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文件材料整理归档-组件、件的构成、件内文件排序 组件 件,是文书档案的整理单位。 归档文件按“件”装订。 将关联性强、利用时需要相互查证的应归档文件材料集中组合为一件,作为整理的基本单位,便于日后查找与利用。 件的构成1.正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件。 2.原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件。 3.报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)。 4.简报、周报等材料一期为一件。 5.会议记录、会议纪要一般一次为一件,会议记录一年一本的,一本为一件。 6.来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 7.介绍信及存根、新闻报道材料。 介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数,如一年或半年的作为一件。组织人事部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍信或存根,可按原装订方式,一册作为一件,但跨年度的材料应分别组件。 新闻报道材料中有关系列报道的组件可集中组件,也可单独成件相对集中。专题报道应单独组件。便于日后查找利用。 件内文件排序(结论性文件在前)1.正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后; 2.转发文在前,被转发文在后; 3.原件在前,复制件在后; 4.不同文字文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后; 5.来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。 |
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