word论文排版和写作01:样式、自动列表、图片、表格、公式、脚注、目录、页眉页脚及各种交叉引用 |
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写在前面
正好写毕业设计论文的时候被各种格式逼着学了一下word的一些排版,期间花了比较多的时间,也踩了一些坑,然后比较重点的都记录在这里了。免得以后还要一个个去找。整个排版所用的技巧均遵循:规范、易于上手、方便管理和重复使用的原则。最重要的是,可以进行各种的交叉引用,做到每一处编号均有链接可引。 一、创建和更新样式创建: 选择要作为样式的文字,点击:开始->样式->创建样式->确定,即可按照当前样式创建一个样式模板。更新: 可以选择要更新的样式,然后右键点击修改,但是这样子修改看不到效果,比较麻烦。推荐是直接在文章中修改,把该调的都调好了,然后选择要更新的样式,右键点击更新以匹配所选内容即可。方便又快捷。注意:更新的时候不要删掉该样式,因为删掉了该样式的名称就不能被重新使用了,也就是不能创建和该样式同名的样式,这样反而导致命名上会很不舒服,除非是真的要删掉该样式。 二、按照章节编排公式构建一行三列的表格,并将表格边缘拉至和页面边距相同。 调整两端,使之宽度大致相同,同时给中间的公式区域留够足够的空间。 点击:引用->插入题注->新建标签,按照章节新建一个标签,例如“第二章公式”,然后按确定插入到表格中右边的单元格。插入后,删除多余的汉字,只留下可以自动更新的数字“1”,然后手动输入修改为“(2-1)”的标准格式。注意:新建标签的时候是没有办法修改编号格式的,但可以在插入后直接在文档中修改。 将公式的表格框设置为无边框,这样表格就被隐藏了。 引用时:引用->交叉引用->选择刚刚新建的标签“第二章公式”,就能看到“(2-1)”的引用了。 注意:这种方式需要每一章都新建一个公式标签,否则编号会连着来的。好处是自由度高,格式不易出错,也不用绑定什么样式;缺点就是可能会稍显麻烦一点。但是稳当啊,而且第二个公式就可以复制前面弄好的公式,然后右键更新域就自己弄好了。 另外补充:关于不使用表格而使用制表符排版公式 使用表格进行排版是很方便的,但某些情况下可能会要求使用制表符来进行排版,操作如下: 添加制表符,点击段落->选择制表位,在弹出的窗口中设置两个制表位,一个设置为居中对齐,另一个设置为右对齐;![]() 这个应该是写论文首先要考虑的。 首先要先定义好各个标题的样式,先按照要求创建样式模板。注意,定义标题样式的时候需要在段落->大纲级别中依次选择1级、2级。 点击段落中的多级列表(不是编号,而是编号旁边的那个),然后点击定义新的多级列表。 章标题应当是“第一章”的形式,所以选要修改的级别中的第1级;将此级别的编号样式改成“一、二、三…”;将起始编号设为1;修改将级别链接到样式,选择要作为的章标题样式模板;修改要在库中显示的级别,选择级别1。 节标题应当是“1.1”的形式,所以选要修改的级别中的第2级;将此级别的编号样式改成“1,2,3,…”;将起始编号设为1;修改将级别链接到样式,选择要作为的节标题样式模板;修改要在库中显示的级别,选择级别2。观察输入编号的格式,如果没有上一级的编号,则要点击包含的级别编号来自,选择所有的前面的级别。注意重新开始列表的间隔选择上一级别,即“级别1”。另外,由于上一级用的是“一”,所以还要勾选正规形式编号,才能显示“1.1”,否则显示“一.1”。 往后的小节标题均以此类推即可。 设定好之后对应的样式就能自动链接到多级列表上,使用的时候只需要应用对应的样式模板即可。 注意: 关于列表的编号部分变为全黑的解决办法: 将光标移到编号的右侧,然后按键盘的左方向键,使黑框变成灰色;按快捷键Ctrl+Shift+S,此时弹出对话框“应用样式”;在对话框中点击重新应用即可。关于大标题的换行问题: 因为中文的标题有可能因为换行而把单词拆分开,所以需要在标题中的某处换行但不分段(直接按enter键是会分段的)。解决方法:在要换行的地方按shift+enter键即可。 四、关于文献引用 直接去google学术搜索文章,然后粘贴它的引用即可。关于编号样式:选择段落->编号->定义新编号格式,在编号格式中改成“[1]”的形式即可。引用时:引用->交叉引用->选择编号项。关于多篇文章的引用:先把所有要引用的编号都引用出来,例如“[2][3][4]”,然后选择“][3][”,右键选择字体,点击勾选隐藏即可。注意:可能没有办法一次性全部选中进行隐藏,需要逐个字符进行。![]() ![]() 默认的对齐方式是居中对齐,如果是要左对齐的话,在每一行公式的左侧加“&”符号;如果要右对齐的话,在每一行公式的右侧加“&”符号。 注意:虽然是输入了“&”,但实际上并不会在公式中出现“&”的符号,键入“&”只是为公式增加了对齐符号。另外,是在公式的最左边或者是最右边加“&”,不要加在公式里面了。 六、插入脚注 在要插入脚注的地方点击引用->插入脚注即可自动插入按照顺序编号的脚注,同时在页面下方出现对应的注释的区域,可以直接在该区域上进行注释。要修改脚注标号的规则,可以点击脚注模块的右下角设置按键,进入设置中,修改编号选项。![]() ![]() 补充一些小tips: 如果是特别大的表格,不建议直接从Excel直接粘贴到Word文本框内,因为这样会很难调整表格的。建议是新建一个Word直接粘贴表格,调整好列宽和行高、字号等格式设置后再粘贴到Word文本框内。可以用表格工具->布局中的工具快速设置表格的格式。例如:选择可以快速选中一整个表格,这个在表格太大显示不全的时候特别有用;高度和宽度可以很方便迅速调整表格的大小;绘制表格和橡皮擦可以快速修改表格的边框线条;属性可以设置表格的文字环绕方式,如果嵌入无法放下表格,可以设置为浮动(文字环绕四周),这样可以将表格扩展到页面的边上。通常,输入到表格的数据是需要按照一定的小数位数和格式进行设置的,但有时候又需要将数据和文本放到同一个单元格中进行处理,这应该如何设置呢?例如,我希望在同一个单元格中将数据“0.883721”修改为“0.883(+)”的形式,数据部分保留3位小数,同时添加文本“(+)”。自定义单元格格式可以解决这个问题。 在Excel中右键单元格->设置单元格格式->自定义分类。修改类型为“0.000(+)”,其中,“0.000”意思是保留三位小数,“(+)”是自定义文本。点击确定就可以应用了。![]() 补充:其实更灵活一点的办法是使用函数。 先用FIXED函数控制小数位数并将数值转成文本。再用CONCAT函数将多个文本串接在一起。例如可以写成=CONCAT(FIXED(AD98,3,TRUE), "(", AE98, ")")。这种方式可以生成类似“0.85241/0.6984”的数据。但总的原则应该是:每个单元格中只放一种类型数据,一般不将多个数据放在同一个单元格,否则后续不好处理。 十、目录的自动生成 生成目录:点击引用->目录->自动目录,即可在当前光标处自动插入整个文章的目录。如果文章中有非“正文文本”的大纲级别文字,目录生成的时候会将所有非“正文文本”作为目录的索引,并生成其对应的页码。自动生成的目录会直接应用样式中的6.正文样式,这样所有的文字和页码均统一样式。但有时候需要对一级标题进行样式上的修改以突出显示效果,可以点击引用->目录->自定义目录,然后点击修改,选择 “TOC1”,再点击修改,就可以修改它的格式了。注意:“TOC1”就是对应“1级”的大纲级别,包括所有的该级别下的样式。同理,如果需要修改其他级别的格式,可以选择对应的TOC进行修改。另外,如果不清楚哪些样式是什么级别,可以从自定义目录对话框的打印预览中查看,每次增加缩进则为增加一级,同一缩进的样式为同一级别。![]() ![]() 双击页眉部分,能够调出页眉和页脚的设计选项。 选择插入->文档信息->域,选择域名中的StyleRef,然后在样式名中选择需要引用的样式。域选项中,如果勾选插入段落编号,则是插入编号,如“第一章”,但不会有标题的内容;如果不勾选,插入的是标题的内容,如“绪论”。所以如果要插入“第一章 绪论”的效果,则需要重复插入两次,一次勾选一次不勾选。另外,样式名需要选择最精确的样式名,不要使用大纲级别的TOC,否则可能会出错。 奇偶页眉不同。勾选工具栏中选项的奇偶页不同即可。 偶数页的内容一致。通常偶数页要设置成相同的内容,如“学士学位论文”。设置相同的操作为,直接在其中一个偶数页上,输入要输入的文字即可同步本节的偶数页页眉。如果要和上一节的页眉相同,选择偶数页的页眉,点击导航中的链接到前一节即可。有关“节”的介绍参考第十二点。 结论、参考文献和致谢部分的页眉没有章节部分,它们的样式也不一样,需要重新设置它们的域信息。 由于后续新增的页面会自动复制已设定的奇偶页的规则,所以建议在正文中边写边设置好页眉和页脚。当然如果没有的话,也可以在写完之后统一修改页眉和页脚。 页眉和页脚是根据内容实时更新的。 页眉和页脚的格式可以在开始工具栏中直接修改。 十二、页脚的制作页脚通常是插入页码。 插入页码。点击插入->页码->页面底端,选择你要插入的页码样式。修改页码格式。双击页脚的位置,通过工具栏的开始菜单可以完成居中、调整字体等格式调整。如果勾选了奇偶页不同的选项,那么奇数页和偶数页要分别插入和设置页码格式。![]() 但是一般而言,封面是不要页码的,摘要和目录是罗马数字编码,其他页面是阿拉伯数字编码,且重新开始于1。也就是说大家的页码样式和编号都是分开的。这要如何做到呢? 封面不插入页码。在封面不插入页码即可。摘要和目录页面使用罗马数字编码。双击页脚,选择页码,然后右键,点击设置页码格式,将编号格式改成罗马数字,在下方页码编号区域选择起始页码为I。注意,包含章节号不要勾选,否则会出现一个提示,因为这里并没有章节号(而且也不需要章节号吧)。![]() 当写完全部的内容,需要更新全部的交叉引用链接,可以采用以下方式: 选中要更新交叉引用的内容,右键->更新域即可。选中要更新交叉引用的内容,按下F9键。有时候,右键会没有出现更新域的选项,此时可以使用F9键。但注意此时可能并没有完全更新选中区域内所有的交叉引用,需要再次检查,确认内嵌的文本框、图、表和伪代码等中的交叉引用是否已经更新。 |
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