拟定会议议程、日程 2012-2-25 10:50阅读(2)转载自最后之舞

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一、拟定会议议程、日程

（一）相关知识

1.会议议程的内容：会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。

大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。

2.会议日程的内容：会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用：通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（三）工作程序

1.会议议程的制定程序

（1）明确目标和参加者：要清楚为什么要开会以及哪些人将到会。

①明确目标②在会议议程上陈述目标③列出会议参加者。

（2）安排各议程事项的时间①会议长短②敏感话题。

编排议程应注意两个原则：一是按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序；二是第一个议案应预估所需的处理时间并清楚地标示出来。

（3）确定每一项议程

①目标②准备及贡献③时间安排④演讲者⑤提前分发会议议题。

（4）决定会议讨论形式

①典型的会议形式。

②头脑风暴形式。3条准则：Ⅰ在会议开始之前进行准备，想出尽可能多的办法——想法越特殊、越有创意、越与目前政策不一致越好；Ⅱ在会议进行过程中，追问其他人的想法，进行自由地联想，并思考出其他新的想法；Ⅲ不要批评或是评论其他任何的建议或想法，要等到所有的想法都说完之后再进行评论。

③团队列名方法。

④小型团队。

⑤决定会议决策的方式。

2.会议日程的编制方法：

（1）制定议程表时，应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用

表格形式。

（3）宣布议程，然后说明一些有关些次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。

（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便宜于有关列席人员到会和退席。

（5）保密性较强的议题，一般放在后面。

（四）注意事项

1.会议议程和日程的区别：

（1）会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。

（2）会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上3个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。

（3）会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。

2.正确处理会议临时动议：一般情况下（紧急情况下例外）不应搞临时动议。如果有一些特殊的原因需要研究临时动议，应该先与会议主要负责人及时沟通，要考虑议题的内容、会议进度、时间、与会者对该议题的反映和关系程度等许多方面，如果确定要搞临时动议，也要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

（五）相关连接

1.会议议题的作用：

（1）准确具体地体现会议电影票，为会议目标服务。

（2）引导和制约会议的发言。

2.会议议题的审核：

（1）“一支笔”原则。

（2）唯一性原则。

（3）计划原则。

（4）可行原则。

专家评审会

( 模 板 )

一、时间 201 年 月 日（ ）,（具体时间）

二、地点 会议室

三、主持人

四、会议议程

席签摆放：如下图示（可根据实际情况进行调整）

五、 会后用餐（如无特殊要求，按照公司日常接待标准）

会务筹备方案及注意事项 （一）介绍与会专家、领导；（二）由设计单位或汇报人对设计成果或方案进行汇报；（三）与会专家及领导点评、提问；（四）公司领导总结讲话。*

一、 席桌摆放物品：

1. 主持词、主要领导发言材料；

2. 会议议程；

3. 汇报材料（由汇报单位准备，文秘组负责派发）；

4. 专家评审意见表；

5. 专家用记录纸笔（A4打印纸、黑色中性笔）；

6. 席签；

7. 话筒；

8. 激光笔；

9. 茶水、果盘（果盘可根据会议规格与领导指示进行准备）。

二、 会务、文秘使用物品：

1. 摄像机；

2. 照相机；

3. 录音笔；

4. 投影仪；

5. 笔记本电脑（电子会标）；

6. 投影仪。

三、 其他注意事项

1. 综合部协助业务牵头部门做好与会专家的会前联系、接送站、食宿及相关工作；

2. 综合部协助业务牵头部门做好汇报单位的次序编排、汇报形式预演、汇报样品的准备、汇报材料预审等工作；

3、 会务组会议开始前迎接专家、主要领导到达会场；

4、 文秘组负责会议内容的声像、书面记录工作；

5、 会务组提前到达会场进行设备调试，并负责会间服务、汇报单位设备连接、应急事项的处理等工作；

6. 会务组根据上级领导指示，提前确定会后用餐，并于会议结束前半小时到达用餐地点，按照接待标准进行准备；

7. 由业务牵头部门与汇报单位负责会议展示样品的善后处理工作，综合部协助；

8. 综合部负责与会专家、领导的送往事宜。

二〇一二年二月二十日

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