国际会议知识--组织委员会、秘书处和总务委员会（一）           来源：北京大学国际合作部             国际会议初步策划后，还需建立组织机构将它进一步落实和付诸实施。这一组织机构便是会议的组织委员会，简称组委会。

        组委会是一个临时性机构。它随会议的筹备而产生，也随会议的结束而告终。考虑到国际会议的复杂性和工作量，凡大中型国际会议一般均建有组委会。

        如会议的筹备涉及多国或国际上多方参与，即建立国际组委会。如仅有一国主办或交由一国承办，则建立国家组委会。例如，第四届世界妇女大会在中国召开，筹备工作委托给中国，便建立世界妇女大会中国组委会。有时组委会也称筹委会（筹备委员会）。组委会和筹委会的性质略同。多数筹委会由主办机构建立，以策划与筹备一次国际会议。国家组委会则由东道国筹建，以具体承担会议的准备工作。世界性的国际会议也可能要求各国成立国家筹委会，以筹划本国的与会事宜，包括准备国家报告等。在国家筹委会的基础上，还可召开区域筹委会，协调本区域各国的立场。

         一、国家组委会的任务和组成

         国家组委会的任务是：负责组织和协调本国各有关部门完成国际会议的筹备工作。国际会议是一个涉及多个领域（交通、电讯、新闻、旅馆、安全、旅游等）的综合性活动，其筹备和进行往往不是一个机构或单位所能独立承担，而须有关部门通力合作、共同完成。这许多部门要像机器一般运转起来就须加以组织，而在运行中也不免发生这样或那样的磨擦和步调不一，又须组委会从中排除障碍，加以协调。为使组织和协调工作能按委托一方的要求顺利进行，国际会议的主办机构和承办单位，往往通过协商订立协议，如承办国家不能全部接受其条款，可另行协商，谈妥后以换文方式确定双方的权利与义务。第四届世界妇女大会的东道国协议，即是由中国副总理兼外长钱其琛和联合国秘书长加利签署的。东道国协议应包括会议日期、地点、与会范围、场地、设备、公共设施、医疗、交通、警卫、当地工作人员财务安排、外交特权与豁免、争端的解决等内容。

        组委会的上级机构可以是由国际会议的发起、主办、承办单位共同组成的指导委员会、工作委员会或执行委员会。指导委员会是一个决策机构，由层次较高的人士组成。组委会受其委托，承担会议的具体组织任务，向其负责并报告工作。指导委员会等也有责任给予领导和协助。

        组委会设主席、副主席、秘书长、副秘书长及委员。人数视会议规模而定。

        组委会应吸收主要的协作部门的代表参加，以利工作的开展。在中国，一个国家级的组委会就应包括各个有关的部委、全国性的团体、会议所在地的地方政府等。专业性的国际会议，其国家组委会，可能即是由该行业的行政首长负责。如第七届国际反贪污大会的中国组委会主席，便是由最高人民检察院检察长担任的。主席、副主席应负责总体的组织、协调工作、其他成员则应各司其职，分抓一个方面的工作。组委会是执行机构，崇尚实干，成员应不挂空名。

       组委会可视情况下设若干职能委员会或小组，如会务、报道、文书、接待、学术、宣传、财务、安全等。联合国亚太经社会48届（北京）年会的组委会，即由会议服务、会议文件、礼宾、安全职能委员会组成。第四届世界妇女大会的中国组委会还下设宣传动员委员会，以同联合国有关部门合作，搞好“四大”筹备期间和会期的新闻报道工作。第三十届国际地质大会（1995年，北京）的组委会又设有地质旅行委员会，负责落实100余条地质旅行线路的野外准备。各职能委员会或小组的职责应尽可能明确，避免重叠，或界限不清，发生扯皮现象。各职能委员会或小组负责人可由组委会成员兼任。有的职委会还指定联络员，以便同各方，特别是国外，保持联系。

        二、会议秘书处

        组委会下属的会议秘书处是它的日常机构。秘书处是同国际会议关系最直接而任务又是最繁重的工作机构，被称为“会议的行政管理工作的中枢”、“会议的总管”或“推动工作的组织核心”。

        秘书处总揽一切，可以包括所有的会议服务业务。为使秘书部门集中力量管好会场的直接服务，大型国际会议往往将后勤、新闻、安全等工作游离出来，而特设秘书组专司其事。这样，秘书处底下又有秘书组，同其他组平行工作。这种狭义的秘书组的主要职责是：

         一、会场的管理和使用；

         二、代表的注册和报到；

         三、会议文件的翻译、印制和散发；

         四、会议的口译及其他会场服务；

         五、会议的记录及其整理和印发。

         小型国际会议涉及的面较窄，准备工作可由一个机构独立或由它为主承担，因而可以不设组织委员会，而以会议秘书处代替之，以减少层次和工作重叠。在这种情况下，秘书处就兼有组委会的职能，其职责也必然相应扩大。

         会议秘书处领导，可配有副职，直接向组委会负责，向其报告工作。