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我们一定有过这样的经历,某个时刻需要某份文件时,却死活找不到。有人可能会说,可以用搜索神器Everything(Win)/Spotlight(Mac)进行全局搜索。那如果连文件名中所含关键词也记不清了呢? 因此,建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的 如果你只有个位数的文件,那桌面就是一个很好的存放地点; 如果你有两位数的文件,建立单层级的文件夹就是不错的选择; 如果你有大量项目文件需要管理,那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。 文件命名归档文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位: 辨识 通过文件名称可知文件的基本信息 区分 区分此件与彼件 管理 保证文件项目分类固定,易统计、无遗漏 定位 可轻易定位到文件保存的位置 如何科学命名文件? 常用的文件命名方法为:文件夹名= 序列编号-文件夹名 如:01-常用软件、02-系统软件 文件名=序列编号-文件名 如:01-演讲比赛、02-培训课件 但如律师、文案工作者等日常生活中会接触到大量文档的人群来说,单层级的文件命名已不适用。 多层级的文件命名方法为: 时间-所属项目名称-文件名称关键词-相关人员 如:201604-民事裁定书-XX地产股权转让侵权纠纷-张三李四 完成文件命名后,根据自己的分类习惯归档进相应文件夹: 文件夹的查找通过文件夹进行管理时,文件都根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、易于查找。 如何归类文件夹,更便于日常查找呢? Mac电脑用Finder中自带的标签颜色来区分文件夹,例如:红色(工作文件)、绿色(私人文件夹) Windows电脑按照C:D:E:F四个盘符标准规划不同的文件存储路径: 重要的本地文件夹可以通过坚果云右键同步到云端,方便在所有移动设备上全文搜索、编辑、共享: 桌面文件整顿大部分人收到文件后的第一习惯是保存到桌面,为了快速找到有价值的文件,桌面文件需要定期清理: 有用文件:进行整顿 无用文件:立即删除 如何整理个人电脑桌面,让文件更有序? Mac电脑如果你需要一款工具能帮助你根据文件的类型、添加的时间来进行一些自动化的操作。 推荐使用Hazel来完成。Hazel 依附在 OS X 的系统设置面板中,所有规则的建立都需要在这里完成。 如果大家尝试在邮箱中设置收件规则,那么你对 Hazel 的操作很快就能上手。简单来说就是 Hazel 监控整个 Mac 硬盘,根据不同的规则匹配来自动化完成操作「If xxx then yyy」,比如说你可以设置若一个文件的后缀格式为xxx.pdf,则自动归类到桌面名为“PDF”的文件夹: Hazel 在规则设置上非常强大的,你完全可以按照自己的需求进行定制。在配置好相应的规则后系统能自动将桌面上的文件管理得紧紧有条,我们只需要定期对文件夹里文档做整理就行了: Windows电脑清理桌面快捷方式 常用的应用可以固定到任务栏后删除桌面快捷方式,节省桌面空间: 固定下载文件位置 1)下载软件 软件下载位置固定,卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。 2)下载资料 下载的各种资料存放在临时文件夹,下载后及时查阅,有用的资料归档到相应文件夹,没用的果断删除。 邮件附件整理大多数人的工作离不开邮件,邮件账户中夹杂着各类附件文档,需要对其进行有效性判断后整理归档: 但通过邮件附件的方式传输文件有以下缺点: 1)受限于上传下载速度; 2)受限于附件大小; 3)多次来回传输造成版本不统一 如何解决邮件附件整理困难的问题? 使用坚果云,将文件以链接的形式直接分享,一个文件所有版本对应一个链接,杜绝文件版本错乱: 以上是来自坚果云的文件整理经验分享,如果你有更多好的相关经验,欢迎关注坚果云微信公众号投稿给我们: |
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