能力的集中体现，应予以高度重视。拟办时要求做到：

①了解机关或单位内部机构设置和具体职能分工，掌握每位领导干部的职权范围，熟悉各项工作的流程和规则。

②在认真阅读文件、切实领会文件精神实质和具体办理要求的基础上，从本机关或单位的工作全局和实情出发，提出切实可行的建议。必要时可向领导干部提出多套方案以供选择。

③拟办意见力求简明扼要，语气应当是建议性、祈请性的。拟办人要亲署姓名，写明日期。

5．批办

批办是领导干部对来文由谁办理、如何办理作出决断，是领导干部参与公文处理的重要环节。批办文件要分清职权：全局性、事关重要的文件由主要领导亲自批办，业务文件由分管领导批办、明确承办部门后，机要秘书要做好再发文的工作。批办的要求：

（1）需组织传达和传阅的公文，要批明传达或传阅的范围、方法、时间。

（2）需机关贯彻执行的，要提出具体的贯彻措施和步骤。

（3）需向下交办落实的公文，应批明承办部门或承办人员及承办期限和要求，如需两个以上部门会办的，应批明主办单位。

（4）涉及方面较多的公文，应实行有关部门会批。会批中产生分歧难以协调的，呈送主要领导干部批示。

（5）批办的语言要明确、清楚，姓名和日期要完整。

6．传阅

收到参阅性公文或者需要先传阅再办理的公文，秘书要认真组织好传阅。组织传阅范围的依据一是来文中规定的阅读范围；二是领导干部批办意见中提出的阅读范围。

（1）组织传阅的方式。对于非涉密公文，为每一位领导干部设立一个文件夹，将领导干部需要阅读的文件组合在一起，呈送阅读；对于涉密公文，需按照《河南工程学院领导干部阅文制度》要求，请领导干部在阅文室内阅文。

（2）组织传阅的要求：

①避免“横传”。所谓“横传”，是指领导干部之间绕开秘书自行横向传阅文件，这极易造成文件的压误或丢失。因此，应当实行以机要秘书为轴心的辐射性传阅，即第一位领导干部将阅读后的文件直接退给机要秘书，然后再由机要秘书传给第二位领导干部阅读，以此类推。这样可以切实保证文件的安全，并从整体上提高文书处理的效率。

②分清主次。来文要优先安排主要领导或与文件有关的主管领导阅读。

③灵活调整。根据文件传阅的具体情况灵活调整传阅次序，提高传阅速度。

④加强催阅。对已经传递给领导干部的文件，应加强催阅，以免压误。

⑤保护文件。组织传阅时，要将文件放在文件夹内，避免直接磨损。

⑥及时处理。在文件的传阅过程中，领导干部如有批示，应及时办理。

7．承办

承办是指承办部门或承办人员根据领导干部批办的意见和文件的内容、要求，对文件进行具体处理落实。承办是文书处理程序的核心环节，也是文书发挥现实效用的基本保证。承办不办或办而不力，就会使文书处理工作前功尽弃甚至延误时机，给工作造成不利影响。公文承办要求：

（1）务实求效。承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当在规定的时限内办理完毕，确有困难无法按时办理完成的，应当提前说明并获得同意。

（2）分清主办与协办。主办部门负责人牵头、协调、拟稿，并与协办部门充分协商，取得一致；如果意见不一，应及时报请有关领导干部裁定。

8．催办

催办是指对公文承办环节的督促、检查，提醒承办部门和承办人员及时办理，防止文件积压。

9．立卷归档

对已经办理完毕的公文，挑选具有保存价值的，按照某种规律组成案卷即为文书立卷。立卷有利于公文的完整与安全，是进行档案管理的基础，也便于日后对公文的查考和利用。

（1）立卷归档范围：凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档。

（2）归档时间：办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案馆归档，特殊文件可根据具体情况适当延长时间。

（3）归档要求：凡是应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号合理和符合要求。

（4）电子归档与纸质归档并行：利用信息化手段，加强档案工作，实行电子归档与纸质归档并行，既是对纸质归档的补充，又方便于日后的查考。

二、发文处理

（一）学校发文

1．概述

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）。该条例自2012年7月1日起施行，1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。

根据《条例》，公文种类主要有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。按照行文关系，一般分为三类：上行文，即下级机关向上级机关报送的行文，如请示、报告等；平行文，即同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等；下行文，即上级机关向所属下级机关的行文，如命令（令）、决定、通知、通报、批复、公告、通告等。也有的分类将公告、通告等称为泛行文，即面向全社会、没有特定的主送机关的行文。

学校党委系统公文，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法治校和进行公务活动的重要工具，主要包括决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等10个文种。现就校内常用的几类公文做一概述。

2．常用公文写作

（1）决定

决定是对某些重大问题或重要事项，经一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例如，学校常用的决定有：《中共河南工程学院委员会关于表彰XXX的决定》《中共河南工程学院委员会河南工程学院关于表彰XXX的决定》等。

决定的标题一般为“发文机关+决定事由+决定”。其正文的篇幅长短，由内容多少决定。一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：一层是说明形势、依据和有关情况，做出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。正文开头部分，其语言要求简洁、概括性强，可以用“特决定如下”或“特作如下决定”与主体部分衔接。结语部分，一般提出希望、号召和要求。

（2）通知

通知是告知立即办理、执行或周知的文种。适用于印发本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免或聘用人员。其适用范围较广，基本上各种内容的文件都可用通知，也是校内行文最常用的文种。例如，学校常用的通知有：《中共河南工程学院委员会关于XXX同志免职的通知》《中共河南工程学院委员会关于成立XXX的通知》《中共河南工程学院委员会关于印发XXX的通知》等。

通知的标题—般为“发文机关+通知事由+通知”。正文开头部分，一般有“根据”“为了”“经研究”等文字表明缘由、依据，一般用“具体通知如下”或“特作如下通知”与主体部分衔接：结尾可用“特此通知”“请认真贯彻执行”“望遵照执行”等。

（3）请示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文，是行文方向单一固定的下行文。基本原则是一事一请，一个主送机关，逐级请示，切忌多头报送，越级请示，以及未批复即执行。因特殊情况必须越级行文时，应抄报越过的机关，且除领导直接交办的事项外，不得直接送领导个人，也不得同时抄送同级和下级机关。例如，学校发文的请示有《中共河南工程学院委员会关于确定XXX的请示》《中共河南工程学院委员会关于撤销XXX同志因公出国报备信息的请示》等。

请示的标题一般为“发文机关+请示事由+请示”，不能写成“申请报告”“请示报告”，不能出现“请求批准”“希望”“要求”等动词，因为“请示”本身就含有请求的意思。正文开头部分，一般要陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性，最后一般用“为此，请示如下”“特请示如下”等。主体部分要从实际出发，中肯而明确地提出请示事项，要突出关键问题，将需要上级机关审核、批准的事项加以具体细致地分析，并提出看法和切实可行的处理意见，供领导筛选。结语部分一般常用“特此请示，请予批准”“以上请示当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示如无不妥，请批准”等。

（4）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文，是不要求上级机关给予回复的上行文。一般有综合性的报告，如述职报告、工作总结等，有专题性的报告及例行报告等，要求中心明确、重点突出、实事求是，具有针对性。例如，学校发文的报告有：《中共河南工程学院委员会关于XXX人选公示情况的报告》《中共河南工程学院委员会关于XXX年党费收支及结存情况的报告》等。

报告的标题一般为“发文机关+报告事由+报告”，“报告”前可加“紧急”。正文开头部分，一般要交代事由、依据，或者概述情况。主体部分写工作的步骤、措施、效果，也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。结语部分根据情况可以写“特此报告”“专此报告”，后面可以不用任何标点符号。

对于上述“请示”和“报告”两种上行文，二者之间有两点不同。一是行文目的不同，报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复；二是公文内容不同，请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

（5）函

函是不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项时所使用的公文。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。函的适用范围比较广，如告知函、商洽函、询问函、答复函、请求批准函等。函的使用也比较灵活，许多不便用其他文种的文件，都可以函的形式行文。例如，学校发文的函有：《中共河南工程学院委员会关于支持XXX研究项目的函》《中共河南工程学院委员会关于推荐XXX的函》等。

一般发函的标题为“发文机关+发函事由+函”，复函的标题为“发文机关+答复事项+复函”。函的正文开头，一般表明发函原因，即因何事致函。如果是答复函，通常采取引用来函文号或日期代指主题的写法，比如“你单位《XXX》（X发〔XXX〕X号）函悉”或“贵处XX年X月X日来函收悉”结语部分常用“特此函达”“盼复”“专此函达，见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”“此复”等。

（6）纪要

纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。例如，学校常用的纪要有：《XXX年第XXX次党委常委（扩大）会议纪要》。

纪要的标题一般为“会议名称+纪要”。正文开头部分，一般简要叙述会议概况，如会议名称、时间、地点、人员，也可以概述目的、议程和主要成果等。主体部分一般采取概述、归纳的写法，把会议中研究、讨论、决定的内容，总结到一起概述出来；也可以根据议程分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。也有的采取发言记录式写法，即按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容，此写法主要用于座谈会纪要。主体部分要分清主次，突出重点：要实事求是，不能随意发挥，语言上要准确精炼，不能有歧义。纪要可以不要结语，也可以通过结语提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。

3．常用公文格式

根据《条例》，公文的格式要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。较以前的相关规定减少了“主题词”，增加了“份号”“发文机关署名”“页码”。由于“份号”“页码”在实际工作中一直使用，实际增加的要素只有“发文机关署名”。

对公文格式的要求，主要参照中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）和中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB／T9704-2012）。就排版格式而言，公文的各要素分为眉首、主体、版记三个部分。

（1）眉首

眉首由置于公文首页红色反线以上的各要素组成，一般包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。其中，秘密文件不得使用学校OA办公自动化系统行文。

（2）主体

主体由置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素组成，一般包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。其中，党委办公室处理公文时需注意以下格式要求：

①标题：由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色反线下空两行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

标题常见的错误有三类：一是缺少发文机关名称；二是错误使用标点符号。根据相关规定，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；三是用词重叠。多出现在转发、印发式公文中，如《中共河南工程学院委员会XXX处关于印发中共河南工程学院委员会XXX的通知》，就出现单位名称重复。要尽量避免“单位名”、介词“关于”、动词“印发”“转发”、文种“通知”等词语的反复出现，可采用“省略法”“替代法”“直转法”处理。

②主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标识在标题下空一行，左侧顶格3号仿宋GB2312字，回行时仍顶格。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

校内发文应使用以下标准表述：“各党委、党总支、直属党支部”“各党委、党总支、直属党支部，校属各单位、附属医院”等。

③正文：在主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不回行。正文一般用3号仿宋GB2312字，转发、印发文件类的通知，一般用3号楷体GB2312字。一般每面排22行，每行排28字。

④附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，分别与正文和发文机关署名之间空一行，左空2字用3号仿宋_GB2312字标识“附件”。后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如“附件：1．XXXXXX”，附件名称后不加标点，每行位置对齐。

（3）版记

版记由置于抄送机关以下的各要素组成，包括：抄送机关、印发机关、印发日期和条码。其中，抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋GB2312字标识“抄送”，后标全角冒号：不能使用“抄报”“报送”等词；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐：在最后一个抄送机关后标句号。

4．流程

1．拟稿。党群部门代拟起草文件，经部门领导审核并请示分管校领导同意后，填写《中共河南工程学院委员会发文稿纸》（以下简称“发文稿纸”），送交党办秘书科运转。涉及多个部门工作的文件，送交前应提请有关部门负责人会签；党办起草文件，由秘书科撰写初稿并填写发文稿纸。

2．审核。党办副主任对提交的文件内容、格式进行初审，对无发文必要的停止行文，存在问题的退回拟文部门修改完善。之后，党办主任对文件进行审核，并签署办公室审核意见。

3．签发。机要科根据办公室审核意见，将附上发文稿纸的文件依次报分管校领导审阅后，由党委书记审阅签发。党办起草的涉及多个部门工作的文件，送交领导审阅前也应提请有关部门负责人会签。

4．印制。文秘科负责对领导签发后的公文进行校对并统一编号、登记，生成条形码，按照公文格式要求排版后印制；综合科负责用印，涉及与行政联合发文的，提请校办用印。

5．分发。党办主任通过办公自动化系统签署拟办意见；文秘科根据拟办意见，将电子公文分发至学校各单位；综合科负责对重要公文贯彻执行情况进行督办。

6．归档。印制好的文件，由机要科统一登记、保管和归档。

（二）二级单位发文

1．概述

部门文件是指学校党群部门在自己的职权范围内制发的文件。其行文原则、规范与学校发文一致。

2．流程

（1）拟稿人拟稿：部门拟稿人根据公文要求起草文件，通过纸质文档或OA系统，提交部门文字秘书。

（2）拟稿部门文秘审核：部门文字秘书对相关文件内容、格式等进行审核，提交部门分管负责人审核。

（3）部门分管负责人审核：分管负责人审核后，返回部门文秘，由部门文秘提交部门负责人签发。

（4）部门负责人签发：签发后返回部门文秘。

（5）部门文秘登记编号：编号登记后，提交文印。

（6）文印套红：文印对编号以后的文件进行排版、套红，并提交部门文秘。

（7）部门文秘校对：部门文秘对套红以后的文件进行校对，确认无误后返回文印。

（8）文印打印：文印根据份数要求打印文件，并返回部门文秘。

（9）部门文秘核发并存档：部门文秘根据主送、抄送单位要求核发文件，并提交归档。